٩ خطوات عملية ساعدتني في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية

كثير منا يشكو ضيق الوقت وعدم استطاعته القيام بكامل إلتزاماته الحياتية نظراً لكثرة مشاغله، وعلى الجانب الآخر فإنه لا يستطيع تجاهل أي من هذه المشاغل لأهميتها بالرغم من أنه فعلياً يضطر لترك بعضها لاعتقاده بعدم وجود الوقت الكافي لها، وكل ذلك يرجع لعدم اتباع استراتيجية عملية لتنظيم الوقت، بما يتيح أداء كل المتطلبات دون تقصير. وفيما يلي تسع خطوات عملية تمكنك من تحقيق هذا الهدف بإذن الله:

١. رتّب أولوياتك بألوان

والمقصود هنا أولويات كل يوم على حده، فتوصيل الأبناء للمدرسة، أو الذهاب للجامعة أو العمل يسبق بلا شك الذهاب لزيارة الأقارب في أيام العمل، بينما في يوم الإجازة فالعكس هو الصحيح، ولتسهيل هذه المهمة ينصح بوضع لوحة (سبورة) في موقع مميز بغرفة المعيشة بحيث تكتب فيه التزامات اليوم مرتبة حسب التوقيت باستخدام الأقلام المخصصة لذلك والتي تتيح إعادة الكتابة والمسح مرة أخرى، ويمكن استخدام ألوان مختلفة لتمييز المهام ذات الأولويات القصوى؛ كاللون الأحمر مثلاً والباقي باللون الأزرق وهكذا.

٢. لا تبالغ في قدراتك

حتى لا تقوم بتكديس واجبات كثيرة فوق طاقة البشر في يوم واحد، وإنما الاعتدال في تحديد ما يجب فعله وما يمكن تأجيله لوقت آخر.

٣. واجب الراحة

ضع في الحسبان حدوث أي ظرف طارئ يستهلك جزءاً من الوقت حتى لا يضيع وقتك كله، ويفضل كتابة ذلك وسط المهام، كأن تكتب مثلاً أمام بند رقم أربعة: راحة من بعد صلاة الظهر إلى صلاة العصر، فإذا حدث ظرف لا يحتمل التأجيل، يمكنك استغلال وقت الراحة لإنجازه دون الإخلال بترتيب باقي البنود.

٤. لا تنظر وراءك

أي لا تتبع البنود المتأخرة، فإذا لم تنتهي من أحد البنود في الوقت المخصص له، فلا تستمر فيه بما يتسبب في تعطيل باقي البنود التي تليه، وإنما اتركه على ما أنجزت فيه وابدأ في البند التالي، ثم بعد الانتهاء من باقي البنود، حاول الرجوع مرة أخرى لاستكمال البند الناقص، هذا بالطبع لو كان باستطاعتك التوقف والعودة مرة أخرى ولم يكن البند من النوع الذي يتطلب استكماله متى بدأت فيه.

zoom_out_map

٥. استعن بصديق

لو كان لديك بعض المهمات التي يمكنك الاستعانة فيها بأحد أصدقائك أو أبنائك أو زوجتك، فإن ذلك يسهل عليك المهمة بحيث تبدأ مباشرة في البند التالي دون تأخير السابق.

٦. ابدأ بالمهام التي تستغرق وقتاً أطول

كأن ترسل طلباً معيناً للبريد الإلكتروني التابع لجهة ما من أول اليوم حتى لا يضيع وقتك في انتظار الرد إذا أرسلته متأخراً.

٧. ضع أهدافاً قصيرة المدى

حتى تحقق الهدف البعيد، فيمكنك على سبيل المثال تخصيص بعض الوقت من يومك لقراءة فصل أو جزء من فصل في كتاب كبير بحيث تنتهي من قراءته بالكامل بعد ثلاثة أو أربعة أيام، فلا تشعر بثقل المهمة المطلوبة إذا احتسبت قراءة الكتاب كاملاً كهدف واحد في حد ذاته.

٨. خطة الطوارئ

ضع خطة للطوارئ تكون بديلاً تلجأ إليه عند الضرورة، حتى إذا اضطررت لترك بعض المهام لا تترك الأهم وتنشغل بالأقل أهمية، كما لا تضيع وقتك في اختيار ما يجب البدء به، وإنما تذهب للخطة البديلة مباشرة، ويمكنك فعل ذلك ببساطة بوضع علامة مميزة بجوار المهام التي من الصعب تركها؛ حتى تبدأ بها إذا شعرت أن الوقت لن يسعفك لإنجاز كل المهمات المطلوبة حسب الترتيب.

٩. لا تبالغ في التنظيم

حتى لا تضيع الكثير من الوقت في تنظيم خططك ومهامك وإنما اتبع أبسط الأساليب دون مبالغة، فتجد نفسك وقد استغرقت وقتاً أطول من اللازم لوضع تصور لمهامك دون أن تبدأ في هذه المهام فعلياُ.

وأخيراً .. فإن طرق تنظيم الوقت متعددة، وليس من المشترط أن تتبعها كلها وإنما استعن بما يناسبك وابتكر أفكاراً جديدة، حتى تحترف فعلياً تنظيم وقتك!