حيلٌ صغيرة لحياةٍ أقل فوضى وأكثر إنتاجية

مع تعددِ المهام والأدوار التي يؤديها كل منا بين العمل والبيت ومسؤوليات عائلية أخرى نُعاني جميعًا من فوضى الأفكار، اختلاط ما نريد عمله الآن وبعد حين وما مفروض علينا أن نقوم به ومتى نفعل ذلك، كم سيستغرق منا من الوقت وهل نستطيع تأخير ذلك أم لا. هل تعاني أنتَ أيضًا من هذه الفوضى في رأسك؟

خطواتٍ بسيطة لعقلٍ أكثر هدوءً وأكثر إنتاجية

الخطوة الأولى: التفريغ

يمكننا التعامل مع العقل بالتفريغ، كتابة كل ما نريد فعله وما يجب أن نفعله، قم ترتيبه في الجدول الزمني مع الوقت المخصص لذلك وكم يحتاج إلى طاقة جسدية وعقلية.

أول ما أنصحك القيام به، هو كتابة “صفحات الصباح” وهي طريقة سهلة وبسيطة تستطيع من خلالها تفريغ جميع الأفكار المكتظة برأسك (قوائم مهام، مواعيد، مشاعر، أمنيات، أهداف مؤجلة) كل ما يختلجك سواءً كان ذلك غضب أو حزن أو حنق، وهكذا تستطيعُ معرفة المشاعر المسيطرة عليك، وما الطريق المناسب للتخلص منها، ثم قم بتحديد المهام التي يجب عليك القيام بها مع تحديد هل هي مستعجلة أم لا، وهكذا ستشعر بعقلٍ خفيف قادر على التركيز في مهامه، والأهم يُدرك جيدًا ما الذي سيفعله حاليا أو بعد مدةٍ.

الخطوة الثانية: القوائم

إن أكثر ما يوفر الوقت والجهد معًا في حياتك اليومية، تحضير قوائم تستعين بها متى احتجت لذلك، على رأسها جميعا قائمة المهام (To-do list).

• كيف تعد قائمة مهامك؟

علينا بداية أن نوضح أن المهام نوعان: المهام الروتينية والمتجددة. المهام الروتينية: وهي العادات تقوم بها بشكلٍ يومي أو دوري (أسبوعي أو شهري أو نصف شهري أو على حسبك)، يمكنك الاستعانة بجدولٍ لتتبع مدى التزامك بها. مثال: روتين القراءة، ممارسة الرياضة.

• مصفوفة إزنهاور لتحديد أهم المهام

يعتبر إزنهاور في مصفوفته لتحديد أولوية المهام إلى أن هناك أربع أنواع من المهام:

1. مهام مهمة وقابلة للتفويض: توضعُ على رأس القائمة ويمكنك تفويض أحدٍ للقيام بها.
2. مهام مهمة وغير قابلة للتفويض: توضع على رأس القائمة ويجب عليكَ القيام بها بنفسك.
3. مهام غير مهمة وقابلة للتفويض: يمكنك تأجيلها وتفويض أحدٍ للقيام بها.
4. مهام غير مهمة وغير قابلة للتفويض: يمكنك تأجيلها وعليك القيام بها بنفسك.

• نصائح في كتابة قائمة المهام

يمكنك الاستعانة بدفتر لكتابة قائمة مهامك اليومية، الأسبوعية والشهرية أو تطبيقٍ على الهاتف وبمجرد الانتهاء من مهمة ما عليك شطبها من القائمة. عند كتابة قائمة المهام، تستعين بقائمة أهدافك السنوية (نصف السنوية أو الربع السنوية كما يروق لك) وتقسيم الأهداف إلى شهرية وأسبوعية، وعليه يمكنك كتابة قائمة مهام يومية قابلة للتطبيق حسب وقتك المتاح وجهدك الذاتي، متتبعًا مدى تحقيقك لهدفك.

عند كتابة قائمة المهام فعليك مراعاة أمرين مهمين للغاية: الوقت والطاقة، أن نضع المهام التي تحتاج طاقة في الوقت الذي تكون فيه طاقتنا مرتفعة وهذا راجع إذا كنت شخصية صباحية أو مسائية، مع تحديد الوقت اللازم للمهمة بالتقريب، وأخذ الراحة المناسبة. وهذا ما يجعل كتابة قائمة مهام مراعيًا وقتك وطاقتك، بالإضافة لكونها واقعية. هدفها بالدرجة الأولى “الإنتاجية” وليس ملء القائمة فحسب.

• مهام/أهداف ذات مدى قريب ومهام ذات مدى قريب

هناك مهام تحتاج إلى الكثير من الوقت، أسبوع، أسبوعان وربما أكثر من شهر، هنا يجب تقسيم المهمة إلى مهامٍ صغيرة على حسب جدولنا الخاص وطاقتنا أيضا، مع اختيار أيام للراحة وتجديد الطاقة. بالإضافة لقائمة المهام لتوفير الوقت والجهد دومًا، يمكنك تحضير قوائمٍ مساعدة حسب احتياجك، إليك بعض القوائم التي لا غنى عنها:

•  قائمة الطبخات الأسبوعية: حيث تسهل عليك اقتناء المستلزمات الضرورية ووقتا طويلا للتفكير في تحضير الطعام.
•  قائمة الكتب/ الأفلام/ الوثائقيات: يمكنك تحضير قوائم للاستمتاع بوقتك الخاص خارج أوقات العمل، بدل تضييعها في البحث عن كتاب أو فيلم أو وثائقي مناسب. أو قائمة بما تريدُ القيام به بالمطلق خلال أيام العطل ونهاية الأسبوع.
•  قائمة بالأماكن القريبة التي يمكن زيارتها
•  قائم الفواتير التي عليك دفعها (الكهرباء، الغاز، الماء، الكراء، صيانة السيارة): هذا يساعدك جدًا في ضبط ميزانيتك وعرفة المبلغ الخاص بتسديد جميع الفواتير.
•  قائمة التبضع: الطعام، مواد التنظيف، العناية الشخصية، اللباس وبقية احتياجاتك.

الخطوة الثالثة: ضبط المواعيد

من الأمور التي تُنسى في خضم فوضى العقل التي نعيشها هي المواعيد المختلفة، كموعد الطبيب، تجديد الوثائق، تواريخ دفع الفواتير وغيرها. وهنا عليك الاختيار بين الالتزام بجدول شهري على دفترٍ أو على الموبايل كمذكر للمواعيد، فتكتب في خانة اليوم بلون مخالف على الدفتر، أو بخاصية التذكير (Reminder) على الموبايل بالموعد ويرجى تفعيل المنبه قبل يومين من الوعد في حالةِ إذا استلزم الأمر تحضير وثائق معينة أو اتصالًا خاصًّا للتأكيد على الموعد، أو تحضير مبلغ مالي.

الخطوة الرابعة: روتين مسائي للاسترخاء

بعد يومٍ طويل مجهد في العمل أو الدراسة أو بينهما يحتاج العقل للهدوء؛ لذا أول ما عليك فعله: وضع الموبايل جانبًا أو تجنب استعماله بشكلٍ مكثف خاصة مواقع التواصل الاجتماعي، يمكنك التمشي قليلًا أو ممارسة الرياضة أو الاستعانة بالكتابة التفريغية، أو تشغيل موسيقى تساعد على الاسترخاء مع مراجعة قائمة المهام لليوم التالي.

الخطوة الخامسة: تنظيم الوثائق الشخصية ومساحة العمل

من الأمور المساعدة جدًا لحياةٍ أقل فوضى وأكثر إنتاجية، تنظيم مساحة العمل وتحضير جميع الأدوات التي تحتاج للقيام بالمهمة وإخفاء جميع ما لا تحتاجه، أيضاً تنظيم الوثائق الخاصة في مكانٍ مخصصٍ لها بحيث يمكنك الحصول عليها متى أردت (بطاقة الهوية، شهادة الميلاد، جواز السفر و أيضا الوثائق الخاصة بالدراسة والعمل) في ملفاتٍ خاصة.

في النهاية، محاولة تنظيم الحياة بما نستطيعه يحتاج وقتًا وتعودًا، لا تتغير حياتك بين ليلة وأخرى ولا بكتابة قائمة مهام طويلة، ولكنها تتغير بالخطوات الصغير وانتهاج عاداتٍ وتثبيتها في حياتك على حسب وقتك، قدراتك الشخصية ومدى احتياجك لها.

إليك أيضًا

• أشياء يمكنك أن تتخلصي منها فورًا لكي يصبح منزلك خال من الفوضى
• خمس نصائح لتعيش حياة منظمة خالية من الفوضى
• ست خطوات لإدارة مكتبك وإنهاء الفوضى
• 3 عوامل تؤثر على إدراكنا للوقت في أداء المهام
• تفويض الأعمال والمهام .. متى تستخدم التفويض ومتى تتوقف؟