أفضل 8 إستراتيجيات لقائمة مهام فعالة

إستراتيجي الإنتاجية القديمة الموجودة هي قائمة المهام الكلاسيكية والفعالة، ولسبب وجيه، إنها إحدى أكثر الطرق إنتاجية لك وللآخرين لإنجاز أي شيء. سواء كانت قائمة ذهنية أو شيء تكتبه، فإن قائمة المهام هي أداة إنتاجية أساسية. في الوقت نفسه ، تعد واحدة من أكثر أدوات الإنتاجية إرباكًا. وكثير من الناس يؤيدون هذا لأسباب مختلفة ولا يعتقدون أن قائمة المهام مفيدة، لكن من الممكن أنك لا تقوم أنت والأشخاص الآخرون بإعداد قائمة مهام فعالة، لذلك سنستعرض هنا كيفية إنجاز واحدة بشكل صحيح.

أفضل 8 إستراتيجيات لقائمة مهام فعالة

1. كسر القائمة إلى جزأين

الإستراتيجية الأولى هي تقسيم القائمة إلى قسمين. يسمى هذان الجزءان بالمهام اليومية والمهام الواجبة. فالمهام اليومية هي التي تريد تطويرها بشكل أكبر. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن تعتاد على ممارسة الرياضة في الصباح، فقد تكون المهمة اليومية هي اتباع روتين تمرين مدته 15 دقيقة أو المشي لمدة ساعة. أما مهامك الواجبة هي مهام غير يومية تحتاج إلى إنجازها في مرحلة ما ربما تحتاج إلى إعداد تقرير في العمل أو تقديم عرض تقديمي ويمكنك وضع ذلك في عمود المهام .

2. ضع حدًّا على العناصر

إذا وجدت أن تقسيم قائمتك إلى قسمين أكثر من اللازم، فسأقترح أن يكون الإيجاز فضيلة عند إعداد هذه القوائم، حيث يمكنك تعيين أي عدد من العناصر، ولكن المفتاح هو أن لديك حدًّا معينًا في الاعتبار. فبعض الناس ليس لديهم أكثر من سبعة بينما البعض الآخر لا يزيد عن ثلاثة. لذلك افعل ما يجعلك تشعر بالراحة حتى تعطي لأولوية للعناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك قبل انتهاء اليوم.

3. التعامل مع المهمة الأكبر

قد تشعر أنك مضطر للقيام بالمهام الأسهل أولًا قبل الشروع في المهمة الأكبر، ولكن المشكلة هي أن حتى المهام السهلة تستنزف طاقتك. علاوة على ذلك، إذا كان لديك مهمة كبيرة حقًّا لإكمالها، فستكون هناك احتمالات بأن تكون في ذهنك على مدار اليوم. هذا يعني أنك تنفق المزيد من الطاقة بمجرد التفكير في الأمر. لذلك أبدًا بالمهمة الأكبر أولا.

4. قم بإنشاء قائمة “تم” 

هناك طريقة أخرى مثيرة للاهتمام يجب مراعاتها وهي الحصول على قائمة “تم”. هذه قائمة بالمهام التي أكملتها من قائمة المهام الخاصة بك. يجد العديد من الأشخاص أنه من المرضي مجرد شطب عنصر من قائمتهم والانتهاء منه، ولكن اعتمادًا على ما تضعه في هذه القوائم، قد تكون القائمة المنجزة ملهمة.

5. إضافة عناصر الألعاب إليها

إذا لم يكن القلم والورق هو الشيء المفضل لديك عند إعداد قوائم المهام، فهناك العديد من التطبيقات التي يمكن أن توجهك أيضًا. فجمال تطبيقات قائمة المهام يكمن في وجود مساحة أكبر للإبداع، ويقوم بعض المطورين بدمج الألعاب فيها أيضًا.

على سبيل المثال، لدى Todoist نظام إنجاز حيث يكسب الأفراد شارات أثناء إكمالهم المزيد من المهام.و هناك أيضًا Bounty Tasker، مما يجعلك تشعر أن مهامك هي مهام جانبية في لعبة فيديو.

6. أعط نفسك المواعيد النهائية

إنها فلسفة قديمة لا تزال صحيحة مع كيفية إنتاجنا. على سبيل المثال، لنفترض أنك مكلف بكتابة تقرير، ولديك أسبوع للقيام بذلك. من المحتمل أن تعمل عليها بثبات طوال الأسبوع. أو إذا كنت مسوفًا، فسوف تؤجله حتى الليلة السابقة وتنتهي منه.

ولكن ماذا لو أعطيت نفس المهمة ولم تخصص سوى ساعة لإكمالها؟ من المحتمل أن تنجز التقرير، لكنك ستعطي الأولوية للنقاط الرئيسية المهمة وتسليط الضوء عليها بدلًا من ملئها بحشو غير ضروري.

بيت القصيد من هذا هو أنه مع أهدافك والعناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك، فإنك تريد أن يكون لديك مواعيد نهائية. عندما يتعلق الأمر بقوائم المهام، فإن اقتراحي هو أن تمنح نفسك يومًا لإكمال المهام حيث يعتبر هذا الضغط والحافز كافيين لك للعمل بجد عليهم.

7. اكتب المهام وليس الأهداف

يجب أن يكون لديك قوائم منفصلة لمهامك وأهدافك. فالفكرة هي عدم وضع أهداف في قائمة المهام الخاصة بك على الإطلاق، بينما يمكن أن تساعدك المهام في الوصول إلى أهدافك، فإن الأهداف هي رغبات أكبر وليست شيئًا يمكنك تحقيقه على مدار اليوم. على سبيل المثال، “تعلم التحدث بالفرنسية” هدف؛ ومع ذلك، يمكنك تقسيم ذلك إلى مهمة عن طريق قول “قراءة المحتوى الفرنسي لمدة 15 دقيقة” أو “مشاهدة فيلم باللغة الفرنسية”.

8. قياس وقتك

آخر إستراتيجية يمكن أن تساعدك هي قياس وقتك. كم من الوقت تستغرق لإنهاء مهمة معينة؟ لست بحاجة إلى البحث عن تفاصيل محددة، ولكن حدد نقطة توقيت لنفسك على مدار الأسبوع واحصل على متوسط ​​الوقت الذي تقضيه في هذه المهمة فبهذا فيمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل لأنك تعرف تقريبًا مقدار الوقت الذي ستستغرقه لإنجاز كل شيء.

وفي الختام عزيزي القارئ إن بناء قائمة مهام فعالة ليس بالسهولة التي يبدو عليها، فهناك بعض الإستراتيجيات الفريدة التي يمكن تجربتها. لذا كل ما عليك القيام به هو الاستمرار في بذل الجهد والتجربة وإعادة التقييم عند الضرورة. لذا ابدأ بقوائم مهامك اليوم ولا تتردد.

إليك أيضًا

• قائمة المهام: هل هي الطريقة المثلى للإنتاجية؟
• 9 إستراتيجيات لإدارة الوقت بشكل مؤثر وفعّال
• ما الوقت المناسب لبدء مشروع تجاري صغير؟