الكلمات الصحيحة التي ينبغي قولها للعميل الغاضب

إذا كنت تعمل – أو تنوي أن تعمل – في خدمة العملاء؛ فلابد أن تعلم أنك ستواجه أنماطاً مختلفةً من العملاء، لكن أصعب عميل يمكن مواجهته هو العميل الغاضب! عندما يتعلق الأمر بتهدئة العملاء الغاضبين، فقد يكون الاستخدام الماهر للغة مهمًا جدًا. هنا نقدم تحليلنا لأنواع الشخصية الرئيسة الأربعة الغاضبة للعملاء مع قائمة الكلمات والعبارات المقترحة للتعامل مع هذه الشخصيات الأكثر صعوبة.

المُفوِّض

في أكثر الأحيان، لن يكون لهذا المتصل المثير أي شكوى ضد شركتك. لكن شكواه تكون ضد موظفي الشركة أنفسهم، وكثيراً ما يقوم بتضخيم معظم الشكاوى الصغيرة بطريقة غير مناسبة. يعد هذا النوع من المتصلين من بين أكثر الأشخاص المحبطين؛ ومع ذلك، ينبغي أن يؤخذ المتصل على محمل الجد، ويجب استخدام لغة التعاطف رسمياً في جميع الأوقات. فيما يلي قائمة من العبارات الأكثر ملاءمة لهذا النوع من العملاء:

“-أنا آسف جدا لأنك تشعر بهذه الطريقة”

“-كحل يمكننا فعل كذا”

“-هل لي أن أقترح ذلك …؟”

“-ما سأفعله الآن هو …”

“-نحن نقدّر حقًا هذه التعليقات…”

“-هل يمكنني ترتيب مكالمة تحديث، في الوقت الذي يناسبك؟”

المنطقي

العميل الغاضب الذي يتحدث بمنطقية هو عميل جيد وعسير في نفس الوقت؛ فهو جيد من حيث كونه يتكلم بالمنطق ويقتنع بالمنطق وهذا هو مفتاح إرضائه. لكنّه عسير نوعاً ما لأن منطقه قد يكون مثالياً جداً بحيث يستحيل تحقيقه! عموماً يجب على مقدمي الخدمة الذين يواجهون هذا النوع من الشكاوى تصعيد المكالمة إلى أقرب قائد لفريقهم دون تأخير. لكن في هذه الأثناء، لن يكون هناك ضرر من تقديم بعض الكلمات من الطمأنينة المتعاطفة، مثل:

“-شكرًا جزيلاً على إبلاغنا بذلك، سيدي / سيدتي…”

“-أنا آسف جدا لسماع هذا…”

“-أفهم تمامًا كيف تشعر، سيدي / سيدتي …”

“-شكرًا جزيلاً على صبركم / تفهمكم…”

“-سأقوم بهذا العمل من أجلك على الفور …”

المُسيء

العميل المُسيء يمكن تحديده بسهولة من خلال صوته المرتفع واستخدامه السخي للألفاظ النابية! وبما أن واجب الشركة في رعاية موظفيها يتضمن الحماية من إساءة العميل، فلا مانع أبداً من إنهاء المكالمة لكن بدون إهانة العميل. على الرغم من أنه لا ينبغي أن يتوقع من أي موظف أن يتعامل مع الإهانات الشخصية، إلا أنه من الكياسة أن يتم تحذير العملاء المسيئين ثلاث مرات على الأقل قبل إنهاء المحادثة. ومع ذلك، هناك سلسلة من العبارات التي يمكن أن تساعد في استعادة الهدوء. بالطبع، أكثر أهمية من اللغة المستخدمة هي قدرة العامل على ضبط نفسه تحت الضغط. نورد لك عبارات تسعفك في مثل هذه المواقف، مثل:

“أتفهم حقاً قلقك يا سيدي / سيدتي، لكن للأسف لا يمكننا تحمل نوع اللغة التي تستخدمها الآن …”

“سأبذل قصارى جهدي لمساعدتك …”

“يبدو أنك مستاء للغاية يا سيدي/ سيدتي. هل تفضل الاستمرار في هذه المحادثة من خلال البريد الإلكتروني؟ “

“أنا آسف لأنك مستاءٌ جداً يا سيدي / سيدتي. هل ترغب في أن نعاود الاتصال بك عندما تشعر بأنك أكثر هدوءًا؟ “

صانع التهديد

من السهل الخلط بين العميل صانع التهديد و العميل المسيء؛ بينما صانع التهديد هو نمط مختلف تماماً! لكن ضع في اعتبارك أن صانع التهديد يسعى إلى الحصول على ترضية من خلال التخويف العاطفي أو حتى المادي. بطبيعة الحال، تعامَل معظم مقدمي الخدمة مع ما يكفي من صنّاع التهديدات ليعرفوا أن الغالبية العظمى من التهديدات التي تُفرض تكون جوفاء، على الرغم من إيمان صاحبها بنفسه! وبالرغم من ذلك، يجد العديد من موظفي الهاتف أن أسلوب مقدم الشكوى هو الأكثر استفزازاً لأي متصل غاضب. وعليه، من المهم تذكير الموظفين بعدم الرد بشكل تهديدي. المحافظة على رباط الجأش هو مفتاح النجاح في التعامل مع صانع التهديد. تقديم تعويض غير مناسب لن يسفر إلا عن تشجيع الشكاوى في المستقبل. علاوة على ذلك، من المهم أن تتذكر أن كل واحد من عملائك يمثل مصدرًا أساسيًا لتحقيق الأرباح لنشاطك التجاري. يجب أن يسعى العملاء إلى الحصول على وضع وسط بين الشكل العادي والتعاطف مع حالة العميل.

من العبارات التي تساعدك مع العميل صانع التهديد:

“-أفهم الإزعاج الذي واجهته، سيدي / سيدتي …”

“-دعني أرى كيف يمكنني إصلاح هذا، يا سيدي / سيدتي “…

“-أوصيكم (بإدخال إجراء هنا) يا سيدي / سيدتي، حتى أتمكن من اتخاذ مزيد من الإجراءات دون تأخير”

“-أنا أكثر من سعيد لمساعدتك” …

-“للحصول على أسرع حل، أطلب منكم …”
و الآن نحن نعلم العبارات التي يجب استخدامها عند التعامل مع الأنواع المختلفة من العملاء الغاضبين في مراكز الاتصال. لكن ما هي الكلمات المحددة الأساسية لكل هذه التعبيرات؟  يجب أن تبدأ العبارات الصحيحة في الورود على لسانك.

بشكلٍ عام، يُفضّل دائماً استخدام كلمة (نحن)، ولكن في معظم الأحيان، يجب عليك دائمًا استخدام الضمائر الشخصية  – خاصة (أنا) – حيث يدرك العميل أنك شخص حقيقي وتستثمر فيه بشكل فردي. سيشعر المتصل بقلق أقل إذا أخذت الملكية الشخصية لمشكلتهم وساعد هذا العزل على المساعدة في إزالة الشكوك.

يرغب العملاء في سماع ما يمكنك فعله لحل مشكلتهم، لذا من المهم تجنب استخدام السلبيات مثل (لا) واستبدالها بكلمات إيجابية مثل (نعم).

كلمات مثل (بالتأكيد)، وكذلك (بشكل مطلق)، وهكذا، يمكن أن تساعد في معالجة تفاعل صعب. لماذا؟ لأن هذا النوع من اللغة سوف يزيل الشك من نفس المستمع.