قواعد النجاح الرئيسة في إدارة الفعاليات وتنظيمها

تعدّ إدارة الفعاليات وتنظيمها من الأعمال المستحدثة في الوقت الحالي، والتي أصبحت بشكل كبير أحد أهم أولويات العلاقات العامة والعاملين فيها، وقد بدأ العديد من الشركات والأفراد أيضًا يتجهون للتخصص في هذا المجال الشيّق والمهم للغاية.

اليوم سنضع معكم دليل إدارة الفعاليات وتنظيمها، وكيف يمكن لك أن تضمن إقامة حدث ناجح ولافت للنظر ويتحدث الجميع عن روعته وحداثة أفكاره.

الوضوح:

الوضوح هو أول قاعدة للنجاح في تنظيم الفعاليات. يجب أن تكون لديك رؤية واضحة تمامًا عن الموضوع الذي تنظم حدثًا حوله، لأنك إن لم تكن تعرف الهدف الأساسي من العمل بكل وضوح فإن المدعوين إلى الحدث أو الفعالية أيضًا لن يتمكنوا من فهم المغزى منها أو الهدف الأساسي لها ، لذا يجب أن تحاول أن تعرف من الشركة الأساسية الغرض من الفعالية وما هي الرسالة التي يسعون لتوصيلها للجمهور، حتى تتمكن من تنفيذ الفكرة بطريقة تساعد المدعوين على فهم الرسالة والتجاوب معها.

اقرأ أيضًا/ 6 نصائح مهمّة لوضع خطة عمل مُحكمة لأي مشروع

المكان:

اختيار المكان شيء أساسي في نجاح الفعالية، حيث إن كل حدث أو فعالية له مواصفات خاصة يجب أن تُراعى حتى يتماشى المكان مع ظروف الحدث، فعلى سبيل المثال إن كنت تنظم احتفالات يوم اليتيم لأطفال الملاجئ، يجب أن تتجنب تمامًا أن تُقيم الحدث بالقرب من حمّام السباحة لأنك قد تعرّض الأطفال للخطر. وبالمثل إن كنت تقوم بعمل فعالية خاصة بأدوات المكياج؛ فلا يمكن أبدًا أن تُقيمها في مكان درجة حرارته مرتفعة أو لا توجد فيه إضاءة جيدة، هناك الكثير من الأماكن سواء في الخارج أو الداخل لإقامة الفعالية، فكّر جيدًا واختر المكان المناسب.

الميزانية:

الميزانية من الأشياء التي قد تؤدي إلى فشل الفعالية أو تقود إلى نجاحها. فإن كانت لديك خطة واضحة للميزانية، مبنية على دراسة وتفكير جيد وعميق وتحرٍّ لأسعار السوق، وقمتَ بالالتزام بها، فبالتأكيد ستنجح، أما إن لم يكن لديك خطة قوية معتمدة على الدراسة، فأنت في أزمة حقيقية، وستجد أن الميزانية ضاعت على أشياء لا تستحق ولم تتمكن حقًا من توفير الأشياء المهمة.

هل تعلم أن بإمكانك إدارة الميزانية والادخار والاستمتاع في نفس الوقت؟

ابدأ مبكرًا:

لا تترك كل شيء للحظات الأخيرة، فحتى تقدّم حدثاً جيداً وفعالية ناجحة، يجب أن تحظى بوقت كاف لتجهيز وتحضير كل شيء. حدّد الوقت الذي تحتاج إليه، إن لم يكن لديك وقت كاف فابدأ على الفور وابحث عمَّن يساعدك حتى تنجز أعمالك مبكرًا ولا تترك أبدًا أي شيء إلى آخر دقيقة.

اطلب المساعدة:

تتطلب إقامة حدث ناجح الكثير من الأعمال، وبالطبع أنت لست مطالباً بالقيام بكل شيء، ولا أنصحك أبدًا أن تتولى كل شيء بنفسك، يمكنك أن تعيّن أشخاصًا لمساعدتك أو حتى تتقبل المساعدة التي يعرضها عليك الآخرون.

اختر فريقك بعناية:

كما سبق وذكرنا يجب ألا تقوم وحدك بكل شيء، أنت بحاجة إلى فريق عمل، حتى وإن كان فريق العمل هذا مؤلفًا من شخصٍ واحد، فلا بدّ أن تختار هذا الشخص بعناية، شخص لديه شغف وحماس للعمل، إضافة للقدرة على التصرف والعمل تحت الضغط (خاصة ضغط اللحظات الأخيرة)، مع القدرة على التواصل مع الآخرين بنجاح.

الجمهور:

إن كانت إحدى مهماتك هي تحديد المدعوين، فيتوجب عليك أن تفكر جيدًا في الجمهور المستهدف، فكر جيدًا حول الأشخاص الذين ستقدم لهم الدعوات، واطرح اسئلة من نمط: هل الحدث عام أم أنه يستهدف فئة معينة من الجمهور؟ ثم ابنِ قائمة المدعوين على هذا الأساس.

ابتكر:

يحب الناس أن يتعرفوا على أشياء جديدة، أو يخوضوا تجارب جديدة لم يعرفوها من قبل، لذا احرص على تقديم شيء يلفت انتباه الناس ويجعلهم يتحدثون عن الحدث ويتبادلون الصور ومقاطع الفيديو الخاصة بالفعالية.

الأمان:

سواء أثناء الفاعلية أو أثناء اختيار المكان والديكورات الخاصة بالفعالية، يجب أن تتأكد أن المدعوين في الفعالية في أمان تام، وأنه لا توجد أي تهديدات على الجمهور، فلا شكّ أن التعرض لخطر أثناء حضور فعالية ما لن يكون أبدًا تجربة سارة وقد تؤثر على عملك في المستقبل سلبًا.

أخيرًا:

يجب أن تتأكد من أن تشكر المدعوين الذين أتوا إلى الحدث الذي نظمته، وكذلك يجب أن توجه شكرك إلى كل من ساعدك، يجب أن يشعر الجميع بامتنانك لهم ولما قدموه.