تلميحات حول تنظيم الفعاليات باحترافية تدهش الجمهور

سبق أن أوضحت في الجزء الأول أهمية التفاصيل في تنظيم أي فعالية مهما كانت نوعها، وناقشت حوالي 27 مبدأ من أهم المبادئ التي تضمن لك نجاح الفعالية التي تنظمها، حيث ناقشنا أولويات مهمة قبل التنظيم، وكذلك ما يتعلق بالميزانية، وأخيرًا أهم السبل التي يمكن بها التسويق للفعالية لضمان حضور الجمهور المستهدف. أستكمل في مقالي الحالي باقي الأسس والخطوات التي تساعدك على تنظيم فعالية مثالية لا تُنسى.

تكوين فريق العمل:

1. الفعاليات ليست عمل شخص واحد

نعم تنظيم الفعاليات ليس عمل شخص واحد، لا يمكن لشخص واحد أن يتولى عملية تنظيم الفعالية كلها بدون أخطاء أو نسيان بعض التفاصيل المهمة، لذا لابد أن تفوض المهام إلى فريق عمل، كل شخص مسؤول عن بعض المهام التي تتناسب مع مهاراته وإمكاناته والتي يجب أن يلتزم بالقيام بها تمامًا.

2. احرص على المتابعة

لا ينتهي عملك بمجرد اختيار فريق العمل أو تقسيم المهام، عليك أن تكون متابعا لكل ما يقوم به فريقك، احرص على أن يلتزم كل فرد بمهامه ويقوم بها دون تكاسل، واطلب من فريقك تقرير انجازات لكل ما يقومون به.

3. عامل الرعاة كالملوك

الراعي هو العنصر الأهم في فريق عملك، لأنه من يمدك بالمال لإقامة الفعالية، لذا احرص على أن تكون معاملة الرعاة كالملوك، كن واضحًا في إجابة أي سؤال لدى الراعي قبل تنظيم الفعالية وأثناءها وبعدما تنتهي.

4. قلل التوقعات

أهم شيء فيما يتعلق بإعطاء المعلومات للراعي هو تقليل سقف التوقعات فيما يخص أعداد الحضور، بمعنى إن كان متوقعا حضور 100 شخص، أخبر الراعي أن من المتوقع حضور 60 شخصا، ودعه يُفاجأ بالعدد، فالمفاجآت السارة غير المتوقعة أفضل دائمًا من الإحباط وخيبات الأمل.

5. تقبل النقد

أعلم أن الأمر صعب وثقيل على النفس، ولكن أن يتم انتقادك وتوضيح نقاط القوة لكي تحسّنها خير من أن يجاملك الآخرون وتتحمل نتائج الفشل وحدك، تقبل النقد بصدر رحب وركز فيما يقوله لك الآخرون سواء أكان إيجابيا أو سلبيا.

6. عزز القوة الإعلامية

سبق أن تناولنا أهمية مواقع التواصل الاجتماعي فيما يخص التسويق، هنا تبرز أهمية أخرى لمواقع التواصل الاجتماعي وهي التعرف على آراء الجمهور المستهدف والإجابة عن تساؤلاتهم فيما يخص الحدث، لذا اعتمد على فريق إعلامي قوي يساعدك.

7. أحسن اختيار البائعين والموردين

إن كانت فعاليتك صغيرة، يفضل أن تتعامل مع بائعين وموردين يتعاملون مع الأعمال الصغيرة والمتوسطة وذلك لأنهم يعرفون طبيعة العمل وسيمدونك بما تحتاج إليه بدقة دون حاجة إلى رفع الأسعار.

إدارة يوم الفعالية:

1.توقع بحذر

يجب أن تضع توقعاتك بحذر وأن تركز فيما تقدمه لجمهورك، تأكد أن الحضور يحظون بوقت رائع وليس مجرد “وقت جيد”، وأنك تعطيهم ما أتوا من أجله، لا تخيّب آمال جمهورك من الحضور.

2.التقليد

يحب الجمهور أن يقلد بعضه ويقلد القائمين على الحدث، البعض يطلق على ذلك عدوى السلوك والتصرفات، لذا كما ستتصرف، سيتصرف جمهورك، فحاول أن تهدأ وتستمتع بوقتك.

3.القياس

يمكنك قياس مدى نجاح أو فشل الفعالية التي تنظمها من ردود أفعال الحضور وما يوجهونه من تعليقات وأسئلة.

4.اربط بين المحتوى والحضور

يجب أن يكون المحتوى الذي يقدم في الفعالية يهم على الأقل 80% من الحضور، يجب أن يذهب الحضور إلى منازلهم وهو يشعرون أنهم استفادوا شيئا جديدا بما قُدم أثناء الفعالية، ويجب أن يشعر الحضور بطاقة المتحدث كي يتفاعلوا مع ما يقوله، بالطبع لا تنس أن تتناول حاجات الحضور في المحتوى، فالحديث عن العمل الذي تقوم به وكيف تقدمه دون أن تتناول حاجات الجمهور هو مجرد مضيعة للوقت.

5.لا تقم بأشياء لست خبيرًا فيها

أعلم أنك أكثر الناس معرفة بعملك وما تقدمه وأنك قادر على إعطاء الجمهور كافة المعلومات التي يحتاج إليها، لكن هذا لا يعني بالضرورة قدرتك على الأحاديث العلنية وتقديم العروض الترويجية، الأمر يتعلق بموهبة التقديم وفن التعامل مع الجمهور، كن مستعدًا بأشخاص متخصصين في هذا الأمر.

6.المظهر

يجب أن تولي مظهرك وفريق عملك الاهتمام، احرص على ارتداء ملابس مريحة ولكن في نفس الوقت لائقة مع الحدث أو الفعالية، اختر ما يناسب من ملابس دون تكلف.

خطة الطوارئ : ماذا تفعل حين تسوء الأمور؟

1.تخيل الحدث :

تخيل الفعالية خطوة خطوة وتأكد أن تضع قائمتين: الأولى عن الأشياء التي يمكن أن تسوء، وفي القائمة الثانية ضع الحلول البديلة لكل مشكلة طرأت في القائمة الأولى، كن مستعدا لأي شيء غير متوقع، ربما يفشل نظام الصوت، ربما يتغيب المتحدث الأساسي هل يمكنك أن تعوض هذه المشكلات وتستمر؟

2.ملء الفراغات :

أعلم أنك خططت لكل شيء ووضعت مسؤوليات محددة في عهدة كل فرد في فريقك، ولكن ماذا لو حدثت مشكلة وتغيب أحدهم، ماذا لو نقص أي شيء؟ يجب أن تكون مستعدًا لأن تساعد فريقك وتسانده، لا تقف كالمتفرج، مد يد العون لهم وتأكد أن كل مجهوداتك لن تذهب سدى.