ماذا تفعل عندما لا يدفع العملاء قيمة الفاتورة ؟

إذا كان نشاطك التجاري يعمل على نظام الفوترة، فقد تكون على دراية بالدفعات المتأخرة، وربما حتى عدم الدفع، هناك العديد من الأسباب وراء الفواتير الضائعة التي تؤدي إلى المزيد النفقات الإضافية غير المتوقعة التي لا يستطيع العميل تحملها، وبغض النظر عن تلك الظروف فإن الفواتير غير المدفوعة يمكن أن تؤذي عملك، وتحتاج إلى التصرف إذا كنت ترغب في الحصول على أموالك.

ومن الممكن في هذه الحالات أن تتعامل مع المشكلة بشكلٍ مباشر، ولا يعني بالضرورة أن تكون عدوانيًّا إذا لم يدفع العميل بالوقت المحدد، فقط تتأكد من أنك ستحصل على مستحقاتك من العميل، بشرط الحفاظ على علاقة جيدة معه.

لا يمكنك أبدًا أن تضمن أن كل عميل سوف يدفع في الوقت المحدد، ولكن هناك أشياء كثيرة يمكنك القيام بها لعلاج تأخير الدفعات المتأخرة.

 مناقشة كافة التكاليف وشروط الدفع قبل بدء المشروع

إن وضع كل شيء على الطاولة عند التعاقد لا يحدد توقعات السداد لعملائك فحسب، ولكنه يبني الثقة اللازمة لإقامة علاقة قوية وإيجابية مع العملاء، وقبل الغوص في أي مشروع تأكد من أن العميل على دراية كاملة بالتكاليف المتوقعة، وضمان الإجابة على أي سؤال مستقبلًا.

إن الوضوح من البداية سيساعد على تعزيز ثقة العملاء والتزامهم بدفع المبلغ بالكامل، وإذا كان هناك وجود أي تغيرات خلال مدة التعاقد، فلا بدّ من تنبيه العميل في وقتها حتى لا تكون هناك أي مفاجآت، كما يجب إعداد نظام مدعوم بسياسة أو شروط خدمة، على سبيل المثال: إذا لم تدفع في غضون خمسة أيام، فستحصل على تحذير و (10) أيام تحصل على رسوم تأخير، و (20) يوم تفقد الخدمة.

فاتورة الدفع مُقدمًا

إذا كنت تعتقد أنه من الخطر جدًّا استخدام نظام الفاتورة المؤجلة، فاطلب الدفع الكامل قبل بدء أي عمل، فالطريقة الوحيدة للتأكد من استحالة عدم السداد هي فاتورة مدفوعة مُقدمًا!
قد يكون بعض المستهلكين حذرين من تقديم المدفوعات قبل استلام العمل، فهنا يجب أن توفر بعض الطمأنينة لهم، وتشجعهم على قراءة الشهادات اللازمة أو التواصل مع العملاء السابقين.

وأشار الخبراء: إذا كان لديك سجل حافل باعتناء العملاء على فترة طويلة من الزمن، فتكسب المزيد والمزيد من استلام فاتورة الدفع مُقدمًا، وعند تشكيك أيّ أحد في سياسة العمل، عليك بتوفير واستدعاء له شخصيات من العملاء في أي يوم وأي وقت، للتأكد من سمعة ونزاهة شركتك.

 إرسال الفواتير على الفور

مع العديد من المهام على أجندة الأعمال الخاصة بك، من السهل أن تفقد فاتورة العميل، وتطلب منه الدفع على فاتورة لم يستلمها وفي هذا إيذاء لسمعتك، فمن الضروري أن تقوم بإرسال فاتورتك بمجرد اكتمال المهمة ومتابعتها حتى يتم إغلاقها لتجنب التأخير.

كن صارمًا مع العملاء المتأخرين

إذا لم يقم أحد العملاء بالرد على المراسلات الإلكترونية حول فاتورته، فاتصل به واستمر في الاتصال يوميًّا حتى يقوم بالدفع، لا تكن عدوانيًّا ولكن لا تتوقف عن السؤال أيضًا، وشدد على العميل بأنك تريد تسوية الحسابات بحيث يمكنك التركيز على أشياء أكثر أهمية، سيصبح من الأسهل عليهم أن يدفعوا لك وهذا أفضل من الاستمرار في المراوغة وتقديم الأعذار.

ماذا لو لم يدفع العملاء؟

يُعدّ موضوع المال أمرًا ليس من السهل معالجته، لذلك قد ترغب في التخفيف من الموضوع ومناقشته كون متابعة الموضوع جاء في الوقت المتأخر، وهي فرصة للتقرب من العملاء المتأخرين ومعرفة رضاهم عن خدماتك أو منتجاتك المقدمة لهم.

في بعض الحالات، سيحاول العملاء تأخير الدفع بالقول “أنهم فقدوا الفاتورة” أو أنهم بحاجة إلى مراجعة سجلاتهم للعثور على مبلغ الدفع الصحيح، فإذا كان هذا هو الحال عليك بإرسال فاتورة محدثة على الفور حتى لو كنت تعرف أن العميل لديه أصل الفاتورة، وذلك لعدم المزيد من الأعذار.

أما العميل إذا كان لا يزال رافضًا الدفع، فعليك سماع الأسباب وطرح أسئلة لمعرفة مدى رضاهم عن عملك وعن تعقيداتهم المالية وعن أي شيء قد يساهم في رفضهم للدفع، وبمجرد أن تعرف لماذا يرفضون الدفع، يمكنك العمل من أجل التوصل إلى حل مع العميل، وضَعْ في الاعتبار أن كل عميل هو مجرد شخص، ومعظم الناس منطقيون ومستعدون للعمل من أجل التوصل إلى حل إذا زودتهم بالفرصة للقيام بذلك.

وعندما يتجاهل العميل الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية المتعلقة بالفاتورة، عليك أن تكون أكثر ثباتًا وحزمًا وأن توجه له إنذارًا نهائيًّا بإيقاف التعامل حتى يتم الدفع في مدة يتم تحديدها في الإنذار، مع إرسال نسخة من العقد الأصلي مشيرًا إلى تصعيد الموقف إذا بقيت الفاتورة متأخرة.

الاستعانة بجهات خارجية

إذا فشلت جميع المحاولات المتكررة للاتصال بالعميل، فقد حان الوقت لاستدعاء المساندات الخارجية للحصول على الأموال التي تستحقها بمساعدة بعض الخيارات:

1. مكاتب التحصيل: وهي شركات متخصصة في استرداد ومتابعة الديون، بحيث تتولى هذه المكاتب مهمة المتابعة مع العميل، باستخدام أساليب مجربة وحقيقة لإمكانية دفع المتأخرات.

2. المحامون: في حين يمكنك رفع دعوى قضائية ضد العميل الذي تجاهل الدفع، أن تضع بالاعتبار الوقت والمال المرتبطين بمقاضاة العميل، فقد لا تتحمل الشركات الصغيرة هذا الأمر.

ويجب عليك أن تقوم بتحليل الأمر من ناحية التكلفة الإجمالية سواء المالية والعاطفية والوقت والمجهود وما إلى ذلك، فكل ما عليك فعله هو التعلم من الدروس ووضعها في نظام العمل بحيث لا تتكرر مرة أخرى، ومع ذلك إذا كان العميل مدينًا لك بمبلغ كبير جدًّا ورفض دفعه لك أو عن طريق مكاتب التحصيل استنادًا إلى شروط العقد أو الفاتورة، فقد تكون هناك ضرورة لدفع دعوى قضائية.

للمزيد حول ريادة الأعمال

• ٥ حقائق مخيفة حول ريادة الأعمال وصناعة الثروة
• عشرة أمور تتحقق في ريادة الأعمال الناجحة
• كيف تصيغ فاتورة لخدماتك كمترجم مستقل؟