لماذا لا يُعتبر الوقت مقياسًا للإنتاجية؟

منذ فترة ليست ببعيدة، كان معظم الناس يعملون في مكتب، وكان من المتوقع أن يلتزموا بالدوام كل يوم من أيام الأسبوع: كُن هناك في ساعة معينة، وخذ استراحة غداء، وابق لوقت متأخر بما يكفي حتى يعرف الناس أنك تعمل بجد.

أدى استخدام مبادئ مثل: العمل بالساعة وحتى تحديد مقدار معين من الإنتاجية للعاملين في مجال المعرفة (المبرمجون – العلماء – المصممون – المحاسبون – الأكاديميون) إلى ظروف عمل غير فعالة -وأحيانًا غير سعيدة- للعديد من الموظفين. يشعر الموظفون سريعو الإنجاز بالإحباط، وتتمدد الاجتماعات غير المجدية لتشغل ساعات طوال، وبدلاً من أخذ فترات راحة واعية، يظل الناس جالسين في مكاتبهم حتى عندما لا يكون هناك عمل مفيد للقيام به.

مع انتشار العمل عن بُعد، سيحتاج أصحاب الشركات إلى تقبّل التغيير. إن التخلي عن الوقت كمقياس للإنتاجية لن يؤدي إلى عمل أقل إرهاقًا بالضرورة، لكنه بلا شك سينعكس على ظروف عمل أكثر سعادة وإنتاجية أعلى وأكثر تأثيرًا.

مخاطر الحضور الوهمي

جمعت دراسة شهيرة -نُشرت قبل عشر سنوات من قبل باحثين من جامعة كاليفورنيا وجامعة نورث كارولينا- مقابلات مع 39 من مدراء الشركات حول تصورهم لموظفيهم. استكشف الباحثون موضوعين على وجه الخصوص:

• وقت الدوام المتوقع. الظهور في العمل خلال ساعات العمل المعتادة.
• وقت الدوام الإضافي. أن يُشاهد الموظف في العمل خارج ساعات العمل المعتادة.

هذان شكلان من أشكال وقت الحضور الوهمي، وأقول “وهمي” لأنه لا يوجد تفاعل حقيقي في العمل، فالمدير -هنا- يدقق ببساطة على مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل، بغض النظر عمّا يفعله الموظف بالفعل ومدى جودة أدائه.

وجد الباحث أن هذين الشكلين من الحضور الوهمي أدّيا إلى تصور أفضل من قبل مديري الشركات. كان يُنظر إلى الأشخاص الذين يقضون وقتًا أطول في مكاتبهم أو عملهم خلال عطلات نهاية الأسبوع على أنهم “ملتزمون” و “جديرون بالثقة” و “يمكن الاعتماد عليهم” و “يعملون بجد” و “متفانون”. فيما يلي بعض الاقتباسات من المقابلات حتى تتمكن من الحكم بنفسك:

“أعلم أنه يمكنني الاعتماد على شخص أراه طوال الوقت على مكتبه.”
“يا لهذا الرجل! تجده موجودًا في كل اجتماع. في كثير من الأحيان لا يقول أي شيء، لكنه يتواجد في الوقت المحدد ويلاحظ الناس ذلك. وبالتأكيد سيُنظر إليه على أنه رجل مجتهد ويمكن الاعتماد عليه”.
“إن الوصول مبكرًا والمكوث في المكتب لوقت متأخر يترك انطباعًا جيدًا. أعتقد أن هؤلاء الموظفين أكثر تفانيًا من غيرهم”.
“العمل في عطلة نهاية الأسبوع يترك انطباعًا جيدًا للغاية. إنه يرسل إشارة إلى أنك تساهم في فريقك وأنك تلتزم بهذا الالتزام الإضافي لإنجاز العمل”.
“إذا كنت أراك هناك طوال الوقت، حسنًا، أحسنت. أنت تعمل بجد، ويمكن الاعتماد عليك”.
“كنت أصادف مشرفي في الساعة 7 مساءً. إنها تعرف أنني هناك أعمل. في هذه الحالات أحصل على علاوة لمجرد وجودي متأخرًا. أرى أنني أحظى بمستوى إضافي من الالتزام”.

في عام 2010، لم تكن هذه التعليقات مفاجئة. تعني البقايا الثقافية من العصر الصناعي أن العديد من المديرين اعتمدوا على الحضور لقياس الأداء. لكن الأمور تتغير لحسن الحظ في عام 2020. لقد أجبر الوباء العديد من الشركات على التحول إلى العمل عن بعد، وينوي الكثير منها الحفاظ على هذا الوضع في المستقبل.

إلقاء نظرة خاطفة على المكتب للتحقق مما إذا كان الموظف يعمل أم لا، أو محاولة مصادفة المشرف بعد نهاية الدوام للحصول على علاوة، أو أن يُنظر إليك على أنك موظف مُجدّ بمجرد الجلوس أمام مكتبك.. لم يعد هذا منطقيًا بعد الآن!

علاوة على ذلك، يعد الوقت حافزًا سيئًا للإنتاجية: فأي شخص ينجح في إنهاء عمله بشكل أسرع يُعاقب مقارنة بالموظف البطيء. طالما حقق كلاهما أهدافهما في الوقت المحدد، فلا ينبغي أن يكون هناك حافز للاستمرار في الجلوس على مكتبك بمجرد انتهاء المهمة.

من قياس الوقت إلى إدارة الوقت

بدلاً من ساعات العمل، يجب أن نركز على النتائج.

بدلاً من الحضور الوهمي، يجب أن نسعى جاهدين لتحقيق إنتاجية واعية. سواء كنت مديرًا أو موظفًا أو عاملاً مستقلاً أو رائد أعمال، يمكن أن تكون 5 استراتيجيات على وجه الخصوص مفيدة للتوقف عن استخدام الوقت كمقياس للإنتاجية.

تجنب الاجتماعات غير الضرورية

اسأل نفسك دائمًا: “ما هو الهدف من هذا الاجتماع؟ هل يمكن تحقيق الهدف بطريقة أكثر كفاءة؟” في كثير من الأحيان، ستدرك أن الاجتماع ليس له هدف واضح حتى.
يدفعهم انعدام الأمن أو العادة، ينظم المدراء الاجتماعات ليثبتوا علنًا أنهم يعملون – وأنهم “يمكن الاعتماد عليهم” و “متفانون”. إذا لم يكن للاجتماع هدف واضح، فاطلب شرحًا لذاك الهدف أو اطلب إلغاء الاجتماع. إذا كان للاجتماع هدف واضح، ففكر فيما إذا كان إرسال مذكرة أو إرسال كل شخص لتحديث سريع عبر البريد الإلكتروني قد يكون بديلًا جيدًا عن إضاعة الوقت.

حدد أهدافًا منتجة

يحب البشر أن يظلوا مشغولين. عندما لا تكون لدينا أهداف محددة بوضوح، فمن السهل أن ينتهي بنا الأمر إلى ملء وقتنا بمهام غير مناسبة فقط حتى نتمكن من الحفاظ على وهم الإنتاجية.

للأهداف قصيرة المدى، يمكنك استخدام الأهداف الذكية S.M.A.R.T. بالنسبة لأهداف النمو الشخصي طويلة المدى، استخدم الاتفاقيات الذاتية – PACT بدلاً من ذلك. سيضمن وجود أهداف محددة بوضوح التركيز على تحقيق هذه الأهداف بدلاً من الحضور السلبي.

تقليل المهام المتكررة

نحن نضيع الكثير من الوقت في تكرار نفس المهام في العمل، مما يجعلنا مشغولين بلا داع ويملأ وقتنا دون إحراز تقدم نحو أهدافنا. راجع هذه المهام وفكر فيما إذا كان بإمكانك أتمتة بعضها أو تبسيطها أو الاستعانة بمصادر خارجية لبعضها. على سبيل المثال، يمكن أن تساعدك أدوات مثل Zapier في إنشاء مهام سير العمل وتوصيل جميع تطبيقاتك معًا. أو يمكنك تعيين (مستقل) للقيام بمهام متكررة على واحدة من العديد من منصات العمل الحر.
ركز على العشرين بالمئة (20%)

تنص قاعدة 80/20، التي تسمى أيضًا مبدأ باريتو (على اسم عالم الاقتصاد فيلفريدو باريتو)، على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من المهام. في العمل، يأتي 80% من نجاحك من 20٪ من جهودك. حدد هذه الجهود الرئيسية، وحاول التخلص من أكبر قدر من الفوضى والمماطلة في 80%، وركز على الـ 20% المهمّة حقًا.

والأهم من ذلك: إذا أنهيت مهمة ما قبل الموعد النهائي، فامنح نفسك وخذ قسطًا من الراحة! أنت تستحقها.

الخلاصة

لا ينبغي أبدًا اعتبار الجلوس أمام المكتب علامة على العمل الجاد والالتزام. لطالما كان التركيز على النتائج بدلاً من الساعات منطقيًا. في عالم اليوم، أصبح أمرًا لا مفر منه. نأمل أن يتبنى المديرون التغيير.

اقرأ أيضًا:

• ما هي متطلبات العمل عن بعد في ظل تفشي فيروس كورونا؟
• هل ما زال امتلاك مدونة مهمًا لمن يعمل عن بعد؟
• العمل عن بعد طوق النجاة أمام كورونا: نظرة من داخل أروقة الشركات الكبرى
• نصائح للمستقلين: كيف تتغلب على المنافسة في زمن الجائحة؟
• ١٧ نصيحة أقدمها لك من تجربتي في العمل عن بعد