ما دليل الموظف؟ وكيف تكتبه؟

دليل الموظف هو كتيب به مجموعة من الإرشادات المكتوبة سواء على الورق أو إلكترونيًّا، يقدمها صاحب العمل للموظفين الجدد للتأكد من أن مهمة الشركة ورؤيتها ومتطلباتها محددة بوضوح، وينبغي أن يكون دليل الموظف في متناول جميع الموظفين ويمكنهم الرجوع إليه بسهولة.

أهمية كتابة دليل الموظف

يحتوي دليل الموظف على كل ما يحتاج الموظف إلى معرفته حول العمل في المؤسسة، فهو يشرح قواعد وأنظمة الشركة ويوضح أحدث قوانين العمل التي يتعين على جميع الموظفين والشركة الالتزام بها.

التفاصيل التي ينبغي أن تقوم بتضمينها في دليل الموظف

رؤية ومهمة شركتك

سواء كانت شركتك كبيرة أو صغيرة، فإن توضيح مهمة يعد حافزًا لتوجيه ممارسات عملك حيث إنه يوضح بإيجاز رؤية شركتك والهدف منها، ويجعل مُوظَّفيك يعرفون منذ البداية ما الذي يعملون من أجله في وظيفتهم الجديدة وكيف يمكنهم المساهمة بشكل أفضل في رؤية الشركة وأهدافها.

شروط التوظيف

يجب أن يتضمن بيانًا صريحًا حول شروط التوظيف، والشروط التي يمكن بموجبها يتم فصل الموظف، ولضمان صياغة اللغة في هذا القسم بشكل صحيح يجب أن يكون تحت إشراف محامٍ أو ممثل قانوني.

قواعد الملابس الخاصة بالشركة

لكل مؤسسة تعريفها الخاص لملابس العمل المناسبة. إذا كانت شركتك لديها قواعد ملابس مهنية صارمة للعمل، فحدد بوضوح كيف يبدو ذلك، على سبيل المثال هل يسمح بارتداء الجينز أو الصنادل المفتوحة؟

إذا كانت شركتك تقبل الملابس غير الرسمية، فقم بتوضيح ذلك أيضًا. بالنسبة للشركات التي تتطلب زيًّا موحدًا، حدد من سيقوم بالدفع مقابل هذا الزيّ، والمسؤول عن الغسيل والاستبدال والحالة العامة، تأكد من أن موظفيك يعرفون بالضبط كيف يجب ارتداء الزيّ الرسمي.

ساعات العمل وطريقة دفع الرواتب

يجب عليك تضمين كل ما يحتاج الموظَّفون إلى معرفته ليكونوا مُنتجِين في عملهم ويشمل ذلك ساعات العمل وبدل الإجازة، سياسات العمل الإضافي وغيره. ينبغي أن تكون التعليمات المتعلقة بساعات العمل محددة وواضحة على سبيل المثال متي يبدأ العمل ومتى ينتهي.

حدد أيضًا الطريقة التي يتم بها دفع أجور الموظفين. إذا كانت شركتك تستخدم الإيداع المباشر في الحساب المصرفي للموظف، فقدم معلومات حول كيفية إعداد ذلك، وحدد في أيّ يوم من الأسبوع يمكن للموظف أن يحصل على شيك راتبه.

سياسات العمل الإضافي

اشرح كيف سيتم مراقبة وتسجيل وقت موظفيك، اشرح عدد الساعات التي تتوقع أن يعمل بها موظَّفوك في الأسبوع، وما الأجر الإضافي الذي يمكن أن يتوقعوه إذا عملوا لساعات إضافية؟ تدفع بعض الشركات بالساعة، والبعض الآخر يستبدل تلك الساعات مقابل إجازة مدفوعة الأجر. لكل منطقة وكل شركة سياسات مختلفة.

قائمة عطلات الشركة

ينبغي أن يكون لديك سياسة واضحة بشأن العطلات. تحدد بعض الشركات قائمة بالعطلات السنوية وتسمح لكل موظف بأخذ تلك الإجازات من العمل، وبعض الشركات الأخرى تسمح للموظفين باختيار عدد معين من الإجازات العائمة سنويًّا واستخدامها وَفْقًا لتقدير الموظف.

إجراءات الترقيات

إذا كانت شركتك لديها طريقة معيارية للتقييم فيجب عليك تحديد العملية في هذا القسم. إذا قمت بإجراء تقييمات دورية للموظفين وعرضت زيادات أو ترقيات نتيجة لذلك، فحدد متى يتوقع الموظف أن يتم التقييم والطريقة التي يتم إجراؤها من خلالها. كن صريحًا حتى يتمكن موظفوك من تحديد الأهداف والوصول إليها. إذا كنت تفضل إعطاء زيادات وترقيات بناءً على نظام أقل تنظيمًا، يمكنك توضيح ذلك حتى لا يكون هناك ارتباك.

نصائح لكي يكون دليل الموظف الخاص بشركتك جذّابا وفعالًا

• اجعل دليل الموظف بسيط وجذاب، استخدم لغة جذابة ومباشرة حتى يفهم موظَّفوك حتى أكثر المفاهيم تعقيدًا. لا تملأه بالمصطلحات القانونية، استخدمه للتواصل وشرح ما تتوقعه من موظفيك، وما يمكن أن يتوقعوه منك أيضًا.
• لا تجعل دليل الموظف يبدو سُلطويًّا. ولكن عامل موظفيك على أنهم شركاء في نجاح شركتك. دع موظفيك يشعرون أن الإدارة موجودة لهم ولكن عليهم القيام بدورهم أيضًا. وتذكر أن التواصل الفعال يحسن ثقة الموظف ومشاركته.
• قم بتضمين الصور والرسوم التوضيحية للمساعدة في توضيح المفاهيم ويمكنك أيضًا وضعها على الغلاف لجذب انتباه موظفيك
• استخدم الكثير من العناوين والعناوين الفرعية والنقاط وفواصل الفقرات أيضًا فذلك سوف يجعلون كتيبك سهل القراءة، عندما يبحث الموظَّفون عن قسم معين في الكتيب، فلن يواجهوا صعوبة في العثور عليه.

نظرًا لأن دليل الموظف يعتبر كتيب مهم جدًّا، فلا يمكن كتابته على عجل، تحتاج إلى التفكير كثيرًا فيما تكتبه، وتحقيق التوازن بين احتياجات ورغبات الموظفين وبين احتياجات الإدارة وأهداف الشركة.

إليك أيضًا

• تأثير الرياضة على صحة الموظفين
• أكثر 5 أسباب يستقيل الموظفون من أعمالهم لأجلها
• كيف تختار الموظف بناءً على مستوى الذكاء العاطفي؟