أهم 10 مسببات لضياع الوقت في مكان العمل [بعضها مفاجئ]

إدارة الوقت أصبحت واحدة من أهم أنواع الإدارة في العصر الحديث حيث أدى التسارع الهائل في الإنتاج المعرفي والتطور المطرد للتكنولوجيا وظهور الكيانات الاقتصادية العملاقة والشركات متعددة الجنسيات وزيادة التنافسية في الأسواق العالمية إلى ارتفاع قيمة الوقت والاهتمام بدراسة هذا المورّد الهام وإدارته بصورةٍ مثلى تمكن من استغلاله كيفما يجب، فلإدارة الوقت مخرجات مادية ملموسة ومعنوية منظورة.

المخرجات المادية تتمثل في زيادة الإنتاج وارتفاع حجم المنجزات خلال فترة زمنية مثالية عطفًا على التقنيات والنظم الإدارية المتبعة. أما مخرجاته المعنوية فهي انعكاس نفسي مباشر لارتفاع حجم المنجزات كمًا ونوعًا. هناك أسباب كثيرة لها أثر كبير في ضياع الوقت وتبديده، وبتلافيها ينتهي هذا الإشكال المزعج لملّاك وقادة المؤسسات والشركات .

أهم ١٠ مسببات لضياع الوقت 

1 . الافتقار للتخطيط

يعتبر التخطيط الجيد من أهم العناصر العلمية لاستغلال الموارد بالصورة المثلى، ومن أهم هذه الموراد مورد الزمن أو الوقت، ويظهر ذلك جليًا فيما يُعرف بإدارة المشاريع والمسار الحرج لتحقيق المنجزات.

2. عدم تحديد الأولويات

لإنجاز أي عمل بالسرعة المطلوبة والجودة المرجوة لا بد من ترتيب الأولويات من الأهم إلى الأقل أهمية ومن العاجل إلى العادي ومن ذي القيمة العالية إلى الأدنى قيمة، ووضع جدول بذلك ليساعد في إنجاز العمل المطلوب خلال مدى زمني مناسب.

3. التعقيدات الإدارية

واحدة من أخطر عوامل تبديد الوقت التعقيدات الإدارية والمماطلة والبيروقراطية الرتيبة التي تأخذ وقتًا كبيرًا في إنجاز معاملات بسيطة.

4. الزيارات العارضة

تُعد الزيارات الودية (غير الرسمية) غير المجدولة واحدة من مضيعات الزمن حيث أن اقتطاع وقت من عمل الموظف أو المدير في الدردشة الجانبية وأداء واجب المجاملة لزوّار يترتب عليه مفاسد ليست بالقليلة على سير العمل.

5. الأعمال الكتابية

في حالة الضغط العالي وكثرة الملفات يصبح أمر الكتابة من الصعوبة بمكان حيث أن الوقت الذي يستغرقه الموظف أو العامل في إعداد وصياغة نص كتابي قد يتسبب في تأخير إنجاز بعض الملفات وقضاء بعض الأعمال الأكثر أهمية.

6. الافتقار إلى التفويض

يُعد التفويض واحدا من أنجع الوسائل لاستغلال الوقت وإنجاز العمل والافتقار إليه يعني بالضرورة تراكم مهام وضغط عمل إضافي يتسبب في التوهان وتبديد الوقت، بالتفويض نخلق خلايا عمل متعددة على التوازي حيث تمضي كل الأعمال جنبًا إلى جنب.

7. الاجتماعات

لا شك أن الاجتماعات هي جزء مهم جدًا في أداء الأعمال حيث يكون التنسيق والتخطيط والتشاور وتوزيع المهام، ولأهميتها جعلت لها أجندة وقاعات وأثاثات، لكن وبمثل ما للاجتماعات من أهمية فإن لها آثار سلبية أحيانًا على سير العمل إذ لا بد أن تكون الاجتماعات ذات جدوى وألا تأخذ وقتًا طويلًا وأن لا تأتي على حساب الموظفين أو العملاء وألا تكون هروبًا من العمل المكتبي كما يحدث في كثيرٍ من المؤسسات في أغلب بلداننا، يفضّل أن تكون الاجتماعات في نهاية الدوام أو بعده إن أمكن حتى لا تتسبب في تبديد وقت جميع الأطراف.

8. تأجيل القرارات

يُعد التسويف في اتخاذ القرارات المصيرية التي يتوقف عليها سير العمل واحد من مسببات ضياع العمل، حيث يؤدي التردد في اتخاذ القرارات إلى تأخير الخطوات التالية في إنجاز أي عمل، هذا الأمر يتطلب اختيار الشخص المناسب للمكان المناسب، وعملية اتخاذ القرار هي واحدة من أهم مميزات القادة والمديرين الناجحين حيث أن المقدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب تسهم في نجاح الأعمال بنسبةٍ كبيرة.

9. المكالمات والمحادثات الجانبية

تشكّل المكالمات الهاتفية غير المجدولة واحدة من مسببات ضياع الوقت، حيث تكون في الغالب مواضيع انصرافية ومجاملات لا طائل من ورائها وقد تحمل أحيانًا أخبارًا غير سارة تؤثر على نفسيات الموظف وأدائه كما أن المحادثات الجانبية كالنميمة ونقل الأخبار والتحايا المطوّلة ينتج عنها تبديد فعلي ومباشر لمورد الوقت.

10 . مواقع التواصل الاجتماعي

تُعد مواقع التواصل الاجتماعي من أخطر تبعات التطور التكنولوجي ولا يمكن إنكار فوائدها الكثيرة إلا أن استغلالها أثناء ساعات العمل الرسمي وبصورةٍ مستمرة وإدمانها يؤدي حتمًا إلى إهمال الواجبات العملية والانصراف للدردشة مع الأقران في مواضيع انصرافية لا تخدم سير العمل بأي شكلٍ من الأشكال، لذا لا بد من الانتباه لهذا الأمر من جانب الرؤساء والمرؤسين.