5 أسئلة عليك طرحها على نفسك لإيجاد النظام الأمثل لإدارة مستودعات التخزين

أنظمة إدارة المستودعات والتي تُعرَف بالإنجليزية بـ (Warehouse Management Systems  واختصارها WMS)، وهي برامج من شأنها أن تُبسِّط الطريقة التي تدير بها الشركات المستودعات. ويمكن أن تستخدم الشركات تلك الأنظمة أيضًا من أجل تتبع العمليات، أو معرفة ما يحدث في المستودعات بشكل يومي، وبالتالي تعتبر الوظيفة الأساسية لنظام WMS هي مراقبة المخزون من أي مكان، كذلك اقتراح التخطيط والترتيب الأفضل من أجل تحسين أوضاع هذا المخزون، وكذلك إدارة الطلبات الواردة والصادرة، وأخيرًا التحقق من أداء المستودع التابع للمتجر الإلكتروني.

هناك العديد من الفوائد التي تقدمها برامج إدارة المستودعات، والنظر والتدقيق في الأمر سيجعلك تعي أن هناك متطلبات أساسية يجب أن تتوافر في المستودعات التابعة للتجارة الإلكترونية، هذه المتطلبات إن توافقت مع نظام إدارة المستودع ستساعد في تحسين عمل المستودع والمتجر الإلكتروني بشكل عام. الآن إن كنت تبحث عن أفضل نظام لإدارة المستودع التابع للمتجر الإلكتروني، إليك هذا المقال. أسئلة عليك طرحها على نفسك قبل تحديد نظام إدارة مستودع تخزين بضائع المتجر الإلكتروني:

أولًا – ما الذي أبحث عنه في نظام إدارة المستودعات؟

هناك عدد من المميزات التي يجب توفرها في نظام إدارة المستودع قبل شرائها وهي:

تخطيط المستودع

هناك عدد كبير من الشركات التي تتعامل مع العديد من المنتجات في الوحدات المختلفة للتخزين، وقد تحصل مشكلة كبيرة في حال عدم معرفة ما يحدث عند وضع العناصر أو اختيار العملاء لطلب ما، وبالتالي لا بد من أن يكون نظام إدارة المستودع قادرًا على تتبُّع العمليات التي تحدث بشكل دقيق، وتحديد موقع كل منتج تم تخزينه في المستودع. وبالطبع تختلف برامج إدارة المستودعات بشكل كبير، كل ما عليك أن تختار النظام الأنسب، وذلك من أجل توفير الوقت والجهد في تتبع كل المنتجات والسلع الموجودة في المستودع.

الاستلام والترتيب

عمليات الاستلام والتخزين السريعة ضرورية لكل مستودع، ولذا يجب أن يساعدك نظام إدارة المستودع على إنجاز العمل بكفاءة عالية مع كل مرة يتم فيها استلام المنتجات وتسليمها، وبعدها تحديد وتصنيف تلك المنتجات أو السلع ووضعها في أماكنها الصحيحة، وكذلك وفقًا لترتيب واضح ودقيق.

عمليات الجَرْد

تحتاج في نظام إدارة المستودع الخاص بك إلى إجراء الجرد باستمرار وتتبع ما تم رصده داخل المستودع، وتحديد كل قطعة في أي مرحلة: التخزين، والتغليف، والشحن، والتسليم، وهكذا. هذه العملية تساعد بشكل كبير في معرفة الأعداد الدقيقة للمنتجات الموجودة أو التي لم تعد موجودة في المستودع وتم تسليمها للعملاء بالفعل، وبالتالي توفر عليك حدوث زيادة أو تكدس في المنتجات، كما توفر عليك نقص المنتجات بشكل مفاجئ.

عمليات الجرد وتتبع الجرد لا تقتصر على معرفة موقع كل سلعة، ولكنَّها تتعلق أيضًا بطبيعة كل سلعة، حيث إنَّ نظام الجرد والتتبع يساعدك لكي تعرف كل المعلومات الخاصة بالسلعة خاصة تواريخ انتهاء الصلاحية والبيانات التي قد يتسبّب إهمالها الكثير من الخسائر والمشكلات للمتجر الإلكتروني.

عليك هنا أن تختار النظام الأفضل الذي يضمن لك الحذر والفاعلية في استخدام كافة المساحات المتاحة، وذلك لأن ترتيب السلع والمنتجات بالشكل الصحيح يساعدك في توفير المساحات لمنتجات أكثر، وبالتالي توفير التكاليف الخاصة باستئجار المستودعات أو أماكن التخزين.

إدارة العمل

عادةً ما يعمل في المستودع أكثر من شخص واحد، وبالطبع قد يصعب على إدارة المتجر الإلكتروني متابعة كل هؤلاء الأشخاص، والتأكد أن جميعهم يعملون بكفاءة وينجزون العمل على أكمل وجه، وبالطبع يمكن أن يتضمن نظام إدارة المستودع أداة من شأنها رصد الأوقات الفعلية للعمل الذي يقوم به كل عامل وبالتالي إدارة العاملين في الأوقات الفعلية للعمل، ومراقبة إنتاجية كل عامل منهم، والمساعدة في تحقيق كفاءة وفاعلية أعلى، وبالطبع توضح تلك الأداة الموظفين الأقل كفاءة والأقل عملًا أيضًا.

الدمج

كلما زاد حجم المستودع الخاص بك كلما زادت درجة تعقيد إدارة هذا المستودع، وبالتالي أنت بحاجة إلى مساعدة إضافية، وقد لا تأتي تلك المساعدة إلا عن طريق الدمج للمستودعات الرئيسية مع المستودعات الأخرى، والمتاجر الإلكترونية الأخرى، كذلك الأسواق وشركات الشحن، دمج كل الأمور المتعلقة بالمستودع في نظام إدارة واحد موحد يجعلك تراقب كل مجريات العمل بسهولة أكبر وكذلك يعطيك العديد من الحلول التي لم تكن تدرك من الأساس أنها موجودة.

ثانيًا: كيف أختار نظام إدارة المستودعات المناسب لأي مشروع في التجارة الإلكترونية؟

حسنًا حين يتطوَّر عملك في التجارة الإلكترونية وتحتاج إلى مستودع أكبر من أجل استيعاب كميات السلع التي تخزنها لا بد من أن تفكر في حليْن؛ الأول هو أن تستخدم نفس نظام الإدارة الحالي، أو الحل الثاني التفكير في شراء نظام جديد. يجدر بالذكر أنَّ الفترة الأخيرة شهدت بحث الكثير من الشركات من أجل ترقية وتطوير أنظمة إدارة المستودعات لديها، وذلك للأسباب التالية:

• لا يوجد نظام إدارة من الأساس في مستودعات التخزين.
•  قِدَم نظام الإدارة الذي تعمل الشركات من خلاله.
•  الحاجة إلى المزيد من الخدمات التي لا بد من توفيرها.

التفكير في تغيير النظام الحالي والاتجاه إلى نظام جديد يتطلب منك تقييم احتياجات العمل لديك، نعم لا بد أن تكتشف أولًا الكثير من الأمور أبرزها مدى احتياجك من الأساس إلى إجراء التغيير، وهل أنت بالفعل بحاجة إلى التغيير أو البحث عن نظام إدارة جديد؟ للوصول إلى صورة صحيحة يجب أن تطرح تلك الأسئلة على نفسك كي تصل إلى القرار الصحيح:

• هل يواجه النظام الحالي مشكلة في التعامل مع الكميات الكبيرة من البيانات؟
• هل يحدث التأخير بشكل مستمر؟
• هل تواجه العمليات الحالية أي مشكلات؟

الآن إن كانت الإجابة بنعم فعليك البدء في البحث عن الترقية أو التغيير إلى نظام جديد. لأن الإجابة بنعم تعني أنك تعرضت إلى العديد من المشاكل مثل:

1. صعوبة العمليات مع البيانات المُحدثة باستمرار خاصة في أوقات الازدحام وكثرة تدفق البيانات.
2. بطء النظام بين الحين والآخر وصعوبة القدرة على تتبع البضائع.
3. عجز النظام على معالجة كل البيانات وتنفيذها بكفاءة، وقد يحتاج النظام إلى إعادة تشغيل من أجل استكمال العمليات
4. وجود العديد من الأخطاء وارتفاع الخسائر التي تنتج عن تلك الأخطاء.

لا بد هنا من أن تبدأ في البحث عن نظام جديد يمكنه العمل بكفاءة ومعالجة الطلبات وتنفيذها بدقة، وكذلك تتبع البضائع ومتابعة العملاء لأن هذا النظام الجديد سيساعدك في تجنب المشكلات السابقة، والتي بالطبع كانت تؤثر على مدى الربحية التي تحققها.

ثالثًا: هل يوجد فترات تأخير عالية بين العمليات؟

الآن دعني أطرح عليك سؤالًا بشأنك وبشأن موظفيك، هل تواجه أو تشعر أنك تنتظر لفترات طويلة بين كل عملية والعملية التالية؟ أو تنتظر وقتًا طويلًا لكي يعمل النظام؟ حسنًا تلك إشارة مؤكدة إلى أنه حان الوقت للتخلص من النظام القديم والبحث عن نظام جديد.

رابعًا: هل سيكون تحديث نظامك فعالًا من حيث التكلفة؟

هناك دائمًا أمر لا بد من أن تراعيه في كل ما تقوم به أثناء إدارة المتجر الإلكتروني، وهذا السؤال هو: هل سيساعد النظام الجديد في توفير التكاليف أم لا؟ عليك أن تعي أن نظام إدارة المستودع يمكنك من تتبع مخزونك، فيخبرك بالضبط بكميات المنتجات التي تم تخزينها، وأيضًا مكان كل منتج، وهو ما قد يجنبك الكثير من المشكلات مثل:

•  قلة المخزون أو نفاذ الكميات واللجوء إلى رفض الطلبات أو تأخير الوفاء بها.
•  الإفراط في تخزين المنتجات وعدم بيعها بالسرعة الكافية، وبالتالي شغل مساحات أكبر وزيادة تكاليف التخزين عليك.

كما سبق وتحدثنا لا بد أن تفكر جيدًا قبل استخدام أي نظام جديد، حيث إنَّ الفيصل دائمًا هو تأثير أي شيء على التكاليف والربحية.

خامسًا: هل أنت واثق من مدى أمان بياناتك في نظامك الحالي؟

مثل كل الحلول البرمجية فإنّ نظام إدارة المستودعات أيضًا عرضة لخطر العديد من المشكلات الأمنية، وخاصة ما يتعلق بالأمن السيبراني، وبالطبع المتاجر قد تكون عرضة للهجمات الإلكترونية أو اختراق النظام، وبالطبع يؤثر هذا على خصوصية بياناتك، وكذلك قد يؤدي إلى خسارة أو فقدان البيانات سواء بشكل مؤقت أو بشكل دائم.

يجب أن تفكر في كيفية حماية نظامك، مع الوضع بالحسبان أن الأنظمة القديمة غالبًا ما تكون أكثر عرضة للاختراق لأنها لا تتوافق مع برامج الأمان، وبالتالي إن كنت تشعر أن نظامك معرض للاختراق أو الفيروسات مما يهدد بياناتك لا بد أن تفكر في حلول وقائية أو في تغيير نظامك بالكامل.

الخلاصة.. هناك خمسة أمور أساسية يجب أن تكون العنصر الفاصل في عملية تغيير نظام إدارة المستودع وتلك الأمور هي:

1. نظام إدارة المستودع.

2. طبيعة مشروعك التجاري الإلكتروني.

3. التأخير بين العمليات.

4. التكلفة والربحية.

5. الأمن وحفظ بيانات العمل والعملاء.

التفكير في تغيير النظام الحالي أمر ضروري وحتمي مع زيادة العمل والطلب على منتجات متجرك الإلكتروني، وبالتالي أنت بحاجة إلى نظام يضمن لك الجودة والكفاءة والدقة ويجنبك المشكلات التي قد تبعد العملاء عنك أو تؤثر سلبًا على الربحية.

إليك أيضًا

• نصائح في ترتيب المستودعات وأساليب التخزين
• آلية تخفيض تكاليف التغليف لمنتجات المتجر الإلكتروني
• كيف نحصل على المتجر الإلكتروني الجذاب؟