7 أمور تحقق لك “عملًا أكثر في وقت أقل” في عملك

العمل الحر يتطلب تعلم فنون ومهارات، ففي بداية مشروعك قد تعمل لوحدك أو بفريق لا يتجاوز عددهم أصابع اليد الواحدة لذا تطوير مهاراتك من متطلبات النجاح في التجارة الإلكترونية خاصةً كونها بلا مقر، ولا إدارة أحيانا لذا عليك أن تستفيد من تجارب وخبرات الممارسين للعمل الإداري، وتعمل بنصائحهم حتى تحقق الكفاءة العالية في عملك.

1. احرق القوارب

يعتبر التردد في العمل آفة، وفي كل يوم ستجد هنالك أمور تحتاج إلى قرارات في عملك وإذا كانت سمتك التردد والتسويف لن تحقق أي خطوة للأمام في اتجاه مشروعك التجاري، خاصةً وأن العمل في التجارة الإلكترونية سمته السرعة.

2. التركيز

حتى تحقق التركيز فأنت بحاجة إلى أن تحدد الأولويات لديك، وهو جزء مهم في عملك التجاري من خلاله ستأجل كل ما هو غير مهم إلى وقت آخر، ومن الأمور التي ستساعدك أيضا على تحقيق التركيز تجزئة المهام فالعمل التجاري من المؤكد يحمل أكثر من مهمة كالتسويق، وصناعة المحتوى الإلكتروني، والرد على العملاء وتلبية الطلبات وتجهيزها وإرسالها كل هذه العمليات تحتاج منك إلى تجزئتها لخطوات صغيرة، وفي حال كان لديك فريق عمل عليك أن توزع المهام حتى تتبدد الصورة التي تعطيك شعورًا على ضخامة العمل وصعوبة تنفيذه.

3. التنظيم والترتيب

تنظيم المكتب الذي تعمل فيه إذا كنت من البيت أو لديك مقر للعمل فالمكان بحاجة إلى ترتيب وتنظيف للعمل بشكل فعال، وأكثر الأمور التي قد تجعل مكتبك غير منظم هي الأوراق لذا عليك بعمل ملفات لتنظيم الأوراق من فواتير وغيرها، كذلك اجعل لبعض الاحتياجات أماكن ثابتة مثل: الأقلام، والدبابيس، الشريط اللاصق.. لا تجعل هذه الأشياء مبعثرة في كل مكان خاصةً وإن علمت بأنك تخسر ساعات من السنة في البحث عن هذه الأشياء.

4. ابحث عن أدوات معينة

الاختراعات لا تتوقف ففي كل يوم نجد أداة جديدة هدفها اختصار وقتك وتقليل جهدك، استخدامك لهذه الأدوات سيرفع إنتاجيتك، وفعالية عملك أيضا مثل: سلال الورق التي يمكنك تقسيمها إلى سلة للعمل اليومي، وسلة لمفلات سترجع لها ولكنها غير يومية، وسلة للحفظ وهي كالأرشفة.

وهنالك برامج وتطبيقات الكرتونية تختصر لك الوقت والجهد استخدم هذه الأدوات المساعدة، تعلم استخدامها أو ابحث عن مدرب متخصص في التقنية واستخدام التطبيقات بحيث يوجهك ويعلمك باختصار، اطلب المساعدة ممن يعرف كيفية استخدام البرامج، والتطبيقات.

5. حلل وقتك

منذ أول اليوم إلى آخره اكتب ودون ساعات العمل، ومن ثم حلل في آخر اليوم واسأل نفسك: أين أمضيت وقتك وهل كنت في المهام الأولى أم أنك أمضيتها في أمور وليدة الساعة لا تخدم مصلحة مشروعك التجاري. من هذا التدوين استنتج الوقت المستغرق في كل عملية فهذا سيساعدك مستقبلا في اتخاذ قرارات من حيث قبول أو رفض لبعض الصفقات فأنت تعرف جيدًا الزمن المستغرق لأي عملية، وبهذا أنت تعرف كم من الوقت أعطيت لعملك فالعمل التجاري عمل حر ولكن إذا لم تراقب الوقت من حيث معرفة ما مدى إنتاجيتك، لن تتمكن من الاستمرار في مشروعك بطريقة عمل منظمة.

أيضا عليك الأخذ بالاعتبار لإيقاعك البيولوجي أي متى تكون أكثر نشاطًا في اليوم حتى تجعل هذا الوقت للمهام الصعبة والكبيرة بعكس الوقت الآخر، والذي يصلح أن يكون للأعمال الروتينية كالرد على الرسائل.

6. الاستمرار.. الاستمرار.. الاستمرار

أي نجاح تراه هو عبارة عن جهد متواصل ومستمر، وفي حال الفشل التاجر الناجح يستمر ويعمل على خطط بديلة، وفتح خط آخر في المشروع فأساس أي عمل يقوم على ثلاثة أمور وهي: معرفة ما لذي تريده، تم التخطيط لتحقيقه وأخيرا التنفيذ مع الاستمرارية. وفي عملية التخطيط عليك أن تكون واضحًا فالخطة الواضحة ستجعلك تعمل فيما يجب عليك أن تعمله.

7. التفويض

تعلم فن التفويض الفعال، وهو أن تعين شخصًا لتنفيذ العمل بحيث يكون الشخص الأمثل من حيث تحمل المسؤولية، ومن ثم تعطيه وقتًا لإتمام العمل بحيث تكون المدة كافية، مع وضوح الهدف الذي سيعمل عليه، وتوفير المعرفة والمعلومات الكافية له المعينة في إنهاء المهمة. كذلك إعطاؤه صورة واضحة للنتائج المتوقعة مع عدم التدخل في كيفية التنفيذ.

وفي النهاية كل هذه الأمور السبعة تساعدك على استغلال الوقت بجهد قليل ونتيجة عمل كبيرة، مستخلصة من كتاب “الكفاءة الشخصية” لكيري جلايسون، وهو كتاب عملي اعتمد فيه المؤلف على دراساته وتجاربه لمدة خمس عشرة سنة في معهد التقنية التجارية العالمي.

إليك أيضًا

• أهم (10) اعتبارات يجب أن تتذكرها عند تنظيم فعاليات للأطفال
• .[سلسلة] من تجربتي الذاتية: كيف ترتب أولوياتك بخمس خطوات فقط؟.
• 3 أسباب تدفعك للاستثمار في التسويق القريب (Proximity Marketing) في الوقت الحالي