(5) أساليب رئيسية تساعدك في وضع جدول يومي ناجح (الجزء ١)

يبحث كثير من الناس عن أفضل طريقة لإيجاد جدول ليومهم يحقِّقون به الإنتاجية القصوى الممكنة؛ والواقع أن هناك إشباعًا على المواقع ومحركات البحث في وضع المخططات وشرح الأساليب، وكلها تدعي وصلًا بليلى، وتجادل أنها الأمثل في تعريف الجدول الزمني الرائع، غير أن الحقيقة أنه لا توجد طريقة واحدة تناسب الجميع، فكل شخص هو ذات منفردة من حيث القوة والضعف عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية وإدارة الوقت.

والثابت أن ما يصلح “لفلان” يمكن أن يكون كرْبًا على “علان”، وأكثر الناجحين والشخصيات المؤثرة استخدموا طرقًا مختلفة وأساليب مغايرة (حسب الظروف والإمكانيات والنوعيات البشرية ومستويات الطاقة)؛ فمنهم من يلائمه السهر إلى أوقات متأخرة من الليل وهو يكتفي في أيامه بنزر من النوم وفترات غفوة، وكثيرون كانوا ينامون أول الليل ويقومون آخره، أو يستيقظون فجرًا لمباشرة مهامهم. الأكيد أنه لا يوجد وعاء واحد يُقولِب جداول جميع الناس عندما يتعلق الأمر بتحقيق القدر الأوفى من الإنتاجية.

للانطوائيين: كيف تقدّم أفضل ما لديك عند العمل وحيدًا؟

إذا كنت تبحث عن طريقة لجدولة أيامك يكون بوسعك من خلالها تحقيق إنتاجية عالية السرعة، نقدم لك في مقالنا هذا -المكون من جزئين- خمسة طرق مدروسة ومشهورة وعظيمة الفعالية، يمكنك الغوص فيها واختيار ما يناسب تفكيرك ومزاجك وحدود إبداعك، ستجد أنها تتراوح بين الوضوح والمعقولية وشيء من الجنون.. تماما كأصناف الناس وأنواع الأشخاص.

5 طرق رائعة لتخطيط يومك بشكلٍ مثالي

1- طريقة حصر الوقت

حصر الوقت في تصميمه البسيط يشير إلى تخطيط مسبَق لليوم، وتحديدٍ مخصَّص للسَّاعات والمهام؛ بمعنى أن تقوم على وجه الدقة بتعيين ما ستقوم بإنجازه مقدَّما وتقدير متى ستحقِّق ذلك بالضبط، ثم بمجرد اعتبار الهدف أدخله في تقويمك الخاص وابدأ مباشرة في إنجاز المهام على الوقت الذي حدَّدتَه خلال يومك.

ما تقوم بتحديده من المهام وحجز الوقت له يتم تقديره حسب أهميته وفق فئتين هما:

• الكتل الاستباقية: هي المهام الرئيسية، والقيام بجدولتها يعني التَّركيز على المُهِمّ منها الذي يتطلَّب القيامَ به وإنجازه. تخصيص الوقت لها هو ما يتيح لك إحراز تقدم في مشاريعك المهمة، أو صياغة مسودة مستندات متوجِّبة أو رسم نموذج أوَّلي لمنتجك القيِّم التَّالي.
• الكتل التفاعلية: هي حين تخصص وقتًا للأعمال من نوع “رد الفعل” بمعنى إتاحة فرصة للطلبات والمقاطعات مثل: معالجة البريد الإلكتروني وحالات الاجتماع الطارئة. لا تنسى أن تتعرف على مسببات ضياع الوقت وكيف تتغلب عليها

التَّخطيط على هذا الوجه يكون بتخصيص ساعتين من الفترة الصباحية مثلًا للمهام الأكثر صعوبة، وفترة ما بعد الظهر تُبقيها لتفقُّد البريد الوارد، بهذه الطريقة تنجزُ أعمالك دون مُلهيات أو مقاطعات، وتكون مطمئنًا إلى أنه يمكنك لاحقًا تلقي مكالماتك الهاتفية وفتح بريدك.

تتمتع هذه الطريقة بميزة مساعدتك على معرفة كيفية استخدامك لوقتك بالضَّبط، وتعيين دقيقٍ للمواعيد التي ستقوم فيها بإنجاز مهام محدَّدة، حيث تسمح لك قائمة المهام القياسية بتقدير العناصر المهمة التي بوسعك السعي لإكمالها ضمن المدة المتاحة، ويوفر لك نظامَ حصر الوقت قائمةً من المهام وإطارًا زمنيًّا محددًا لإكمال كل مهمة؛ وذلك من خلال إجبار نفسك على العمل داخل بِنية صلبة وإنجاز المهام في وقت معين، ما يجعلك بالضرورة مجبرًا على إحداث التركيز العميق لكل نشاط.

2-تقنية (بومودورو)

تتقنية (بومودورو) هي العمل بجرعات عالية الكثافة من حيث الإنتاجية شديدة الإحاطة من حيث التركيز، ويمكن الحصول بعدها على استراحة قصيرة، نعم بهذه البساطة! تحتاج فقط إلى “مؤقِّت” ثم تقسّم مهامك الكبيرة إلى فواصل متحركة يمكن التَّحكُّم فيها لتعمل بالطريقة التالية :

1. تختار مهمة.
2. تضبط المؤقت على (25 دقيقة).
3. تقوم بالعمل على المهمة حتى يرن المؤقت.
4. تأخذ استراحة قصيرة تقدر غالبا بخمس دقائق.
5. تعود لدورة أخرى من (25 دقيقة) من العمل وخمس دقائق استراحة.
6. عندما تنهي أربع دورات بومودورو كافئ نفسك ونَلِ استراحةً أطول بين (15 و 30) دقيقة.

هذه التقنية توفر لك حظًّا كبيرًا من الإنجاز على مدار اليوم، ونيلك لأقساط الراحة بقدر ما، هو كاف ومجزئ، فهو يقدم لك تجدُّدا لطاقة التركيز بنفس الكثافة عند البداية حيث لن تشعر بالتَّعب الذهني للعمل المستمر.

وسنستكمل في المقالة القادمة ما بدأناه من أساليب رئيسية تساعدك في وضع جدول يومي ناجح. فابقوا بالقرب.. لا زال في جعبتنا المزيد :)