هل يمكنك حقًّا أن تخدع عقلك لتعمل بكفاءة أكثر؟

تحديد مواعيد نهائية لإنهاء الأعمال لم يكن بالأمر السهل لدي، بغض النظر عن كمية الوقت المتاح لإنهائها، دائمًا ما أسعى جاهدة لتلبية كل عمل بموعده المحدد، أعلم أنني في شركة جيدة وسط عالم يحيط بالمسَوِّفين لكن في الآونة الأخيرة جربت أن أعطي نفسي وقتًا أقلّ بنفس كمية العمل لدي من أجل أن أكون أكثر إنتاجية (للحد من المماطلة) فأشعر بوعي أكثر عند تحديد مواعيد نهائية وأكون أكثر صرامة عندما يتعلق الأمر بالعمل.

ما كنت أنجزه خلال ساعة أصبح الآن يُنجز خلال ثلاثين دقيقة، وتدوين الأعمال التي تستغرق منّي ثلاثة أيام سابقًا الآن أصبحت تتم خلال يومين ونصف، استخدمت كذلك التقويم لتذكيري بجدولة الأعمال، تجربة “سميث” العام الماضي حيث إنه قام بتقليص مدة إنهاء العمل أسبوعًا لمشروع مكوّن من (17) موظفًا، اتضح أن مدته لإتمام العمل مع الموظفين لم تقلّ عن المدة الأصلية. كما أنّه قال: “كلما زاد الاعتياد على العمل زاد الإلمام به”.

لكن عندما يتعلق الأمر بالعمل الذي ربما يكون في (المقابلة، البحوث، الكتابة، التحرير، التقديم) لكن ليس بالمحتوى (قد يحتوي على موضوع جديد كل مرة) لم تكن هذه الطريقة بالأمر السهل كما وجدتها، في بعض الحالات وضع مدة زمنية وهمية يجعل العمل أكثر صرامة وإنتاجية مما يكون على موعده النهائي، لكن في كثير من الأحيان وجدت نفسي ضائعة بين هذه المواعيد، كمثال: من الصعب إتمام مقابلة هاتفية لمدة نصف ساعة، أشعر وكأنني فشلت عندما لا تتمّ ويستغرق العمل وقتًا طويلًا من الانتظار.

لنكن متأكدين، تحديد مدة زمنية وهمية ليس منهجًا جديدًا. قانون “بارسكون” قبل (60) عامًا ينصّ على أن فكرة حجم العمل تتوسع لمَلْء أيّ وقت متاح لإنجازه، وهو على العكس فالأعمال سوف تستغرق من وقتك القليل. نظريًّا يعني ذلك أنّ أيًّا منّا قادر ببساطة على إعداد جداول زمنية قصيرة، لكن سنرى دورها خلال الممارسة فقد لا تكون جيدة أحيانًا.

“المشكلة ليست بالمواعيد الزمنية، بل هي بكيفية إعدادها”

اتضح أنّه ليست القضية حول المواعيد النهائية نفسها، لكن هي الطريقة التي نخدع بها أنفسنا في محاولة إنجاز العمل دون الهرولة لآخر رمق، هناك منهج وفن لتحديد مواعيد أقصر لكنها ليست بالأمر السهل كما نتصورها، أخبرني “برادلي ستاتس” -وهو أستاذ مشارك من جامعة ولاية كارولينا الشمالية- أنّ هناك العديد من المزايا عند وضع مهلة زمنية وهمية عمدًا، ذكر أيضًا: “من خلال تقييد أنفسنا نجبر على الإنجاز أكثر” وهو باحث في العلوم السلوكية والإنتاجية.

بطبيعة الحال يمكن وضع مواعيد تسليم أكثر صرامة لإعطاء الموظف “ومن ضمنهم أنا” الشعور بالانضباط وضبط النفس، وشرح ستاتس:” بناء جدول بالكامل ذي مدة إنجاز قصيرة قد يكون غير منتج على المدى الطويل لأنّه لا يفسح وقتًا للركود، وهو وقت يسمى بالوقت الضائع حيث يساعدنا على استنتاج أفكار وحلول”. وأضاف ” بدون هذا الركود ستقل إبداعاتنا وأفكارنا على الأرجح“.

وسيط السعادة

“إيجاد التوازن هو الحل” وفقًا لـ “رايان هوليداي” خبير وسائل الإعلام ومؤلف كتاب “The Obstacle Is the Way” يطرح هذا المؤلف فكرة حول تحديد مواعيد المهام ووضع خطة زمنية، يقول: “ثلاثون دقيقة لإنجاز مهمة و(45) دقيقة لإنجاز المهمة التي تليها”.

خلال عمله من المنزل يقضي “هوليداي” بداية يومه بأعمال طويلة المدى من ضمنها الكتابة، وبعد الغداء يركّز على المهام ذات المواعيد القصيرة بما فيها المكالمات والمقابلات، وتخصيص وقت لرسائل البريد لمدة (30) دقيقة، الفكرة هي العمل على الأشياء ذات أهمية في الصباح.
مفتاح كل شيء هو أن لا تضع نفسك في مواعيد مؤجلة، تتبع وضع المواعيد قصيرة المدى، وذلك يستغرق وقتًا؛ لذا يُنصح باستغلال بعض التطبيقات والبرامج المخصصة لجدولة المهام.

معظمنا ذو مهام متكررة، مع العلم أن طول الفترة الزمنية عادة يسهل تحديد موعد نهائي بأكثر دقة وحجم إطار زمني معين. وعلى أية حال، إن كان تحديد موعد نهائي صارم أصعب بقليل من المواعيد البعيدة، فإن ستاتس يقول: ” إن كنت تعرف النتيجة المرجوة فذلك دافع إلى تحديد مدة زمنية أقصر للإنجاز، على الشخص فهم ما يحاول تحقيقه ليتمكن من السيطرة على الوقت الذي يستغرقه”.

إليك أيضًا

كيف تتوقف عن المماطلة والكسل وتصبح شخصًا أكثر إنتاجية

3 عوامل تؤثر على إدراكنا للوقت في أداء المهام

إليك مهارة تحميك من “غسيل الدماغ”