مشاكل قد تواجهك في إدارة مستودعات تخزين بضائع المتاجر الإلكترونية وحلولها

تتضمَّن إدارة المستودعات تنظيم كافة العمليات التي تحدث داخل المستودع، وكذلك إدارة هذه العمليات وصيانتها، وبالتالي ضمان عمل المستودع بكفاءة وسلاسة على قدر الإمكان. وعلى الرغم من أنّ العديد من هذه العمليات تخضع للأتمتة، وبالتالي تبدو بالطبع خالية من الأخطاء، ولكن بالطبع كل العمليات المرتبطة بالمستودعات قد تكون عرضة للأخطاء أو المشكلات. ووفقًا لتقرير صدر عن شركة ماكينزي في عام 2019 يتم إنفاق ما يقارب من 385 مليار دولار سنويًّا على تكاليف التخزين الإجمالية، لا يشمل هذا المبلغ ما يتم إنفاقه على تصحيح الأخطاء.

ولا شك أنّ المشكلات التي قد تحدث في المستودعات يمكنها أن تؤثر بطريقة سلبية على السرعة والكفاءة والإنتاجية التي يسير بها العمل، فالعمل بالمستودعات التابعة للمتاجر الإلكترونية عبارة عن سلسلة من الخطوات والعمليات الكاملة المترابطة، وبالتالي لا يمكن تحديد الخطأ إلا بعد أن تكتمل العملية. ولكن بالطبع مع اكتمال العملية يكون قد فات الأوان على التصحيح أو منع الخطأ أو حتى تقليل مقدار الضرر الذي حدث، ويمكننا القول إنّ المعرفة المسبقة بكافة التحديات المحتملة في عملية التخزين في المستودعات قد تساعدك في التنبؤ بالمشكلة وإيقاف الضرر قبل أن يحدث.

لذا سنناقش في هذا المقال أهم وأبرز وأكثر المشكلات شيوعًا التي تواجه المستودعات، وهو ما سيساعدك للنظر بعمق إلى طريقة عمل تلك المستودعات، ومن ثم تجنب مسبباتها، وبالتالي تفادي الوقوع في فخها.

1. التكرار العرضي

تجري أغلب المستودعات عمليات متعددة على كل عنصر، وتجتمع كل تلك العمليات في شكل مهام سبر العمل مرحلة تلو الأخرى، ولكن ماذا لو لم يكن سير العمل منظمًا؟ ما سيحدث ببساطة هو أنَّ هناك خطأ ما سيحدث ويتكرر الكثير والكثير من المرات، وحين البدء في تصحيح هذا الخطأ ستجد أنك تكلفت الوقت والجهد، لأنك ببساطة لا بد أن تعود من جديد إلى موقع المشكلة وتصلحه، وبالتالي تصلح باقي العمليات في سير العمل التي تأتي بعده.

وغالبًا ما يتكرر التكرار العرضي في المستودعات العملاقة التي تحمل بداخلها مخزون أكبر، وذلك لأن في المخازن الصغيرة يقع عبء تلبية الطلبات على شخص واحد، بينما في المستودعات الكبيرة يقوم بتلك المهمة العديد من الأشخاص، في العديد من الأماكن داخل المستودع من أجل تلبية طلبية واحدة وبالتالي هناك فرصة أكبر في وقوع الأخطاء، بينما حين يقوم بالمهمة شخص واحد فنادرًا ما يكون هناك فرصة لوقوع الأخطاء.

الآن؛ إن كنت تلاحظ تكرار تلك المشكلة في المستودع التابع للمتجر الإلكتروني، فلا بد أن تفكر في الاستثمار في التكنولوجيا، حيث إن الأنظمة التي تستخدم في إدارة المستودعات وأتمتة العمليات تسهم بشكل كبير في تقليل التكرار العرضي أثناء انتقاء الطلبات، وذلك لأن النظام هنا يستخدم الباركود لمسح المنتجات التي يتم اختيارها وإخطار النظام على الفور في حالة تكرار الكود مرتين أو أكثر.

2. تخطيط المستودع

نعم، يا للأسف، أحيانًا يتم تخطيط المستودع بطريقة فوضوية، والتخطيط الفوضوي، يا للأسف، يُعنى به ارتفاع تكاليف التخزين، وقلة الكفاءة في استخدام المساحات المتاحة، وهناك دراسة استقصائية أجرتها إدارة الخدمات اللوجيستية في 2018 تؤكد أنّ أغلب المستودعات التي تم تخطيطها بشكل فوضوي لا يُستَخدَم منها أكثر من 68% فقط من مساحة المستودع، وعلى الرغم من ذلك لا يوجد مساحات لتخزين المزيد من السلع والمنتجات، وهذا الأمر لا يعني إلا شيء واحد، وهو أن التخطيط الفوضوي أدى إلى استخدام غير فعال للمساحات.

التخطيط المثالي للمستودعات يضمن لك استخدام كل جزئية من المستودع: الأرضيات، والمساحات الرأسية، والزوايا، والأركان، وبالطبع مع ترك مساحات كافية تسمح بمرور العاملين في المستودعات. ويمكن أن تسهم الأتمتة في تقليل التكاليف المتعلقة بالعمالة، والمساعدة في تحسين وتسريع عملية الوصول إلى المنتجات، كما أنها تسهم في تصنيف أفضل للمخزون بطريقة ممنهجة من أجل ضمان تخزين المنتجات بأمان.

3. إدارة المخزون السيئة

حسنًا، لا بد أن أطرح عليك عددًا من المشكلات، ولا بد أن تفكر مليًّا قبل أن ترد، ذلك إن كنت تريد أن تعرف هل بالفعل تواجه مشكلات أم لا؛ إليك الأسئلة:

• هل تعرف أن منتج ما موجود في مكان ما غير المكان الذي يفترض أن يكون به؟
•  هل سبق واكتشفت أن المخزون الموجود في المستودع غير كافٍ، وأدى الأمر إلى تأخر الطلبات؟
•  هل رُفض طلب شراء وبعدها عرفت أن هناك سلع متوفرة من نفس الطلب المرفوض؟
•  هل تبحث عن منتج ما، ولكنك تعجز تمامًا عن إيجاده؟

إن كانت الإجابة بنعم على معظم أو كل الأسئلة السابقة فهذا لا يُعنى به إلا أمر واحد، وهو أنك لا تمتلك سجلات دقيقة لما يوجد في مخزونك، أو لا تقوم بعملية تحديث السجلات باستمرار ووفق لدراسة أجرتها Wasp باركود تكنولوجيز فإن 43% من الشركات الصغيرة إما لا تتبع المخزون لديها، أو تستخدم الطرق اليدوية في تسجيل المنتجات، في حين أجرت شركة بيبولفوكس استطلاعًا أكد أن 34% من الشركات التي سبق وأخرت شحن منتجات تم طلبها كان بسبب الأخطاء البشرية التي تحدث في حالات التخزين والتسجيل يدويًا، أو استخدام برامج لإدارة المستودع قديمة.

الحل هنا يجب أن يكون بالتحول إلى الطرق الأحدث، وإلى الأنظمة التي تضمن الإدارة في الوقت الفعلي النموذجي، عن طريق جمع البيانات من خلال الباركود وإرسال البيانات إلى البرنامج من أجل الفهرسة والتتبع والجرد.

4. ضعف الاستعدادات الموسمية

هناك أوقات على مدار السنة يتكرر فيها طلبات معينة في كل عام، وبالطبع لا يمكن أن ننسى بعض الأعياد والمناسبات التي تعد الأكثر أهمية لدى المتاجر الإلكترونية مثل: عيد الأم، أو عيد رأس السنة، وهذه المناسبات أو الأوقات تشهد تدفقًا كبيرًا في الطلبات الكثيرة والمفاجئة، والتي في حال لم يكن النظام جيدًا قد تؤدي إلى ضرر كبير للغاية، حيث إن المستودع الخاص بك لا يمكنه استيعاب كل تلك الطلبات والتعامل معها بدقة، وهو ما قد يؤدي إلى اختفاء المنتجات وإلغاء الطلبات، وهو ما قد يكلفك عملاء وبالتالي أرباح.

هنا لا بد أن يكون هناك استعداد لكل المواسم المنتظرة أو المتوقعة، وذلك من خلال تطبيق بعض الخطوات المهمة، ومن أهمها:

•  التواصل بشكل مستمر مع الشركات المصنعة والموزعين وتجار التجزئة.
•  تتبع الأخبار الرائجة ومنصات التواصل الاجتماعي لمعرفة المزاج العام للجمهور.
•  التنبؤ بالاحتياجات المتكررة في المواسم التقليدية.
•  ترتيب المنتجات لكل موسم لكي تخرج بشكل أسرع وأكثر كفاءة وفاعلية.
•  استخدام أنظمة التشغيل الآلية والأجهزة المساعدة قد يكون ممتازًا في تلك الأوقات.

5. إدارة الطلبات غير مرضية

إدارة الطلبات هي واحدة من أهم العمليات التي تحدث داخل المستودع، وبالطبع هي العملية التي على الأغلب ما تكون عرضة لأكبر قدر من الأخطاء، وإدارة الطلبات تبدأ من اللحظة التي يتم فيها استلام طلب العميل، وبعدها انتقاء المنتجات المناسبة، ومن ثم تعبئة تلك المنتجات، وشحن المنتجات إلى العميل، ومتابعة عمليات ما بعد البيع مثل عملية الاسترجاع إن لزم الأمر، وبالتالي أي خطأ في أي مرحلة من تلك المراحل يعني أن سير العملية بالكامل مهدد، ما يعني بالضرورة أنّ هناك مشكلة، وأن العميل لن يحصل على طلبه، أو سيصل الطلب متأخرًا، وكلها أمور مزعجة ومكلفة بالنسبة لك.

6. إنفاق الكثير على العمالة

حتى وقتنا هذا هناك مستودعات تعمل بالكامل بالاعتماد على العناصر البشرية، سواء في عمليات النظافة، أو تشغيل الآلات، أو معالجة المواد، أو الشحن والاستلام، وغيرها من الوظائف المختلفة. يا للأسف، كل هؤلاء وغيرهم هم تكاليف باهظة يتم الإنفاق عليها من الربحية، وبالتالي تقلل هامش الربح على صاحب المشروع، وبالفعل هناك دراسة لـكين لوجيستيكس تؤكد أن 50 إلى 70% من النفقات الخاصة بالمستودعات تصرف على العمالة.

يمكنك اليوم تخفيض تلك النفقات عبر استخدام برامج الإدارة الحديثة والروبوتات التي تعمل باستخدام أحدث التطبيقات من أجل تقليل التكلفة، وفي نفس الوقت تحقيق ربحية أعلى.

7. ضعف السيطرة على الضرر

مع وجود المستودعات العملاقة والتي تحتوي على مختلف أنواع السلع والمنتجات بكميات كبيرة للغاية يصبح من المستحيل السيطرة على الضرر الذي يقع على المستودع. ففي حالة وقوع حريق يمكن أن يؤدي هذا إلى ضياع كل المنتجات في المستودع، وهنا لا بد من أن تفكر مرتين في أهمية تركيب كافة المعدات التي من شأنها أن توفر لك سبل الوقاية مثل:

1. حامل البليت.

2. شبكات الأرفف.

3. قضبان الحماية.

4. شريط مانع للانزلاق.

5. أنظمة القفل.

6. الإضاءة الجيدة في الممرات.

7. كاميرات المراقبة.

8. نظام إطفاء الحريق المركزي.

كما لا بد من أن تجري عمليات تفتيش دورية ومنظمة في جميع أنحاء المستودع، وتلك العمليات ستعطيك نظرة متفحصة، والتي يمكنها أن تلفت نظرك إلى الأماكن الأكثر حاجة إلى تحسين وعناية لتجنب حدوث أي ضرر أو تلف قد يحدث للمستودع وما به من سلع ومنتجات.

إدارة المستودعات واحدة من أهم العمليات التي يعتمد عليها نجاح المتجر الإلكتروني والتجارة الإلكترونية بشكل عام، وتتضمن إدارة المستودعات العديد من المهام المترابطة والمتكاملة، والتي إن حدث خطأ في أي جزء منها لا يمكن إيقافه أو منعه، وبالطبع إصلاحه سيكلفك الوقت والجهد والمال والعمالة، وهو ما لا تريده بالتأكيد.

إليك أيضًا

• 12 طريقة لإنشاء أفضل علامة تجارية لمشاريع التجارة الإلكترونية
• كل ما يلزم لإعداد دراسة جدوى تسويقية لمشروع تجاري إلكتروني تجعلك في الصدارة
• مقومات نجاح مشاريع التجارة الإلكترونية والمتاجر الإلكترونية خاصة