في عصر الإنترنت، قد تجد نفسك تنقر على “رد“، وتكتب ردًّا سريعًا، وتنقر على “إرسال” بدون التفكير كثيرًا فيما كتبته للتوّ!
ولكن اعلم أن سلوك البريد الإلكتروني الخاص بك يؤثر على سمعتك الشخصية والمهنية إما بالإيجاب أو السلب، فيما يلي بعض الإرشادات التي تساعدك على جعل بريدك الإلكتروني يبدو أكثر احترافية.
إرشادات في كتابة رسالة بريد إلكتروني احترافية
قدّم نفسك بصورة موجزة
لا تفترض أن الشخص الذي يتلقّى بريدك الإلكتروني يعرف من أنت أو يتذكر مقابلتك، إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان المستلم يعرف عنوان بريدك الإلكتروني أو اسمك، فقم بكتابة تذكير بسيط لكي يعرف من أنت؟
لا تكتب رسالة وأنت غاضب
تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني تبقى للأبد، لذلك لا ترسل رسالة وأنت غاضب ولا ترسل أخبارا سيئة عن طرد موظف أو توبيخ شخص ما ولا تكتب كلامًا سيئا عن رئيسك في العمل.
تجنب استخدام علامة التعجب
استخدم علامات التعجب بحذر والأفضل ألا تستخدمها على الإطلاق، الحد الأقصى لعدد علامات التعجب في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو علامة واحدة وإلا فإنك تخاطر بأن تبدو غير محترف.
كن حذرًا مع المعلومات السرية
امتنع عن مناقشة المعلومات السرية في رسائل البريد الإلكتروني مثل المعلومات الضريبية لشخص ما أو تفاصيل صفقة تجارية شديدة الحساسية، ففي حالة وصول البريد الإلكتروني للشخص الخطأ، فقد تواجه تداعيات خطيرة قد تكون قانونية.
حدد أولوية الرد على البريد الإلكتروني
ليس من الضروري أن تكون متاحًا للرد فور وصول البريد الإلكتروني وذلك بحسب نوع عملك وطبيعة البريد المرسل، قد تكون بعض الرسائل عاجلة تستلزم ردًّا سريعًا وأخرى يمكن تأجيلها إذا كنت مشغولًا، وعموما يكون الرد مقبولا في غضون (24- 48) ساعة.
تجنب الاختصارات والرموز
تجنب استخدام الاختصارات أو الرموز التعبيرية أو المصطلحات العامية، فاستخدام 4u بدلًا من “for you”) في البريد الإلكتروني المتعلق بالعمل غير مقبولة، وستجعل رسالتك تبدو أقل احترافية.
اكتب عنوان الرسالة بطريقة واضحة
العنوان يجب أن يوصل بالضبط ما يدور حوله البريد الإلكتروني حتى يتمكن المستلم من تحديد أولوية البريد الإلكتروني، غالبًا ما سيحدد سطرٌ موضوعَ بريدك الإلكتروني ما إذا كان المستلم سيقرأ رسالتك أم لا كما يجب أن يتطابق سطر الموضوع مع الرسالة.
تجنب استخدام الحروف الكبيرة
تجنب كتابة البريد الإلكتروني بحروف كبيرة فسوف تبدو رسالتك وكأنها توبيخ للمستلم، استخدم لغة دبلوماسية واكتب رسالة البريد الإلكتروني عندما يكون لديك الوقت للتفكير واختيار كلماتك بعناية.
استأذن قبل إرسال مرفقات كبيرة
يمكن أن يؤدي إرسال المرفقات الكبيرة إلى مشكلة في البريد الوارد للمستلم والتسبب في ارتداد رسائل البريد الإلكتروني المهمة الأخرى. إذا كنت ترسل شيئًا يتجاوز حجمه (500) كيلوبايت، فيجب أن تسأل المستلم، “هل تمانع إذا أرسلت إليك مرفقًا؟ متى سيكون أفضل وقت بالنسبة لك؟”
لا ترسل أكثر من مرفقين
لا ترسل بريدًا إلكترونيًّا يحتوي على أكثر من مرفقين، وامنح الملفات المرفقة اسمًا منطقيًّا حتى يعرف المستلم بنظرة سريعة الموضوع والمرسل.
ارسل إلى الأشخاص المناسبين
قبل النَّقر فوق رد على الكل أو وضع الأسماء على أسطر نسخة أو نسخة مخفية، اسأل نفسك عما إذا كان جميع المستلمين بحاجة إلى المعلومات في رسالتك. إذا لم يكن كذلك فلا ترسله، خصص بعض الوقت لإرسال رسائلك إلى الأشخاص المناسبين.
لا ترسل أخبارًا سيئة!
إذا كان لديك موظف أو صديق تحتاج إلى توصيل أخبار سيئة إليه، فمن الأفضل إجراء مكالمة هاتفية. أما إذا كانت أخبارًا عليك توصيلها إلى مجموعة كبيرة، فإن البريد الإلكتروني يكون أكثر عملية كذلك يجب عدم استخدام البريد الإلكتروني في آخر لحظة لإلغاء الاجتماعات ووجبات الغداء والمقابلات.
الحفاظ على الخصوصية
إذا كنت ترسل رسالة إلى مجموعة من الأشخاص وتحتاج إلى حماية خصوصية قائمتك، فيجب عليك دائمًا استخدام “نسخة مخفية الوجهة”.
لا تنس وضع توقيعك
يجب أن يشتمل كل بريد إلكتروني على توقيع يخبر المستلم من أنت وكيفية الاتصال بك. قم بإعداده ليظهر تلقائيًّا في نهاية كل بريد إلكتروني. قم بتضمين جميع تفاصيل الاتصال الخاصة بك حتى لا يضطر المستلم إلى البحث عن عنوانك أو بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك.
تجنب الفكاهة
تجنب الفكاهة فما تعتقد أنه مضحك قد يسيء الطرف الآخر فهمه واعتباره سخرية؛ لذلك تجنب الدعابة والفكاهة في رسائل العمل.
دقق رسائلك لغويًا
إذا كان بريدك الإلكتروني مليئًا بالكلمات التي بها أخطاء إملائية وأخطاء نحوية فبالطبع يدل ذلك على انعدام المهنية والاحترافية
بريدك الإلكتروني هو انعكاس لك، كل بريد إلكتروني ترسله يضيف إلى سمعتك أو ينتقص منها. إذا كان بريدك الإلكتروني متناثرًا وغير منظم ومليئًا بالأخطاء، فسيميل المستلم إلى التفكير فيك كشخص غير منظم، ولا تنس أن آراء الآخرين مهمة في العالم المهني وسيكون انطباعهم عنك أمرًا حاسمًا لنجاحك.
إليك أيضًا
مقال يوضح لك كيف تكتب بريدا إلكترونيا بطريقة احترافية
link https://ziid.net/?p=62217