كيف تنظم وقتك بأفضل طريقة؟ إستراتيجية واحدة لإدارة وقتك  Time Blocking 

إذا كان هناك شيء واحد يمكن قوله عن مكان العمل فهو: إذا لم تتحكم في جدولك، فسوف يتحكم فيك. مفهوم Time Blocking ليس بالأمر الصعب: انظر إلى أهدافك ومشاريعك، وحدد وقتًا لها في التقويم الخاص بك، ثم خلال ذلك الوقت المخصص، قم بإيقاف كل مصادر التشتيت والتركيز على المهمة التي تقوم بها.

بسيطة من الناحية النظرية، أليس كذلك؟

يستخدم Elon Musk أحد أشهر الصناعيين اليوم، والذي أصبح أغنى شخص في العالم، طريقة “Time Blocking” للتخطيط للوقت في حياته اليومية، إضافة الى العديد من رجال الأعمال الناجحين في العالم (بيل جيتس، كال نيوبورت، إلخ)، ومن المؤكد أن طريقة “Time Blocking” لعبت دورًا كبيرًا في نجاح هؤلاء الأفراد. كيف توازن بين الأمور الضرورية مثل الاجتماعات والبريد الإلكتروني ودردشة الفريق و “العمل” مع الوقت لتُركّز في الأشياء التي تهتم بها؟ نظرًا لأن التحول إلى الخيار الرقمي ليس خيارًا لمعظمنا، فنحن بحاجة إلى إستراتيجيات ملموسة لمساعدتنا على التركيز في عالم مصمم لإلهائنا.

جرب Time Blocking إذا كنت

•  تعمل في العديد من المشاريع / المسؤوليات المختلفة.
•  قضاء الكثير من الوقت في “التفاعل”، والرد على البريد الإلكتروني والرسائل.
•  اجتماعات يومية.
•  لديك انقطاعات مستمرة طوال اليوم.
• تحاول إيجاد الوقت والمساحة الذهنية للتفكير في حياتك.

منذ أن يستيقظ Elon Musk الذي يقوم من نومه في الساعة 7 صباحًا، يكون قد خطط مسبقًا ليومه وليس هناك مجال للمقاطعات العشوائية ولا توجد فترات زمنية غير مجدولة. باستخدام طريقة Time Blocking، يخطط Elon Musk عمدًا ليومه بزيادات مدتها خمس دقائق أو “فترات زمنية معينه”، يتم تعيين مهمة أو نشاط محدد لكل فترة زمنية بما في ذلك الردود على رسائل البريد الإلكتروني المتأخرة والوجبات واجتماعات العمل.

يقترح خبير إدارة الوقت كيفن كروس، من خلال البحث في كتابه 15سر يعرفها الناجحون في إدارة الوقت “15 Secrets Successful People Know About Time Management” (أن ينظم أصحاب الأداء الأفضل يومهم حول فترات زمنية محددة ويركزون على أهم مهامهم لساعات طويلة دون انقطاع).

لقد استخدمت شخصيًّا أيضًا طريقة Time Blocking يوميًّا مع “قاعدة الدقيقتين” للتوقف عن إضاعة الوقت عن طريق المماطلة والحفاظ على الإنتاجية طوال يومي. بالنسبة لبعض المهام –مثل كتابة مسودة هذه المقالة– كنت أستخدم طريقة Time Blocking لإنشاء فترة مدتها 24 دقيقة و5 دقائق.

يُجبرك Time Blocking على ملء وقت الفراغ بالتزامات مسبقة وخطة عمل وعند القيام بذلك ستتجنب أيضًا آثار قانون باركنسون الذي ينصّ على أن العمل يميل إلى التوسع لملء الوقت المخصص له. يُجبرك Time Blocking على الالتزام مسبقًا وبذلك تتجنب إضاعة الوقت الثمين في مهمة يمكن الانتهاء منها بشكل أسرع. فائدة أخرى Time Blocking وهي أنه يقلل من عدد الخيارات التي يتعين عليك القيام بها في أي لحظة، مما يعزز قوة إرادتك لتحقيق أعلى إنتاجية.

الآن بعد أن غطينا فوائد الطريقة، إليك ثلاث خطوات بسيطة لتطبيق هذا في حياتك

كيفية استخدام طريقة Time Blocking

فيما يلي 3 خطوات بسيطة وسهلة لتطبيق طريقة Time Blocking.

الخطوة 1: قسّم قطعة من الورق المسطر إلى عمودين. في العمود الأيسر، خصص كل سطرين لكل ساعة أو فترة مدتها 5 دقائق من اليوم.

الخطوة 2: قدّر مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة حتى تكتمل، ثم اكتب هذه المهام في العمود الأيسر مع مجموعات وقتك.

الخطوة 3: أضف أوقاتًا مؤقتة أو مساحة إضافية حول كل فتره زمنية للسماح بالتعديلات أو الأنشطة غير المتوقعة.

الصورة أدناه هي مرجع سريع للخطوات الثلاث المذكورة أعلاه

zoom_out_map

4 نصائح سريعة لتحقيق أقصى استفادة من طريقة Time Blocking:

1.  اقض ما لا يقل عن 10 دقائق في ملء فترات وقتك.
2. تقدير الوقت المستغرق لإكمال مهمة معينة بدقة.
3. تقسّم المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة.
4.  وجود خطط للانقطاعات غير المتوقعة.

لدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة في كل يوم، الفرق بين أولئك الذين ينجزون الكثير، مثل Elon Musk وغيره، هو مزيج من العقلية التي تقدر الوقت وطريقة فعالة لإدارة الوقت. يعد Time Blocking طريقة بسيطة ومرنة وفعالة لمساعدتك على إدارة وقتك بشكل أفضل والحفاظ على إنتاجيتك على أساس يومي.

إليك أيضًا

• 9 إستراتيجيات لإدارة الوقت بشكل مؤثر وفعّال
• حان الوقت للتخلص من نمط الحياة الخامل للحفاظ على صحتك 
• إدارة الوقت بفاعلية: كيف يمكنك أن تحقق كل أهدافك؟