نظام الجرد في مشاريع التجارة الإلكترونية

المخزون هو شريان الحياة لعملك، فأنت بحاجة إلى مخزون كافٍ في المتجر الإلكتروني لمواكبة طلب العملاء، ولكن ليس كثيراً لدرجة أنك تدفع مبالغ زائدة عن تكاليف التخزين. وهنا يأتي دور نظام الجرد. يعد نظام الجرد الدائم في مشاريع التجارة الإلكترونية طريقة موثوقة لتتبع المخزون في الوقت الحقيقي. حيث يُستخدم لتتبع مستويات المخزون وتسجيلها، حيث يتم تسجيل كل عملية شراء وبيع مخزون تلقائيًّا وفوريًّا. في هذا النظام، في كل مرة يتم فيها إجراء معاملة، يسجل البرنامج تغييرًا في مستويات المخزون في الوقت الفعلي.

تعريف نظام الجرد الدائم في مشاريع التجارة الإلكترونية

بوجود نظام الجرد الدائم في مشاريع التجارة الإلكترونية، نقوم باستمرار بتحديث سجلات المخزون في الوقت الحقيقي. للقيام بذلك، نقوم باستمرار بتحديث قاعدة بيانات المخزون لحساب عناصر المخزون المستلمة، والبضائع المباعة من المخزون، والعناصر المنقولة من موقع إلى آخر، والعناصر المنتقاة من المخزون لاستخدامها في عملية الإنتاج، والعناصر التي تم إلغاؤها.

يعد الجرد الدائم في متجر إلكتروني هو الطريقة المفضلة لتتبع المخزون إلى حد بعيد، لأنه يمكن أن يؤدي إلى نتائج دقيقة بشكل معقول على أساس مستمر، إذا تمت إدارته بشكل صحيح. يعمل النظام بشكل أفضل عندما يقترن بقاعدة بيانات حاسوبية لكميات المخزون ومواقع الحاويات، والتي يتم تحديثها في الوقت الحقيقي من قبل موظفي المستودعات باستخدام ماسحات الباركود اللاسلكية، أو بواسطة موظفي المبيعات باستخدام محطات نقاط البيع.

يكون أقل فعالية عندما يتم تسجيل التغييرات على بطاقات المخزون، نظرًا لوجود فرصة كبيرة لعدم إجراء الإدخالات أو إجرائها بشكل غير صحيح أو عدم إجرائها في الوقت المناسب. نظام الجرد الدائم هو مطلب لأي منظمة تخطط لتثبيت نظام تخطيط متطلبات المواد.

الجرد الدائم في التجارة الإلكترونية هو طريقة محاسبية تقوم فيها الشركة باستمرار بتتبع مستويات مخزونها في الوقت الفعلي. توفر هذه الطريقة عمليات جرد أكثر دقة للمخزون للأعمال التجارية في جميع الأوقات.

ميزات نظام الجرد الدائم في التجارة الإلكترونية

يتمتع نظام المخزون الدائم بالكثير من المزايا لشركات التجارة الإلكترونية من جميع الأحجام. فهو لا يساعد فقط في تتبع بيانات المخزون في الوقت الحقيقي، ولكنه يساعد أيضاً في القضاء على تكاليف العمالة والخطأ البشري. لنلقِ نظرة على سبب اختيار شركات التجارة الإلكترونية استخدام نظام جرد دائم.

1. يسجل البيانات في الزمن الحقيقي

يسجل النظام الدائم تحديثات وحركات المخزون فور حدوثها. هذا يعني أنه يمكنك الوثوق في أن تكون أعداد مخزونك دقيقة في جميع الأوقات.

2. يوفر مسارًا ورقيًّا مفصلًا

يتتبع نظام الجرد الدائم حركات المخزون والتفاعلات عبر سلسلة التوريد الخاصة بالتجارة الإلكترونية. ستمنحك هذه البيانات مزيدًا من الأفكار حول الاختناقات في إجراءاتك، حتى تجد طرقًا لتحسين سلسلة التوريد الخاصة بك.

3. يقلل من تكاليف إدارة المخزون

من خلال التحديثات في الزمن الحقيقي، يتم التحكم في تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتجديد المخزون وتقليلها. نظرًا لأن أنظمة المخزون الدائم تعمل على أتمتة العديد من العمليات التي يمكن أن تكون يدوية، فيمكنها توفير تكاليف العمالة.

4. يحسب رصيد المخزون في نهاية العام

نظراً لأن نظام الجرد الدائم يحسب المخزون بشكل مستمر، يتم حساب رصيد مخزون نهاية العام على الفور عند انتهاء العام. يساعد هذا في التأكد من أن لديك أرقام جرد دقيقة للإبلاغ عنها لأغراض المحاسبة.

5. يتطلب التوقعات بدقة أكبر

يجعل نظام الجرد الدائم في الزمن الحقيقي التنبؤ بالطلب أمرًا بسيطًا. يمكن استخدام بيانات المخزون والمبيعات التاريخية للتنبؤ بدورات المبيعات المستقبلية والتأكد من أن لديك كمية مثالية من المخزون خلال أوقات مختلفة من الموسم، مثل العطلات.

سلبيات نظام الجرد الدائم في التجارة الإلكترونية

قد تختلف مستويات المخزون المحسوبة المستمدة من نظام الجرد الدائم تدريجيًّا عن مستويات المخزون الفعلية، بسبب المعاملات غير المسجلة أو السرقة. لذلك، يجب على المرء أن يقارن بشكل دوري أرصدة الدفاتر بالكميات الفعلية وتعديل أرصدة الدفاتر حسب الضرورة.

متى يجب استخدام نظام الجرد الدائم؟

يجب أن تستخدم شركات التجارة الإلكترونية نظام جرد دائم عندما تحتاج إلى معرفة تفصيلية بعدد الوحدات الموجودة في المخزون في جميع الأوقات. من المهم بشكل خاص عندما يكون استثمار المخزون كبيرًا وعندما يكون هناك العديد من أنواع المنتجات في المخزون. بدون نظام دائم، لن تكون الشركة قادرة على إخبار عملائها بدقة عندما يمكنها تلبية طلباتهم. إنه أيضًا نظام مفيد للشركات التي تنمو بسرعة، حيث تحتاج هذه المنظمات إلى الحفاظ على رقابة صارمة على استثمارات رأس المال العامل الخاصة بها. بالإضافة إلى ذلك، فإن أي شركة تلتزم بالوفاء السريع بأوامر العملاء تحتاج إلى معرفة تفصيلية بأرصدة المخزون الخاصة بها، والتي لا يمكن توفيرها إلا من خلال نظام دائم.

هناك أيضًا بعض الحالات التي لا يلزم فيها نظام جرد دائم. إحدى هذه الحالات هي عندما تكون تكلفة وحدة المخزون منخفضة جدًّا، مما يسمح للشركة بالحفاظ على مخزون احتياطي كبير بأقل قدر من الاستثمار. أيضًا، عندما يتم تصنيع المنتجات في الغالب حسب الطلب، يتم الاحتفاظ بالمواد الخام فقط في متناول اليد، لذا فإن مراقبة المخزون بنظام دائم ليست ضرورية.

كيفية تتبع المخزون في ظل نظام الجرد الدائم

تتطلب الصيانة المناسبة لنظام الجرد الدائم تسجيل عدد كبير من المعاملات في الزمن الحقيقي. للقيام بذلك مع الحد الأدنى من الأخطاء، يجب تمييز كل عنصر من عناصر المخزون بباركود أو علامة RFID. تُستخدم هذه العلامات كأساس لمناقلة في كل مرة يتم فيها استلام وحدة من أحد العملاء أو نقلها داخل الشركة أو بيعها. أي إدخال يدوي يزيد بشكل كبير من مخاطر أخطاء إدخال البيانات مما يقلِّل من دقة سجلات الجرد.

من الضروري أيضًا الحفاظ على نظام ضوابط المخزون المناسبة. ويشمل ذلك سياسة تسجيل جميع المناقلات في النظام دون تأخير، وكذلك تسجيل أي وحدات تالفة أو مفقودة، بحيث يتم إزالتها من النظام. بالإضافة إلى ذلك، يجب إجراء الجرد الدوري، حيث يتم عد عدد صغير من العناصر كل يوم ومقارنتها بسجل المخزون لمعرفة ما إذا كان هناك أي اختلافات. يجب استخدام برنامج فعال لحساب الدورة لتعقب أنواع الأخطاء المتكررة، ولتغيير الإجراءات المرتبطة بها لضمان عدم حدوث هذه الأخطاء مرة أخرى.

كيف يعمل نظام الجرد الدائم في مشاريع التجارة الإلكترونية؟

الخطوة 1: يقوم نظام نقاط البيع بتحديث مستويات المخزون

عندما يتم بيع منتج ما، فإن نظام إدارة المخزون المرتبط بنظام POS (نقطة البيع) يطبق على الفور الخصم على المخزون الرئيسي عبر جميع قنوات المبيعات. تجعل الماسحات الضوئية للباركود أو RFID (تحديد التردد اللاسلكي) هذه العملية سريعة وسهلة.

الخطوة 2: يتم تحديث تكلفة البضائع المباعة تلقائياً

عندما يتم بيع منتج أو استلامه، تتم إعادة حساب تكلفة البضائع المباعة.

الخطوة 3: يتم تعديل نقاط إعادة الطلب بشكل متكرر

استنادًا إلى البيانات التاريخية، سيقوم نظام الجرد الدائم تلقائيًّا بتحديث نقاط إعادة الطلب مع زيادة المبيعات أو انخفاضها للحفاظ على المستوى الأمثل للمخزون في جميع الأوقات.

الخطوة 4: يتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًّا

عندما يصل عنصر إلى نقطة إعادة الطلب الخاصة به، يقوم النظام بإنشاء أمر شراء جديد وإرساله إلى المورد الخاص بك دون تدخل بشري.

الخطوة 5: يتم فحص المنتجات المستلمة في المخزون

عند إرسال المخزون إلى المستودع الخاص بك، سيقوم موظف المستودع بفحص المنتج باستخدام برنامج إدارة المستودعات، بحيث يظهر في لوحة معلومات إدارة المخزون ويجعله متاحًا للشراء على جميع قنوات البيع.

الخلاصة

كما رأينا، يتضمَّن نظام الجرد الدائم تتبع وتحديث سجلات المخزون بعد كل معاملة للسلع يتم استلامها أو بيعها من خلال استخدام التكنولوجيا. في أنظمة الجرد الدائم، يؤدي بيع عنصر المخزون إلى زيادة تكلفة البضائع المباعة ويتم تحديثه أيضًا في السجلات المحاسبية للتأكد من أن عدد البضائع في المتجر أو المخزن ينعكس بدقة في حساب المخزون.

لم تكن أنظمة الجرد الدائم في مشاريع التجارة الإلكترونية في الماضي مستخدمة على نطاق واسع، حيث كان من الصعب تسجيل ومعالجة كميات كبيرة من البيانات بسرعة وبدقة. ومع ذلك، في السنوات الأخيرة، زادت القدرة التكنولوجية وحسنت ممارسات الأعمال والمحاسبة، ويمكن الآن إدارة أنظمة تتبع المخزون من خلال استخدام أجهزة الكمبيوتر والماسحات الضوئية، وأصبح تتبع المخزون الدائم أقل عبئًا.

إليك أيضًا

• كل ما تريد معرفته عن نظام إدارة المخزون في مشاريع التجارة الإلكترونية
• كيف تكتب قصة مقنعة ومؤثرة لعلامتك التجارية الخاصة بمشروع التجارة الإلكترونية (Brand Story)؟
• التخصيص في شركات التجارة الإلكترونية: الكيفية والأهمية