كيف تصيغ فاتورة لخدماتك كمترجم مستقل؟  

الهدف الأساسي لفاتورة الترجمة هو الحصول على المقابل المادي لخدماتك سواء ترجمة أو تدقيق أو مراجعة وما إلى ذاك، ومن أجل هذا الغرض يجب أن تحتوي فاتورتك على البيانات اللازمة وأن ترسلها إلى الشخص المناسب المنوط به دفع الفواتير.

وفي هذا المقال ستتعرف على العناصر الأساسية الواجب توافرها في كل فاتورة، وطريقة صياغة الفاتورة، وبعض النصائح عن إعداد الفواتير لكي تضمن حصول عملائك على المعلومات التي يحتاجون إليها بالضبط للموافقة على فاتورتك وتحديد موعد دفعها.

العناصر الأساسية لفاتورة الترجمة المهنية

1- بياناتك

يجب أن تذكر في فاتورتك: اسمك، إيميلك، رقم هاتفك وكيفية الاتصال بك، ويمكنك ربطها بموقعك الإلكتروني والشعار (اللوجو) إن وُجِد.

2- بيانات عميلك

يجب أن تذكر في الفاتورة اسم العميل/الشركة وكذلك اسم الشخص المنوط به دفع الفواتير أو ذكر اسم الشخص الذي تعاملت معه، هذا سيسهل على عميلك المتابعة داخليًّا ويساعد في الموافقة على فاتورتك على الفور.

استفسر من عميلك في بداية المشروع الجهة التي سيتم إرسال فاتورتك إليها، وكيفية الإرسال وموعده، وما هي الأرقام المرجعية التي يتعين إدراجها.

تحدث معظم التأخيرات في الدفع بسبب عدم توضيح التفاصيل الدقيقة التي يحتاجها الشخص المنوط به إرسال مبلغ الفاتورة.

3- الترويسة

يجب أن تظهر كلمة “فاتورة” في مكان بارز لكي يكون من الواضح ما هو مستندك بالضبط.

4- رقم الفاتورة

يمكنك اختيار نظام ترقيم الفاتورة الذي يناسبك، الطريقة الشائعة للترقيم هي:

• التاريخ + الرقم
• فمثلاً الفاتورة رقم (77) في يناير (2019م) يكون رقمها (190177) وهناك العديد من الطرق الأخرى أيضًا

5- تاريخ الفاتورة

توضيح تاريخ الفاتورة من الأمور المهمة جدًّا لكي يكون من السهل العثور عليها، فغالبًا ما يقوم العملاء بجدولة الفواتير المعتمدة للدفع بناءً على هذا التاريخ، لذلك ينبغي أن تكتب التاريخ بوضوح وفي مكان يسهل رؤيته، إذا لم يتمكن عملاؤك من رؤيته بسرعة وسهولة فقد يقومون بجدولة فاتورتك بعد شهر إضافي.

إذا كنت تقوم بإعداد فاتورة في بداية الشهر الحالي لوظيفة منتهية في الشهر المنتهي للتوّ فتاريخها ينبغي أن يكون في الشهر الماضي وليس الحالي.

6- طريقة الدفع

حدد طريقة الدفع (هناك العديد من الخيارات)، ووضح كيف يمكن لعملائك أن يدفعوا لك مقابل خدماتك شيكًا، بطاقة ائتمان، PayPal، إلخ. وقدّم كل التفاصيل التي يحتاجونها لكل طريقة.

7- صِف العمل الذي قمت به

وضح العمل الذي قمت به ترجمة، مراجعة، تدقيق …إلخ، حدد الزوج اللغوي، اسم الملف، نوع الملف، عدد الكلمات، سعر الخدمة (الريت) كل هذا من شأنه أن يسهل على العميل إيجاد فاتورتك واعتمادها

8- المجموع

إذا قمت بعدة أعمال في الشهر لعميل معين يتم إدراجها في الفاتورة وحساب مجموعها، تأكد من التحقق من جميع الأوصاف والبيانات والمبالغ قبل إرسال أي فاتورة، يمكنك كتابة عبارة شكر لعميلك تعبر عن سعادتك بالعمل معه، واعلم أن العميل الذي عملت لديه يمكن أن يطلب خدماتك مرة أخرى لذلك يمكنك تخصيص قسم في الفاتورة لتسويق خدماتك وتسليط الضوء على ما يميزك

وهنا يبرز سؤال مهم، لماذا يجب أن تكون الفاتورة احترافية؟

الكثير من المترجمين لم يفكروا يومًا أن الفاتورة يمكن استخدامها كوسيلة للتسويق، إن الفاتورة لها دور في إظهار مهنيتك واحترافك خاصة عندما يكون عميلك مصدرًا للعمل المستمر، واعلم أن الفاتورة قد تعطي انطباعًا سلبيًا عنك في الحالات التالية:

•  الفاتورة غير المنظمة قد تعطي انطباعًا عنك بأنك شخص فوضوي.
• عدم كتابة البيانات الأساسية في الفاتورة قد يشير إلى عدم اهتمامك بالأمور الرئيسية في ترجمتك.
• كتابة وصف غير كافٍ عن العمل الذي قمت به قد يشير إلى أنك لا تولي اهتمامًا بالتفاصيل.
•  الفاتورة غير المنسقة بشكل جذاب قد توحي بأن ترجماتك أيضًا سيئة التنسيق.

وبالطبع لا يريد أي عميل تقديم المزيد من العمل للمترجم الذي تشير فواتيره إلى أنه يفتقر إلى الصفات اللازمة لإنتاج ترجمات بجودة احترافية، وعلى العكس من ذلك الفاتورة المعدة بشكل جيد تعطي انطباعًا إيجابيًا، فإرسال فاتورة جذابة ومعروضة جيدًا تحتوي على جميع المعلومات المطلوبة تشهد بأنك منظم وتهتم بالتفاصيل وتقدر قيمة الجودة المهنية.

كيف أعد نموذج فاتورة احترافية؟

من أجل إنشاء فاتورة احترافية يمكنك أن تختار النموذج المناسب عن طريق البحث على شبكة الإنترنت عن قوالب جاهزة لفواتير الترجمة والمصممة خصيصًا للمترجمين المستقلين (مثل هذا الموقع)، أو يمكنك إنشاؤها بنفسك على برنامج إكسل مثلاً.

إليك أيضًا

• أسرار شركات الترجمة والمترجمين: كيف نضمن جودة الترجمة؟
• للعملاء والمترجمين كيف تحدد سعر الترجمة
• تطبيق ترجِم أول منصة عربية لتدريب المترجمين مجانا