قائمة المهام: هل هي الطريقة المثلى للإنتاجية؟

هل قوائم المهام طريقة جيدة لتسجيل المهام التي يجب إكمالها، حتى لا تنسى القيام بها أم أنها قد تكون سببًا في الإلهاء؟

111 قارئ

أدوات أكثر فعالية من قوائم المهام
1. بيان المهمة الشخصية
2. مراجعة مواضع الطاقة والتركيز
3. صديق مسؤول (أو تطبيق يُحاسبك)
4. أسئلة يومية

ربما تكون قوائم المهام طريقة جيدة لتسجيل المهام التي يجب إكمالها، حتى لا تنسى القيام بها. لكن بالنسبة للكثيرين منا، قد تتحول إلى مصدر إلهاء. من السهل وضع قائمة لا تنتهي من الأعمال الروتينية والمشاريع التي تجعلك مشغولاً للغاية بحيث تتجنب القيام بمشاريع “حقيقة” تؤدي لنقلة نوعية في حياتك المهنية. يبدو ذلك مألوفًا، صحيح؟ يقول شون كوفي،ابن الكاتب الراحل ستيفن كوفي، والذي أضاف رؤى جديدة للطبعة الثلاثين القادمة من الكتاب الكلاسيكي “العادات السبع للناس الاكثر فعالية” الذي ألّفه والده: “إذا كان كل ما تعيش فيه هو قائمة مهام يومية، فإنك ببساطة ستدير أزمات ولن تنجز بالضرورة ما هو أكثر أهمية”

أدوات أكثر فعالية من قوائم المهام

إذا كنت ترغب في تحقيق إنجازات عوضًا عن مجرد شطب “مهمة” من “قائمة لا تنتهي”، ففكر في هذه الأساليب الستة التي يمكن أن تساعدك:

1. بيان المهمة الشخصية

يقول شون كوفي: إن الأسلوب الأفضل لإدارة وقتك وإنجاز المهام هو البدء في تطوير بيان المهمة الشخصية، والذي يعد بمثابة دستور شخصي: “لا يجب أن يكون طويلًا أو متعمقًا، يكفي أن يجسد كل ما تدور حوله. بعبارة أخرى: أن تعبّر عن نقطة البداية بها مع وضع النهاية نصب عينيك”. يقترح كوفي التخطيط لوقتك على أساس أسبوعي، بدلًا من القيام بذلك يوميًّا، وتحديد أعلى أولوياتك لهذا الأسبوع. عندما تجمع بين مهمتك الشخصية وأولوياتك القصوى، فإن الأشياء التي تقوم بها كل يوم سوف تتماشى مع ما يهمك أكثر.

2. مراجعة مواضع الطاقة والتركيز

تكمن مشكلة قوائم المهام في أنها تلقي بجميع أنواع المهام في مجموعة واحدة، معتقدة أنه يمكنك الانتقال من واحدة إلى أخرى دون أي مشكلة. لكن اهتمامنا وتركيزنا لا يعملان بهذه الطريقة، كما تقول (مورا نيفيل توماس – Maura Nevel Thomas)، مؤلفة كتاب “إدارة الانتباه”: كيفية تحقيق النجاح واكتساب الإنتاجية كل يوم – Attention Management: How to Create Success and Gain Productivity Every Day. حيث تقترح تقسيم المهام إلى فئتين: “المهام التي تتطلب اهتمامًا منخفضًا” و”الأخرى التي تتطلب اهتمامًا شديدًا”. ثم اقض يومك في القيام بأشياء تتناسب مع طاقتك.

على سبيل المثال: يمكن أن تتضمن المهام التي تتطلب اهتمامًا منخفضًا مسح إشعارات التواصل، مثل” النصوص ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية، ويمكن أن تتضمن مهام الاهتمام الشديد كتابة مقال أو وضع الميزانية. يمكن أن يساعدك كونك متيقظًا ومطابقة المهام التي تحتاج إلى إنجازها بمستوى انتباهك على القيام بالمزيد في وقت أقل. تقول (مورا): “إذا كنت تسكن مع شخص بالغ، فاجعل الاهتمام بالأطفال على شكل (وارديات)، وأدِّ مهام الانتباه المنخفض عندما تكون مسؤولًا عن الأطفال، ومهام الاهتمام العالي عندما يكون شريكك مسؤولاً عنهم.
أما إذا كنت تعيش وحيدًا (أو كنتِ ربة منزل)، فاعملي في مهام الاهتمام الشديد عندما يكون الأطفال بالخارج، أو مشغولين بمقطع فيديو، أو يأخذون قيلولة.”

3. صديق مسؤول (أو تطبيق يُحاسبك)

أداة إنتاجية قوية أخرى هي صديق المساءلة الذي يمكن أن يكون مثالًا جيدًا للعمل المركز.
تقول (هيلاري ريتيج – Hillary Rettig)، مؤلفة العديد من الكتب الإنتاجية: يعمل أصدقاء المساءلة كحافز لإنجاز ما تخطط للقيام به في اليوم من خلال منعك من التهرّب. إذا لم يكن لديك شخص تعتمد عليه، توصي ريتيج بتطبيق Focusmate، وهو تطبيق يقرنك بشريك مسؤول عن جلسة عمل مشتركة افتراضية مباشرة حتى تظل في المهمة.

تقول ريتيج: “يساعد برنامج Focusmate في حل إحدى المشكلات والمفارقات المركزية في العمل الإنتاجي، حيث تتطلب العديد من المهام العزلة للتفكير والتركيز، ولكن في نفس الوقت نحن مخلوقات اجتماعية لا تميل إلى التعامل بشكل جيد مع العزلة.” يؤتمت برنامج Focusmate عملية العثور على شريك، ويوفر الوصول إلى مجتمع عالمي من الأصدقاء المجتهدين.

4. أسئلة يومية

يظل مستشار القيادة، (جونز لوفلين – Jones Loflin) ، مؤلف كتاب “النمو الدائم – Always Growing”، على المسار الصحيح ومتحفزًا بإنهاء يومه بالإجابة على الأسئلة اليومية.

يقول: “أحب فكرة مدرب الأعمال الشهير (مارشال جولدسميث – Marshall Goldsmith) حول فكرة الأسئلة اليومية: تحضّر عددًا من الأسئلة التي تريد أن تطرحها على نفسك في نهاية كل يوم للتأكد من أنك تركز على الأشياء الصحيحة. ثم تقيّم نفسك بناءً على أدائك”.

على سبيل المثال: أحد الأسئلة التي يطرحها لوفلين على نفسه هو:”هل بذلت قصارى جهدي لاستثمار (15) دقيقة على الأقل في تنمية علاقة أقوى مع شخص ما؟”

يقول: “لدي أسئلة تتعلق بالمجالات الرئيسية الثلاثة في حياتي: العمل والذات والعلاقات. أغير الأسئلة حسب الحاجة؛ لأنني قادر على المنافسة، أريد الحصول على أعلى درجة ممكنة كل يوم، لذا فإن الأسئلة تبقى في ذهني طوال اليوم”