كيف تدير وقتك لتنجز مهامك بجودة أفضل ووقت أقل

في الغالب نظل دائمًا ندفع أنفسنا لننجز أكثر وأكثر دون أن نمنح أنفسنا بعض الراحة، ثم نشعر بالذنب لأننا لم ننجز كل ما أردنا إنجازه، أو لأننا لم ننجز أي شيءٍ من الأساس، ومهما حاولنا نظل نضغط على أنفسنا ولا شيء يتغيّر، فكرة أن تكون مشغولًا في الحقيقة هي فكرة مخادعة للعقل، تمامًا كالرمال المتحركة كلما قاومت وتحرّكت بشكلٍ أسرع كلما غرقت أكثر وأكثر.

الانشغال الزائد هو أساس الأفعال غير العقلانية، فانشغالك الدائم يجعلك تبرّر أي شيء، وهو عذرٌ دائمٌ لك للاعتذار عن المناسبات الاجتماعية أو عدم الاهتمام بمن حولك، كما هو عذرٌ رائعٌ لغضبك وانفعالك الزائد، حتى إيجاد وقت لنفسك تبرر عدم وجوده بكثرة انشغالك، وهكذا.. نظل نبرر كل شيء ونعلّقه على شمّاعة الانشغال الزائد حتى نكذِب على من حولنا وعلى أنفسنا، ثم نصدّق هذه الكذبة.

لعلك تتمنى دائمًا أن تجد الآلة التي تنسخك لعدة أشخاص هُم أنت، كلٌ منهم يقوم بمهمةٍ ما، بالطبع أنت لا تستطيع إيجاد هذا الآلة، ولكن ماذا لو أخبرتك أنك تستطيع التركيز على الأقل لتنجز أكثر؟ السرّ في أن تكون منتجًا وأكثر إنجازًا لما تريد يكمُن في تقسيم المهام، أن تختار شيئًا واحدًا لتفعله في كل مرة في الوقت المحدّد، بدلاً من فعل عدة أشياء في وقتٍ واحد.

عندما تكون مشغولًا عقلك يتوقف عن التفكير، وقد لا تمتلك الوقت أساسًا لتفكّر أو ترتاح، أو حتى تستمتع بما تفعله، أنت فقط تركض من مهمةٍ لأخرى لما بعدها دون أن تكون مدركًا بالفعل لما تفعله، أي أنك كالروبوت تمامًا لا تعي ما تقوم به؛ دع عقلك يرتاح ويفكر بشكلٍ مختلف، ودَع الصدفة تولد أفكارًا جديدة.

نظّم حياتك؛ فعندما تقول نعم لكل شيء ولا تنطق بلا أنت إذن تُفسد حياتك، وتشغل نفسك بالمزيد والمزيد فتصبح حياتك فوضى وينتهي بك الأمر لفعل كل شيء بشكلٍ خاطئ، فكرة أن تفعل كل شيء في نفس الوقت لتزيد إنتاجيتك هي في الحقيقة فكرة فاشلة ولا تنجح أبدًا، بل وتُشعرك دائمًا بالقلق والتوتر والذنب عندما لا تُنهي كل شيء في نفس الوقت، هذا قد يزيد من أخطائك ويجعلك تؤجل كل شيء.

إذن اجعل فكرة أن تفعل الأقل بجودةٍ أفضل هي طريقتك في تنفيذ مهامك، وستجد أنه على العكس تمامًا، كلما قلّت المهام كلما استطعت الإنجاز في وقتٍ أقل وأسرع، سترى أنك حرًا ولست أسيرًا لمهامك التي لا تنتهي، وستتخلص من القلق والتوتر والذنب، جرّب وانظر كيف ستتغير حياتك.

أربع مبادئ تسهّل لك إنجاز مهامك

١- ركز على الأساسيات

حدّد ما هي المهام الأساسية العاجلة التي لا تؤجل، وفرّق بينها وبين المهام التي من الممكن أن تضعها جانبًا في الوقت الحالي، عندما تحدّد وقتًا لما هو أهم فستنجزه بشكلٍ أسرع وباستمتاع وتركيزٍ أفضل.

٢- ضع الأولوية للجودة وليس للكمية

كلنا في عجلةٍ دائمةٍ من أمرنا لمراجعة كل ما أنجزناه دون تفكير إن كان العمل جيدًا كفاية أم لا، المهم أنه تم إنجازه، وهذا خطأ كبير نقع فيه جميعًا؛ يجب أن نعيد النظر ونضع جودة إنتاجنا وكيفية إنجازه قبل أن ننظر لكمية الذي أنجزناه، لأنه ببساطة إن لم تنجز مهمةً ما بشكلٍ صحيح ستبدأ مجددًا حتى تُنجزها بالشكل المطلوب، وسيضيع الوقت في مهمةٍ واحدة.

٣- أكّد على الإنجاز

تأكيدك على المهام ليس إلهاءً أو تضييعًا للوقت، ضع لنفسك قائمة بما تريد فعله -قد يزيد هذا من توترك لكنه سيحدّد بالضبط ما تريده- وأشِر على ما أنجزته، فعندما تجد العديد من الإشارات التي تدل على إنجازك سيحمّسك ذلك لإنجاز العمل الذي يليه والذي يليه حتى تُنهي قائمة المهام وتشعر بالسعادة حينها.

٤- استغل وقتك بذكاء

يقول بيتر دراكر “حتى نتمكن من إدارة الوقت، لن يمكننا إدارة أي شيءٍ آخر”؛ كما قلنا سابقًا زيادة الإنتاجية ليس معناها أن تفعل مهامك فقط، بل أن تنجزها بشكلٍ صحيح وبدقة، ولأن الوقت محدود ومن المستحيل أن تحصل على أكثر من أربعٍ وعشرين ساعة يوميًا، عليك استغلال وقتك وتنظيمه بالشكل الصحيح، وهذه هي فقط البداية.

بعض الطرق التي تساعدك في إدارة وقتك

• ضع قائمة بكل ما تريد فعله خلال وقتٍ محدّد، وضعها أمامك في مكانٍ تراه دومًا.

• ضع لها مقياس أهمية وليكن من ١-٥ لمعرفة الأهم فالمهم، وكُن مرِنًا وراجع أولوياتك باستمرار، الأولوية الأولى اليوم ليست بالضرورة أن تكون هي الأولوية الأولى غدًا.

• راجع دائمًا هذا التصنيف السابق، معظم الناس تفشل في تصنيف المهام لاعتقادهم أن كل شيء مهم بنفس الدرجة، تذكر نحن نبحث عن فعل أقل عددٍ من المهام المنجزة بشكلٍ صحيح، الأمر ليس بالكثرة.

• ضع استراتيجية واضحة لكيفية تنفيذ المهام، على سبيل المثال سأقسّم المشروع لثلاثة فصول، كل فصل يأخذ مدّة لا تتجاوز النصف ساعة، وطبّق هذا على كل المهام.

• تعلّم أن تقول “لا” بلطف لأي مهمة زائدة قد تكون غير هامّة وستؤثر على باقي المهام، وفكّر مرتين قبل أن تختار نعم، وراجع قائمتك أولًا قبل أن تتورط في عملٍ لا وقت لديك لإنجازه.

• لا تملأ قائمتك، اترك فراغًا لأي مهمةٍ طارئة.

• التزم في قائمتك ببعض الوقت لتفيد عقلك، تعلّم لغة جديدة أو اقرأ كتابًا ما أو دوّن مذكراتك، واهتم بفترات الراحة بين المهام، احرص أن تريح عقلك وجسدك لتستطيع تطويعهما مرةً أخرى.

“إن عادة ترتيب الأولويات والتغلّب على المماطلة والوصول إلى أهم واجباتك، هي مهارة ذهنية بدنية؛ لذا فإننا نستطيع تعلّم هذه العادة عن طريق الممارسة والتكرار، مرّاتٍ ومرّاتٍ أخرى، إلى أن تثبت في عقلِنا اللَّاواعي وتصبح جزءًا دائمًا من سلوكنا، وعندما تصبح عادة تصبح آلية سهلة” *برايان تريسي.