[سلسلة] من تجربتي الذاتية: كيف تنجز مهامك بذكاء وفاعلية وبمجهود أقل؟  

بعد سنوات جامعتي ومرور (3) أعوام على دخولي الحياة المهنية اكتشفت أن الاجتهاد وبذل المزيد من الجهد لا يعني أبدًا أن أمضي ساعات كثيرة في عملي، وأن الإنتاجية الحقيقية ما هي إلا فن التعامل بذكاء مع المهام المختلفة؛ لهذا سأحدثكم عن كيف تنتج أكثر بمجهود أقل؛ ولكن أولًا دعوني أخبركم بقصة حدثت منذ (7) سنوات، وقتها كنت أعمل في التسويق وكنت أظن أن الموهبة وحدها لا تكفي لذا بدأت في العمل أكثر من أقراني لدرجة أني كنت أمضي وقتًا إضافيًّا بعد العمل من أجل كتابة تقرير الفاعلية وتنظيم مهام الغد، وقتها كان العمل كل حياتي.

لكن لاحقًا أدركت أن عدم إنهاء مهامي في الوقت المحدد للعمل يعني أن قدراتي أقل من الآخرين، وأني غبية لا أستطيع إنجاز ما ينجزه أقراني في (8) ساعات، مع العلم أني كنت قادرة علي إنهاء مهامي في وقت أقل بكثير منهم؛ لكن في ذلك الحين كنت شخصية موسوسة تجاه عملي وكنت أفعله بمثالية مبالغ فيها، ولهذا السبب شعرت بالاستياء من صديقي الذي لم يكمل مهمته -المرتبطة بعملي- وأضاع جهدي مما دفعني للاستقالة؛ لكن أخيرًا أدركت أن الحياة تتطلب المرونة في كل شيء، وأن العضلات لا يجب أن تعمل إلا بتوجيه من العقل؛ لذا دعونا نتعرف على إستراتيجيات الإنتاجية الفعالة.

1- النظام وتقسيم المهام

هل تعلمون كيف أبدأ يومي في العمل؟ أولًا أقوم بتحضير كوب من النسكافية، أو أي مشروب دافئ، وأثناء تحضير النسكافية أرتب مكتبي وأجهز أوراقي كي لا أبحث عنها لاحقًا وأقطع تسلسل أفكاري، وطبعًا أقوم برش عطري المفضل كجزء من مرحلة تعقيم المكتب، وأخيرًا أبدأ في توزيع الوقت على مهامي اليومية، صدقوني تلك الدقائق البسيطة لها مفعول السحر على إنجاز المهام بفاعلية.

2- ابتعد عن السموم الخمس

إذا قررتم البدء في إنجاز المهام ابتعدوا عن تلك السموم الخمس، وهي (رسائل الهاتف، الرد على المكالمات، مراجعة البريد الإلكتروني، التفكير في المهمة اللاحقة، تبديل المهام) فبالنسبة للرسائل والمكالمات والبريد الإلكتروني كلها مشتتات يجب تجنبها؛ لكن التفكير في المهمة التالية من أسوأ المشتتات لأنها تسبب لنا قلقًا وضغطًا نفسيًّا قد يؤثر بالسلب على المهمة الحالية لهذا السبب حاول أن تقنع نفسك أن مهمتك الأولي والأخيرة في هذا اليوم هي إنهاء المهمة الحالية فقط، أما بالنسبة لتبديل المهام فتلك الطريقة نفعلها للأسف حينما نشعر بالملل من المهمة الحالية فنقوم بالتجول بين المهام كي لا نشعر بالملل؛ لكن تلك الطريقة ستزيد من الضغط النفسي علينا وستشعرنا أننا لم نفعل أو ننجز أي شيء على الإطلاق؛ لذا لا تبدأ في إنجاز أي مهمة جديدة قبل إنهاء القديمة تمامًا.

3- رتب أفكارك

في أول نوفمبر -الشهر الماضي- قررت أن أنهي الخمسين مقالة لسباق الخمسين، وبالتالي وضعت جدولًا لكتابة مقالتين كل يوم لمدة (13) يوم؛ لكن هل تعلمون كيف حققت هذا الإنجاز -بعد الاستعانة بالله- وأنهيت الخمسين مقالة قبل الموعد النهائي الذي وضعته لنفسي؟ بسبب ترتيب أفكاري؛ فسابقًا كنت أستغرق ما يقرب من (3) ساعات للتفكير في الإستراتيجيات والخطوات أثناء كتابة المقالة؛ لكني بدأت حينها في ترتيب الأفكار أولًا، من خلال كتابة رؤوس أقلام عن موضوع المقالة بما يقرب من (10) سطور أو أكثر، ثم الشروع في كتابة المقالة، ولله الحمد أمضيت أكثر من (6) ساعات كل يوم على مدار (13) يومًا وكتبت آخر (26) مقالة في السباق.

4- ابدأ بالصعب

في الوقت الحالي أشعر كما لو كانت حياتي العملية عبارة عن (4) أبواب، أولهم للجمهورية وثانيهم لـ”زِد”، والآخران للجبال المسحورة ومدينة الأشباح، ولهذا السبب اعتدت على التعامل مع أصعبهم أولًا؛ لأن المهمة السهلة والمحببة لنفسي ستأخذ دافعًا وتحفيزًا خاصًّا من عقلي الواعي واللاواعي، وبالتالي لن أتكاسل في أدائها؛ فالانتهاء من المهمة الصعبة أولًا سيعطيك حافزًا ودافعًا لإنهاء باقي المهام.

5- نظم وقتك بموضوعية

وهنا أطلب منك أن تراعي الوقت المخصص لكل مهمة؛ فلا تضع ساعة ونصف لإنجاز مهمة يتطلب إنجازها (3) ساعات على الأقل؛ لذا انتبه لتلك النقطة جيدًا كي لا تضطر لتأجيل المهام بسبب عدم كفاية الوقت.

6- غذِّ عقلك

في فترة من الفترات بدأت في لعب السودوكو والألعاب العقلية، وخصصت ساعة كل يوم لتعلم شيء جديد واكتشفت أن قدرتي علي الإبداع في الكتابة زادت بعلاقة طردية مع ممارستي لألعاب العقل وانتظامي في التعلم، ومنذ ذلك الحين وأنا مقتنعة أن تغذية العقل له تأثير قوي على زيادة الإنتاجية.

7- اهتم بكل جوانب حياتك

في يوم من الأيام سيأتي علينا وقت ونقف فيه مع أنفسنا لمشاهدة حياتنا تسير في أيّ اتجاه، وفي هذا الوقت سنشعر بالملل من الجانب الذي احتل نصيب الأسد في حياتنا، ومن تجربتي الشخصية اكتشفت أن تمضية الوقت مع أصدقائي وأهلي وحتى تمضية الوقت في ممارسة هواياتي، وكل تلك الأوقات التي ينظر إليها البعض على أنها أوقات لا قيمة لها هي في الواقع أوقات شحن وتجديد طاقتنا؛ فموازنة الجانب الاجتماعي مع العقلي والصحي سيساعد في زيادة إنتاجيتنا وفاعليتنا في إنجاز مهامنا على الصعيد العملي والشخصي.

8- تأمل وجدد طاقتك

من أهم السلوكيات التي تساعد البشر علي تحسين كفاءة حياتهم هي نظرية الشحن والتفريغ، ربما لم تسمعوا عنها من قبل وذلك بسبب استحداثي لتلك النظرية، تخيلوا يومًا يبدأ بلحظات تأمل لتصفية الذهن وترتيب الأفكار، وهذا ما أطلق عليه عملية الشحن، وقبل أن ينتهي اليوم نبدأ بعملية التفريغ من خلال رياضة خفيفة كالمشي أو الركض أو حتى ممارسة هواية الرسم والألوان للتخلص من أعباء اليوم؛ فمن وجهة نظري تلك الطريقة من أهم وأفضل الطرق التي تخلق بداخلنا إنسانًا جديدًا كل يوم، مليء بالطاقة ومستعد لمواجهة التحديات.

9- برمج عقلك على وقت محدد للعمل

تخصيص وقت محدد لكل مهمة سيساعدك على إنجازها بطريقة أفضل؛ فأنا -على سبيل المثال- اعتدت على العمل بفاعلية في ساعات الصباح الأولي وقبل الفجر بسبب الهدوء التام؛ لذا أغلب أعمالي الإبداعية لا أستطيع كتابتها إلا في تلك الأوقات لأن عقلي مبرمج بالفعل على الإنتاجية في تلك الأوقات بالتحديد أكثر من غيرها.

10- ابدأ وعينك لا تفارق خط النهاية

هل تعلمون بماذا أفكر قبل ترجمتي لأي نص أو كتابة أي مقالة أو تأليف أي فصل جديد في رواياتي؟ أفكر في “النقطة”، تلك النقطة التي أضعها في نهاية آخر جملة في الصفحة، والتي تجبرني على إتمام أي شيء أكتبه للنهاية؛ لذا لا أتذكر أبدًا أني كتبت مقالة على مرحلتين؛ فبمجرد شروعي في كتابة أي شيء لا أتركه إلا بعد الانتهاء منه، ومن هذا المنطلق اعتدت على تخيل النتائج قبل البدء في تنفيذ المهام لتشجيعي على إنهائها.

في الختام

يجب أن تتذكروا أن العمل الشاق لا غنى عنه إذا أردت النجاح في هذه الحياة؛ لكن يجب أن تُفرق بين العمل الشاق المصحوب بالأهداف الذكية وبين العمل الشاق المُجرد من الفاعلية؛ فالأول سيصل بك إلي وجهتك المنشودة، أما الآخر فسيستنزف طاقاتك ولن يصل بك لأي وجهة وكأنك تجري على آلة ركض؛ فمهما بذلت من جهد أنت في النهاية لا تزال في نقطة البداية؛ لذا عليك أن تدرك أن الجهد والتفاني لا قيمة لهما إذا لم تدعمهما بالذكاء والتخطيط الفعّال.

إليك أيضًا

• استراتيجية النجاح في عمل من البيت وتحقيق الإنتاجية المطلوبة
• أفضل (16) تطبيقًا لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية
• قاعدة 80/20 الذهبية وكيفية تطبيقها لزيادة الإنتاجية