كيف تنظّم مكتبك وتحسن من تصميمه؟

أهم مزايا التصميم المكتبيّ الجيد هي الفاعليّة، غالبًا. مكاتبنا مكتظة بالكثير من الآلات المكتبية والمعدات واللوازم والأوراق التي تحدّ من فعالية مكاتبنا المنزليّة. هل يتوجب عليك أن تزيح أشياءً من طريقك قبل أن تجلس وتعمل؟ هل يوجد كثير من الأوراق الملقاة على مكتبك والمندثرة على الأرض؟ هل تحتاج للاتصال بفريق البحث والإنقاذ للعثور على كل ما تبحث عنه؟ إذن فقد حان الوقت للتشمير عن سواعدك وتنظيم مكتبك.

يمكنك أن تمتلك التصميم المكتبي الأكثر جاذبية وحداثةً، وما زلت غير قادرٍ على إنجاز ما تريد القيام به دون تنظيم مكتبك. ستوضح لك هذه الخطوات كيفية تنظيم مكتبك ومساحته بحيث يكون لديك مكتب تقدر وتستطيع العمل فيه.

أخلِ الممرات

يضع صديقي طاولةً صغيرة في منتصف مكتبه، مما جعل التحرك من المكتب إلى خزانة الملفات مهمةً شاقة لأي أحدٍ ليس لديه خفة حركة وليس بارعًا في الحركات البهلوانية. وبما أنه لم يستضف العملاء أبدًا في مكتبه، لم تكن الطاولة تُستعمل إلا لوضع الأشياء عليها. وتحريك تلك الطاولة منح صديقي ممرًا خاليًا وأنقذه من الكثير من أضرار الساق المحتملة.

هل هنالك عوائق من الأثاث في مكتبك؟ انقلها أو أخرِجها من المكان. يجب أن تكون قادرًا على المشي في المكتب بحرية!

أخلِ سطح المكتب

ألا يبدو ذلك جميلاً؟ تحفة تصميم مكتبي. الآن فلننتقل للجزء الصعب، ابدأ تنظيم مكتبك بالنظر إلى طاولة المكتب وقرّر ما يجب أن يظل موجودًا عليه. مثل حاسوبك أو هاتفك. لكن ماذا غيرها؟ انظر لكل تلك الأمور الأخرى التي تأخذ مساحةً من مكتبك وأسأل نفسك: “هل يجب أن تكون موجودةً على المكتب؟” وإن لم تكن شيئًا تستخدمه كل يوم لتسهيل عملك، لا حاجة لوجوده وقد حان الوقت لوضعه في مكانٍ آخر.

ماذا عن كومة الورق التي كنت تنوي التعامل معها؟ صنِّفها ونقِّحها. بقايا الطعام المنسيّة من الأسبوع الفائت، تلك كلها أمور تعرف كيف تحلها…

حدِّث معداتك

ما هي الآلات التي تعيق تقدمك أو تثير الفوضى في مكتبك؟ هل يحتاج حاسوبك لتحديث الذاكرة أو القرص الصلب؟ ربما آن الأوان للتخلص من طابعتك القديمة وجهاز الفاكس والماسح الضوئي والاستثمار في طابعةٍ متعددة الوظائف (ط. م. و). أو أنّ الأوان قد آن لتحديث هاتفك البدائيّ إلى جهاز “سبيكرفون”[1]. كلما زادت وظائف أجهزتك المكتبية، زاد معها مساحة العمل المتاحة.

أزِلها عن المكتب

يمكنك أن تخلي مساحة عملٍ أكبر وتنظّم مكتبك، وذلك عبر تكريس مساحةٍ منفصلة للضروريات. على سبيل المثال، لا يجب أن تكون الطابعة أو الناسخة متعددة الوظائف موجودةً على طاولة المكتب، بل استثمر في حامل طابعة يبقيها ضمن مسافةٍ مناسبة.. حرّر مزيدًا من الأشياء الثابتة عن المكتب، وهذا يمنحك مساحةً تخزينيّة لبعض المستلزمات كورق الطابعة.

ألديك مكتب صغير وتريد غرفةً أكبر؟ ما تحتاج هو طاولة صغيرة إلى جانب مكتبك حتى تضفي لمسةً أنيقةً للمكتب، وتُعتبر مساحة عملٍ إضافية. تأكد من اختيار ذات الارتفاع الملائم حتى تستطيع العمل عليها دون الحاجة للانحناء.

هل الكتب مندثرة على مكتبك؟ اشترِ رف كتب، مستقلاً أو مدمجًا. ستندهش من مساحة العمل المتوفرة لديك عندما تنقل بعض الكتب من مكتبك.

أَرِح ناظريك بشيءٍ ملفت للانتباه

اجلس أمام الحاسوب وضع يديك على لوحة المفاتيح وانظر بعيدًا عن الشاشة، وراقب بدرجة 90 ْ (أو بالقدر الذي يمكنك من التفقد بشكلٍ مريح دون رفع رقبتك). يوصي “المركز الكندي للصحة والسلامة المهنية” بالنظر لمناطق بعيدة عن شاشة الحاسوب كل بضعة دقائق وحدِّق في الأمور الأبعد لمقاومة الإجهاد وإرهاق العينين. ولكن هل هنالك أي شيءٍ ملفت للانتباه في مدى بصرك؟ إن كان الجواب لا، أضف شيئًا يستحق النظر إليه، كلوحةٍ أو رسمةٍ أو ملصقٍ تحبه.

إذا كانت المساحة تسمح والظروف جيدة، فإن نبتةً مزدهرة مفعمة بالحياة يمكنها أن تصنع العجائب في تزيين المكتب ورفع المعنويات. مساحتك مزدحمة؟ ضع لوحة مهامٍ وملاحظات صغيرة (corkboard) وعلِّق عليها الأشياء التي تجعلك سعيدًا، كصور العائلة والأصدقاء، ورسومات أطفالك، أو حتى تقويمًا ملونًا.

ادهنه بالأزرق

إن كنت جادًا بشأن منح مكتبك منظرًا رائعًا وجديدًا، فإن طبقةً من الطلاء المنعش هي الحل. الأزرق هو أفضل الألوان المريحة للأعين. ألقِ نظرةً على متاجر المعدات أو الطلاء المجاورة وستجد بالتأكيد ضالتك ولونًا يناسبك.

سواءً اخترت طلاء مكتبك الصغير أو المنزليّ، إذا كنت قد انتهيت من تطبيق الخطوات الأخرى لتنظيم مكتبك، فأنت لا تمتلك الآن مساحةً مكتبية أكثر تنظيمًا فقط، وإنما أسهل للعمل فيها. وبالتغييرات التي أجريتها، ستكون المحافظة على الترتيب والتنظيم في مكتبك أسهل أيضًا!