فن التفويض الدقيق: كيفية التفويض بفعالية

هل تجد نفسك مشغولًا باستمرار؟ أو ربما لديك قائمة مهام لا تنتهي أو العديد من المسؤوليات التي يتعين عليك القيام بها يوميًا في العمل.  وعندما تصل إلى المنزل يكون لديك مسؤوليات منزلية لتهتم بها أيضًا، يبدو أنه ليس لديك الكثير من الوقت للاستراحة.

كونك مشغولًا أمر جيد، فهو أفضل من عدم وجود أي شيء لفعله وترك الوقت يضيع. لكن ما لا يدركه الكثير من الناس هو أن الانشغال لا يعني دائمًا أنك منتج. كلما زاد الوقت الذي تستغرقه لإكمال شيء ما لا يعني المزيد من النجاح، لأنه ينتهي الأمر بالعديد من الأشخاص إلى الوقوع في هذا الفخ لأنهم يحزمون يومهم بالمهام والمهمات التي قد ينتج عنها أحيانًا القليل من النتائج أو المخرجات للجهد الذي بذلوه.

على سبيل المثال، لنفترض أن غسالتك في المنزل تعطلت وتحتاج إلى إصلاحها، بدلًا من استدعاء العامل الماهر ليأتي، تقرر أنك ستصلح الماكينة بنفسك وينتهي بك الأمر إلى قضاء نصف يوم في اكتشاف الجهاز، لذلك من المثالي تفويض هذه المهمة إلى العامل الماهر مما سيوفر عليك الوقت والجهد، حتى تتمكن أنت وزوجك من التركيز على القيام بأشياء أخرى أكثر أهمية بالنسبة لك، مثل التواجد مع أطفالك أو قضاء الوقت مع بعضكما البعض. هذا مجرد مثال واحد على الكيفية التي نفرض بها الانشغال على أنفسنا دون أن ندرك ذلك.

ما التفويض؟

قد تسمع هذا المصطلح كثيرًا في عالم الأعمال أو الشركات؛ إنها طريقة فعالة للمديرين لتوزيع العمل (أو تجنبه في بعض الأحيان). لكن هذا ليس ما أشير إليه. بدلاً من ذلك، يعني التفويض الاستفادة من الوقت من مصدر خارجي لمنحك فرصًا لزيادة وقتك الجيد بالمصدر الخارجي، فإننا نعني ببساطة أنه ليس وقتك الذي تقضيه.

ماذا يجب أن تفوض؟

لتفويض فعال، يجب أن يتم ذلك بنية متعمدة؛ لذا فإن الهدف من التفويض هو توفير المزيد من الوقت الجيد لنفسك. فهناك 3 أنواع من المهام التي يجب عليك تفويضها بشكل عام، تسمى مثلث التفويض.

• أولا المهام التي لا تستمتع بالقيام بها. وهذه أشياء تعرف كيف تفعلها، لكن لا تستمتع بها.
• ثانيًا، مهام لا يجب عليك القيام بها. هذه أشياء تعرف كيفية القيام بها وربما تستمتع بها، ولكنها قد لا تكون أفضل استخدام لوقتك.
•  ثالثًا، هناك مهام لا يمكنك القيام بها. هذه أشياء تحتاج إلى القيام بها، لكن ليس لديك المهارات أو الخبرة التي يمكنك متابعتها معهم في هذه اللحظة.

مطبات التفويض

باستخدام مثلث التفويض، يمكنك تحديد المهام التي تستحق التفويض. من الناحية النظرية، قد يبدو من السهل فرز الإجراءات للوهلة الأولى؛ ولكن في كثير من الأحيان يكون الأمر أصعب مما تعتقد.

أحد الأمثلة على ذلك، هو تحويل الوقت في المهام التي لا يجب عليك القيام بها. لنعد إلى مثال الغسالة. تقرر أنت إصلاحها بنفسك بدلًا من مجرد الاستعانة بخبير لإصلاحها. لماذا ا؟ لأنه على الأرجح تحدٍ تستمتع به، أو هو إنجاز سيجلب لك الرضا. ومع ذلك، إذا كانت قيمة المهمة منخفضة جدًا، فيجب عليك حقًّا تفويضها للآخرين.

في بعض الأحيان، عندما يكون لديك هدف أكبر في الاعتبار، قد تضطر إلى التضحية ببعض الإجراءات مقابل إحراز تقدم. ففكر دائمًا في الصورة الأكبر فالشيء الوحيد الذي يمكن أن يساعدك على تجنب هذا المأزق هو أن تضع في اعتبارك المواعيد النهائية الخاصة بك عندما تحدد معالم لمشروع أو مهمة.

ثم هناك الطرف الآخر للتفويض فبعض الناس انتقائي للغاية بشأن ما سيفعلونه. لكن في بعض الأحيان، إذا كنت لا تحب القيام بذلك ولكنك الوحيد الذي يمكنه القيام بذلك، فلا يزال عليك إنهاء المهمة، حيث يتطلب الأمر عملك الشاق وجهدك لتحقيق النجاح الذي تريده. لذا، إذا وجدت أنك تواجه مشكلة الإفراط في التفويض باستمرار، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة تقييم دوافعك، أو سبب القيام بكل ما تفعله.

واسأل نفسك، “هل تساهم هذه المهمة في تحقيق هدف هادف أرغب في تحقيقه؟” أو “ما نوع التقدم الذي أحققه في كل مرة أقوم فيها بالمهمة بنفسي؟” إذا كانت المهمة هي على حد سواء ذات معنى ويخلق التقدم، فإن الخطوة التالية هي أن تسأل نفسك الأسئلة التي يمكن أن تساعدك على إنجاز الأعمال.

ما العقبات التي تجعلك تتجنب هذه المهمة؟ هل هو بسبب تدني الثقة في قدرتك؟ هل تعتقد أن شخصًا آخر يمكنه القيام بعمل أفضل؟ هل هو مستوى تركيزك؟ أو هل هناك إجراء بديل يمكنك اتخاذه يمكن أن يؤدي إلى نفس النتائج.

وفي الختام عزيزي القارئ، آمل أن يساعد هذا المقال في إلغاء مهامك ومسؤولياتك قليلًا ويسمح لك بمعرفة مقدار الوقت الذي يمكنك توفيره لأشياء أكثر أهمية، لكن هذه ليست نهاية التفويض. فبعد فرز المهام التي يمكن تفويضها، فإن الخطوة التالية هي تحديد من يجب تفويضها إليه. إلى جانب الأشخاص مثل زملائك في العمل، أو الزوج / الزوجة أو أحد أفراد الأسرة.

إليك أيضًا

• تفويض الأعمال والمهام .. متى تستخدم التفويض ومتى تتوقف؟
• أهمية دورات إدارة المشاريع
• حيلٌ صغيرة لحياةٍ أقل فوضى وأكثر إنتاجية