4 نصائح تُشجع على التواصل بين الموظفين

هل سبق لك وأن عقدت اجتماعًا لتجد نفسك المتحدث الوحيد فقط؟ هل يتردد فريق عملك في مشاركتك أفكارهم؟ اليوم سنتحدث عن كيفية إنشاء جوّ تفاعلي يتم التشجيع فيه على تبادل الأفكار. من المؤسف أن هذا يحدث في كثيرٍ من الأحيان أكثر مما كنا نودّ الإفصاح به. 

في العديد من المنظمات يتخوّف الموظفين من التحدث، إنهم يخافون أن أفكارهم ستُقابل بالرفض أو أن حياتهم المهنية ستنقلب رأسًا على عقِب نتيجةً لإبدائهم اقتراحًا معينًا، خاصةً إذا لم تعمل اقتراحاتهم في نهاية المطاف على الوجه المطلوب.

4 نصائح تساعدك على جعل الموظفين يتحاورون معك

١- اترك المجال للموظفين بالتحدث قبلك

إذا كنت تريد من موظفينك أن يشاركونك أفكارهم، دعهم يتحدثون أولًا. اطرح لهم المشكلة واسألهم عن أفكارهم لحل هذه المشكلة بدلًا من طرح فكرتك وانتظار ردودهم اتجاهها واسألهم عن ماذا يعتقدون أولًا.

مثلًا:

إذا قلت “لقد تأخرنا عن الموعد المحدد لنا عدة أيام وشريكنا قلقٌ حيال ذلك. ماذا يمكن لنا أن نفعل لنضمن أننا سننجز المطلوب في الموعد النهائي؟ أعتقد أننا نحتاج إلى استقطاب بضع أشخاص أكثر. أي أفكار أخرى؟” من المحتمل أن يكون لدى موظفينك أفكار أخرى أكثر من مجرد استقطاب أشخاصًا أكثر، لكن ما لم تكن قد أنشأت ثقافة يتم فيها التشجيع على طرح الأفكار، فأنت تقوم فقط بإنهاء الاجتماع عن طريق طرح أفكارك أولًا.

لذا وبدلًا عن ذلك، جرب شيئًا من هذا القبيل:

“لقد تأخرنا عن الموعد المحدد لنا عدة أيام ونحتاج للحاق بذلك”. جلبتكم إلى هنا لأنكم الأشخاص الذين تقومون بالعمل. أحتاج منكم أن تخبروني ماذا يمكننا أن نفعل للعودة إلى العمل على المسار الصحيح”. افتتاحيةً كهذه ستشجع على اقتراحات واقعية من أعضاء فريق العمل لأنهم يشعرون بأنهم مخولين لحل هذه المشكلة. في نهاية الاجتماع، ستكون لديك خطة في مكانٍ ما يكون الجميع فيه قدموا مشاركتهم واتفقوا عليها.

٢- كن متفتح الذهن

إذا شاركك شخصًا آخر فكرة مختلفة عن الفكرة الخاصة بك، كيف تكون ردة فعلك؟ هل تدافع عن أفكارك أولًا؟ إذن هذه طريقة مؤكدة لإيقاف تدفق الأفكار. عندما يقول لك شخصًا ما “أعتقد أنه يجب علينا تنفيذ الخطة بشكلٍ مختلف” لا ترد بقول “لماذا؟ ما المشكلة في الطريقة التي نقوم بتنفيذها الآن؟” عن طريق التلفظ بردودٍ كهذه، أنت تخلق جو من العداوة. 

لا ينبغي لك أن ترى الأفكار المخالفة لأفكارك كنوعٍ من الهجوم. إذا كان الموظف شُجاعا بما يكفي ويشاركك فكرة تحث على التغييّر، استمع له. كما أنها فرصة عظيمة لتقول “إنها فكرةٌ ممتعة! لنجلب غدًا صباحًا القهوة لتخبرني أكثر عنها”.

٣- شجّع على الابتكار

مع ذلك، غالبًا ما يكون الموظفون الجدد هم الذين يدخلون المؤسسة بوجهات نظرٍ جديدة تجعلهم قادرين بسرعة على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. قد يكون لديهم أيضًا حلولًا من خلال تجربتهم السابقة ويكونون قادرين على الخوض في تحدٍ جديد (لهذا السبب اتخذوا المنصب الجديد للبدء معه).

مع ذلك، نظرًا لأنهم التحقوا للتو إلى قائمة المجموعة، لم تتح لهم الفرصة لبناء المصداقية والثقة وحسن النية بعد. أحيانًا يكون هناك موظفين متمرسين ولديهم أفكار ولكنهم لا يشعرون أن بإمكانهم طرحُها لأن المخاطر عالية جدًا.

ضع عملية يكون فيها الموظفون قد شُجعوا بقوة (وضع حوافز إن أمكن) لإبداء الاقتراحات. كن متأكدًا من مراعاة جميع الأفكار في البداية بدون مراجعة من قدّمها أولًا. ما زلت أتذكر عندما كنت شابًا متدربا في (IBM) حيث كان لديهم برنامجًا كهذا. كان جميع الموظفين شُجعوا لتسليم مقترحاتهم للتحسين. 

إن نُفذت الفكرة يُعطى الموظف مكافأة نسبة صغيرة من الأموال التي تم توفيرها. اقترح واحد من زملائي المتدربين أنه بدلًا من استخدام خدمة البريد التقليدي لتوصيل المستندات العالمية، يجب على (IBM) النظر إلى الخدمة التقنية الجديدة التي تسمى (البريد الإلكتروني).

لا أتذكر بالضبط الرقم الذي أعطاه، لكنه كان ساهم بالحفاظ على عشرات الآلاف من الدولارات لصالح الشركة. لذا يمكنك أن تتخيل كمية المال التي وفرته الشركة بواسطة فكرةٍ واحدة.

٤- نفّذ أفكارهم

لا يحتاج القادة إلى سماع الأفكار فقط، لكن أن تُنفذ أيضًا والتعرف على الفرد الذي ساهم بتنفيذها. في الحقيقة، إن أمكن الأمر، دع هذا الشخص يأخذ شارة القيادة أو على الأقل يساعد في تنفيذ الفكرة. عندما يأتي الموظف باقتراحٍ عظيم وصالحٍ للاستعمال، لماذا لا نساعده لجعلهِ ناجحًا؟ اسمح للشخص بالتدخل كلما كان ذلك ممكنًا، أرشِده، زوده بمستشارٍ وفريق.

مع ذلك، لا تضع المهمة أبدًا على عاتق الشخص الذي لا يملك المعرفة الضرورية. فكر بها تمامًا كشخصٍ لديه منشار وشجرة ويُطلب منه بناء بيت في يومٍ واحد. من المستحيل أن يحدث! وبدلًا من ذلك، أعدّهم للنجاح.

لا تقل فقط “عظيم! اجعلها تحدث!” ما لم تتوفر للموظف الأدوات الفعلية للقيام بها. إذا قمت بإعداد موظفيك بطريقةٍ فاشلة فلن يمتنعوا عن مشاركتك أفكارهم وحسب، بل لن يشاركوا زملاء العمل أيضًا.

الخلاصة.. إذا كنت ترغب في مشاركة الموظفين لأفكارهم فعليك أن تدع موظفيك يتحدثون أولاً وعليك أن تكون متفتح الذهن وعليك أن تكون مشجعًا لهم.

إذا كان الموظفون يعبرون عن أفكارهم أو يقتربون منك بمحض إرادتهم، فلا ترد أبدًا بطريقةٍ دفاعية. يجب أن تكون مستعدًا للاستماع حقًا. إذا وجدت أن الفكرة جيدة خذها بعين الاعتبار وساهم في تنفيذها. 

تعرّف على النجاحات ولا تعاقب الإخفاقات. إذا اتبعت هذه الممارسات، فستخلق ثقافة من الانفتاح والإبداع داخل شركتك.