إنجاز المهام مهمة صعبة. وقد تكاد تكون مستحيلة أثناء وجود جائحة عالمية. حتى بالنسبة لمن عملوا من منازلهم طيلة حياتهم -والذين لم يضطروا للتخلي عن بيئتهم المهنية- فقد يكون من الصعب استحضار الطاقة لشطب بنود قائمة المهام. ولكن ربما لا يزال تغيير ذلك ممكنًا.
إذا كنت تواجه صعوبة مع قائمة مهامك، فإليك بعض نصائح الإنتاجية من خبرائها.
الاستعانة بمصفوفة أيزنهاور (Eisenhower matrix)
هي قطعة ورق مقسمة إلى شبكة من أربعة مربعات، مدوّن عليها (عاجل) و (غير عاجل) و (هام) و (غير مهم). خذ كل مهمة عليك إنجازها كل يوم وضعّها في أحد المربعات. كما قال بارنابي لاشبروك (Barnaby Lashbrooke)، خبير الإنتاجية ومؤسس خدمة المساعد الافتراضي Time Etc: “يجب عليك إنجاز أي مهمة عاجلة ومهمة في أسرع وقت ممكن. وجدولة أي أمرٍ مهم ولكن ليس عاجلًا لوقتٍ لاحق. وفوّض شخصًا آخر بالأمر العاجل غير المهم. وتخلّص من المهام غير العاجلة أو غير المهمة؛ فهي لا تستحق وقتك أو مجهودك”.
لا تكن سجينًا في بريدك الإلكتروني
تقترح فاي كوكس (Faye Cox)، مدربة في اكتساب العقلية السليمة والثقة بالنفس، أن تكتفِ بثلاث أو أربع مرات كل يوم للتحقق من رسائل بريدك الإلكتروني، متيحًا لنفسك بذلك وقتًا خاليًا من الإلهاء للتركيز على مهام أخرى: “سيمكنك تخصيص أوقات معينة للبريد الإلكتروني من إيلاء اهتمامك الكامل للرسالة والرد وفقًا لذلك، بدلًا من إرسال رد سريع لا يتضمن كل ما تريده، وربما احتوى على أخطاء إملائية وافتقد للنبرة التي قصدتها”.
انس شبكات التواصل الاجتماعي
توصي (كوكس) أيضًا بعدم الاقتراب من موجز تويتر عندما يكون لديك أشياء أكثر أهمية للقيام بها. فتقول: “ذاك أحد أسوأ قاتل للوقت على الإطلاق، يستخدم معظمنا شبكات التواصل الاجتماعي لأعمالنا، لكنها أكبر مضيعة للوقت وستلوم نفسك لاحقًا عندما تدرك أنك لم تحقق كل ما تحتاج لإنجازه بسببها”.
امنح نفسك يوم عزلة
يقول جيانلوكا كارنابوشي (Gianluca Carnabuci)، أستاذ السلوك التنظيمي في المعهد الأوروبي للإدارة والتكنولوجيا (ESMT) في برلين: “يوم العزلة فكرة مثيرة للاهتمام بدأت في بيئة عمل تقليدية ونُشرت عبر الإنترنت”. يتكون يوم العزلة من “سباقات السرعة” الخالية من الإلهاء والتي تساعدك على التركيز على العمل المهم، بدءًا بالمهمة الأكثر صعوبة فالصعبة: إنه يعتمد على فكرة أنه يتعين علينا إنشاء عوازل حول أنفسنا لنكون قادرين على حمايتها من جميع المدخلات التي نتلقاها. إنه اختيار، لكننا بحاجة إلى عوازل وحدود واضحة للالتزام بها.
ثق بزملائك
إذا كنت قادرًا على ذلك، فالتزم فقط بالاجتماعات والرسائل التي يجب أن تحدث. أو كما قال طارق رؤوف، مؤسس Qatalog، مركز العمل الرقمي: “عزز ثقافة الثقة على التتبع. تستهلك الاجتماعات غير الضرورية والرسائل في الوقت الفعلي ساعات لا تحصى. حيثما أمكن، يجب أن تشجع الفرق طرقًا للتعاون بشكل غير متزامن، دون تعقب الأشخاص لتحديث الحالة أو استجابة سريعة، وتثق بأنهم سيردّون في الوقت الذي يناسبهم”.
اكتشف الممارسات الدقيقة
ما الممارسة الدقيقة؟ إنها لحظة هدوء يمكنك فيها التركيز لفترة وجيزة على شيء آخر لإبعاد مأزق الإرهاق. يوضح كارمل مور (Carmel Moore)، المؤسس المشارك لشركة التأمل The One Moment Company، أن الأمر يمكن أن يكون “بسيطًا مثل غسل وجهك بالماء البارد، أو الجري صعودًا ونزولًا على الدرج. فهي لا تتطلب معدات خاصة أو ترتيبات معقدة، كما أنها لا تستغرق الكثير من الوقت. من منا لا يملك الوقت لأكل موزة بدون وجود هاتف في يده؟ أو الوقوف والتمدد بشكل صحيح؟ فكر فيهم كوخز بالإبر خلال أيام العمل: التدخل الأصغر مع التأثير الأكبر”.
اطرح الكثير من الأسئلة
يمكن أن تحدث متلازمة المحتال عندما تشعر أنه لا يمكنك إنجاز مهمة ما، على الرغم من أن الحقيقة هي أن الجاني الحقيقي في كثير من الأحيان يكون مهمة أُسيئ فهمها! يشير جوشوا زركيل (Joshua Zerkel)، رئيس المجتمع العالمي في منصة Asana لإدارة الفرق، إلى أنه من السهل جدًّا التخلص من الأسئلة. اطلب من القائم بالمهمة الحصول على أي توضيح ضروري “بمجرد تلقيك موجزًا وقراءته. بدون هذا الوضوح، يتم ترك الموظفين مرتبكين بشأن الأولويات، مما يؤدي إلى نقص الحافز والتوافق داخل الفرق”.
اقرأ أيضًا:
تاريخ النشر:
السبت، 3 يوليو 2021
هل تجد صعوبة في إنجاز مهامك الوظيفية؟ فيما يلي بعض استراتيجيات الخبراء لترتقي أعلى مستويات عملك
link https://ziid.net/?p=87191