أفضل الممارسات لضمان معايير السلامة في مستودعات تخزين بضائع المتاجر الإلكترونية وزيادة الإنتاجية

تتطلَّب إدارة المستودعات الكثير من التخطيط والدراسة الدقيقة، فالأمر لا يتعلق فقط بتدفق العناصر، ولكن لا بد من أن تحافظ على سلامة المستودع وعلى الإنتاجية والكفاءة في كل الأوقات، كذلك عليك أن تتأكَّد من كل ما يتعلق بالنقل والشحن والترتيب وكل الأمور التي قد تؤدي إلى حدوث الفوضى وتجنبها، وذلك لأن أي مشكلة أو فوضى يمكنها أن تؤدي إلى تأخير تنفيذ الطلبات، أو زيادة الوقت اللازم من أجل إصلاح المشكلة أو تداعياتها.

وذلك لأنَّ تجاهل تلك المشكلات لن يكلفك فقط العملاء، بل قد يكلفك صفقات كاملة، ويعرض ممتلكاتك والمتجر الإلكتروني كله للخطر، وبالتالي لا بد أن تعطي أولوية كبيرة لكل العمليات اليومية في إدارة مستودعات التخزين للتجارة الإلكترونية.

أفضل الممارسات لسلامة وأمن مستودعات التخزين

هناك عدد من الممارسات التي من شأنها أن تساعدك في منع المخاطر والحفاظ على مستودعك آمنًا وبإنتاجية وكفاءة عالية، ومنها:

1. الصيانة الوقائية

الصيانة الوقائية هي أهم الطرق التي يمكنك أن تمنع بها معظم المخاطر التي قد تحدث في مكان العمل، وذلك لأنَّ الصيانة الوقائية تضع تدابير يمكنها أن تُحسِّن من جودة العمل في المستودع، وحماية المستودع وما به من منتجات وسلع.

2. التوظيف والتدريب

أثناء تعيين الموظفين والعمال في المتجر الإلكتروني أو مستودع التجارة الإلكترونية لا بد من أن تتأكَّد أن لديهم الخبرة في التعامل مع المستودع، وسبق لهم التدرب على العمل على الرافعات الشوكية أو الرافعات العادية؛ حيث إنَّ عنصر الخبرة هنا سيؤدي إلى زيادة وتحسين الكفاءة التشغيلية، كما أنه سيُقلِّل من فرص حدوث أي مشكلات أو خسائر.

بالإضافة إلى ذلك ستساعد الخبرة لدى العاملين في التعامل بحرفية في حالات الطوارئ والاستجابة السريعة التلقائية من أجل حل المشكلات أو المواقف الصعبة.

وفي حالة كان العمال لديك لا يمتلكون الخبرة الكافية ربما عليك أن تفكر في دورات تدريبية أو محاضرات توجيهية، والتي من شأنها أن تعد الموظفين من أجل تعلم أسس السلامة والتعامل مع المشكلات مثل: الحرائق، والإخلاء. هذه البرامج تهدف إلى وضع العاملين في حالة من الهدوء النفسي للتعامل مع حالات الطوارئ الحقيقية والاستجابة تلقائيًّا في المواقف الصعبة.

يمكنك أيضًا أن تشجع الموظفين لديك عن طريق تصميم برامج أمان اجتماعي لتحفيزهم على الالتزام بمعايير السلامة الخاصة بالعمل على أعلى مستوى، مثل: صرف مكافآت شهرية، أو إظهار تقديرك لأولئك الذين يحافظون على السلامة ويقدمون نموذجًا يحتذى به في العمل، ولا بأس من تقديم ميداليات أو شهادات تقدير من وقت لآخر.

3. معدات السلامة والاحتياطات الأمنية

يجب أن تتأكَّد من استخدام المعدات اللازمة للسلامة والأمان مثل الخوذ والأحذية الصناعية وكل المعدات، والتي من شأنها أن تحافظ على سلامة العاملين وسلامة مستودع التخزين بما فيه من بضائع، كذلك لا بد من التأكد من تركيب المعدات المتخصصة في تخفيف المخاطر الضرورية مثل أجهزة الإطفاء والرش، طفايات الحريق، ووضعها في الأماكن المناسبة لكي تستخدم في حالة استدعت الحاجة لاستخدامها.

أيضًا لا بد من التأكد من خلو كافة الطوابق في المستودع من عوامل الخطر مثل الأرض الزلقة، أو ما قد يسبب التعثر، وتقع مسؤولية حماية الأرضية وإبقائها خالية من الأسلاك أو المواد الخطرة على عاتق جميع العاملين في المستودع، وإن كان هناك أي حفر أو شقوق لا بد أن يتم التعامل معها وعلاجها في أسرع وقت.

4. النظافة ومكافحة الحشرات والقوارض

غالبًا ما تكون الأبواب والنوافذ في مستودعات التخزين للتجارة الإلكترونية كبيرة ومتعددة، وبالتالي يتحول المستودع إلى هدف سهل لأكثر الحشرات، والطيور، والقوارض، والحيوانات الضالة التي تبحث عن الطعام والمأوى، لذا إن تركت المستودع دون تأمين من تلك الكائنات ربما تغزو المكان بالكامل وتدمر عملك، لأنَّ بضاعتك أصبحت كلها في خطر، وقد تتعرَّض لهجمات الإتلاف أو تصاب بضرر بالغ بسبب تلك الكائنات، وهو ما سيعوق نشاطك ويؤثر سلبًا على عمل المتجر الإلكتروني، كما أنها ستصيب العاملين لديك بالرعب.

عليك أن تضع خطة محكمة لمكافحة تلك المخلوقات، وهذه الخطة لا بُدَّ أن تتضمّن التالي:

• معرفة نوع المخلوقات التي تعيش في المستودع.
•  المناطق المعرضة للخطر – التي تدخل منها -.
•  السلع المستهدفة من تلك الكائنات.
•  طرق المراقبة وكشف وتيرة الإصابات.
•  طرق المكافحة المتاحة.
•  جدول التنظيف والتطهير.

الكشف الروتيني للموقع والفحص المستمر للنوافذ والبلاط والسقف والمراحيض والزوايا والأركان التي تقل بها الحركة يمكن أن يساعدك في تجنب المشكلة قبل بدايتها. أيضًا التعامل مع الشقوق في الأرض والجدران يمكنه أن يجنبك ظهور الكثير من الحشرات والقوارض، لأن تلك الشقوق تعد بوابة سهلة لدخول الحشرات والقوارض.

الآن عليك أن تقوم بإعداد روتين ونظام للتنظيف عن طريق اختيار قسم محدد ونقل البضائع فيه إلى مكان آخر بشكل مؤقت، والتنظيف مكان الأرفف والصناديق، وربما وضع طارد للحشرات أو مصايد للقوارض. يجدر بالذكر أن إعادة الترتيب الدوري للبضائع يساعد بشكل كبير في إنهاء استقرار الحشرات أو القوارض أو الحيوانات في مكان واحد، حيث إنها على الأغلب تخشى وجود البشر والنشاط والضوضاء، وبالتالي لن تشعر أن المكان آمِنٌ للبقاء.

5. إجراء الصيانات المخطط لها مسبقًا

الصيانة الدورية أيضًا من الأمور التي تؤدي إلى تقليل الأعطال المحتملة سواء للمعدات أو تكاليف الصيانة، ويمكنك أن تضع خطة للصيانة تتضمن كل أجزاء المستودع والمعدات الموجودة فيه، وكذلك وجود المعدات المهمة للصيانة مثل المرشحات الهيدروليكية وموانع التسريب الميكانيكية وحلقات التآكل وكل الأمور التي من شأنها المحافظة على جودة سير العمل.

وفي حالة وجود أي مشكلة لا بد من تجديد تلك المعدات أو استبدالها من أجل الحفاظ على عمل المعدات بشكل صحيح، وكلما زاد عدد الآلات التي تمتلكها كلما كان من الصعب الحفاظ عليها في حالة جيدة، لذا لا بد من وضع خطة صيانة من أجل مراقبة الأجهزة وصيانتها باستمرار.

6. المتابعة الدورية

لا بد من أن تكون يقظًا دائمًا وأن تجري عمليات تفتيش ومراجعة للمعدات بشكل مستمر، وذلك لأن المراجعة والمعاينة المستمرة ستوفر عليك التكاليف، ويمكنك بالطبع اللجوء لتوظيف الفنيين من أجل متابعة عملية صيانة الآلات، ويبدو أنَّ هذا الحل قد يكون الأقل تكلفة والأكثر ربحية خاصة إن كان مستودع التجارة الإلكترونية كبيرة أو تخزين البضائع في المستودع بكميات كبيرة، كما يمكنك استخدام البرامج المتخصصة في شؤون الصيانة، والتي يمكنها أن تخزن المعلومات حول إجراءات الصيانة، وحالة المعدات، وتوفر لك قطع الغيار وتنشئ التقارير الدورية اللازمة لتتبع حالة المعدات.

7. التفاعل مع الموظفين

من المهم أن تتفاعل مع الموظفين لديك بشكل منتظم لاكتشاف ما لديهم من مشكلات محتملة، أو أمور قد تؤدي إلى تقليل الكفاءة والجودة في العمل. تذكَّر أنَّ الموظفين هم الأقرب في التعامل بشكل مباشر مع المعدات والآلات والإجراءات، وبالتالي هم المصدر الأكثر صدقًا لمعرفة المشاكل المتوقعة أو التي على وشك الوقوع. التفاعل مع الموظفين ومعرفة ما لديهم وما يؤثر على عملهم يساعدك في تقليص مقدار الخسائر بشكل كبير، وجعل مستودع تخزين البضائع للمتجر الإلكتروني آمنًا بقدر الإمكان.

أخيرًا؛ وقبل أن نختتم مقالنا حول أفضل الممارسات لضمان معايير السلامة والأمن في مستودعات المتاجر الإلكترونية والتي تعد العنصر الأهم في التجارة الإلكترونية، لا بد من أن نلفت نظرك لتفكر في نظام الإدارة الذي يعمل المستودع من خلاله، فتطبيق نظام إدارة للمستودع حديث ومطور يساعد بشكل كبير في جعل المستودع أكثر كفاءة، وكذلك يساعدك في ضبط تدفق الطلبات ومراقبة السلع وحركة المخزون، وكذلك الربحية والإيرادات.

كما أن نظام الإدارة يساعدك بشكل كبير في التنبؤ وتوقع أوقات ومواسم العمل الشديدة والتي تتطلّب انتباهًا أكبر وسرعة أكثر في الاستجابة لطلبات العملاء، ونظام الإدارة يمكنه أن يكون أمان بالنسبة لك ولعملائك لأنه يحتوي على الأغلب على عناصر أمان تحافظ على البيانات والمعلومات بشكل أفضل، وتقف أمام هجمات الاختراق أو الفيروسات التي قد تفتك بنظامك القديم، وتؤدي إلى خسائر كبيرة.

إدارة المستودعات التابعة لأي متجر إلكتروني هي أساس نجاح التجارة الإلكترونية ككل، ولا بد من أن تعي أن الأمر عبارة عن سلسلة عمليات متكاملة ومترابطة، وبالتالي أي خطأ يحدث في أي مرحلة من مراحل هذه العمليات قد يؤدي إلى خسائر يستحيل وقفها أو التخفيف من آثارها، وتصليح تلك الأخطاء قد يكلفك الكثير وهو ما لا ترغب به بالطبع.

إليك أيضًا

• نصائح مهمة لاختيار شركة الشحن والتوصيل المناسبة لزيادة أرباح مشروعك التجاري الإلكتروني
• 11 فكرة تسويقية لأصحاب المتاجر الإلكترونية والمشروعات الناشئة
• أهمية تحسين محركات البحث (SEO)  لموقعك من أجل النجاح في التجارة الإلكترونية