كيف تكتب الخطاب التعريفي Cover letter؟

الخطاب التعريفي (Cover letter) هو فرصتك الأولى لتقديم نفسك وتسويق مهاراتك لدى الشركة، ودائمًا يكون عنصرًا مطلوبًا في طلب الوظيفة، ولكن ما الذي ينبغي عليك ذكره في الخطاب التعريفي؟ وكيف يمكن أن يكون الخطاب التعريفي جذّابًا لكي تطلب الشركة إجراء مقابلة معك؟

كيف تجعل الخطاب التعريفي الخاص بك مميزًا؟

يجب أن يكون الخطاب التعريفي مخصصًا لوظيفة محددة، وهذا لا يعني أنك ستكون مضطرًا لكتابة خطاب تعريفي جديد في كل مرة تقوم فيها بالتقدم إلى وظيفة، لكن قم بإنشاء نموذج خطاب تعريفي يمكنك استخدامه كأساس لجميع الخطابات التعريفية يتضمن العناصر التالية:

التعريف بنفسك

اكتب في الجزء العلوي من الخطاب التعريفي معلومات الاتصال الخاصة بك، ينبغي أن يحتوي هذا القسم على اسمك وموقعك ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا كتابة عنوان صفحتك على لينكدإن أو الفيس بوك.

معلومات الاتصال بالشركة

• اكتب تحت العنوان التاريخ الذي ترسل فيه الخطاب التعريفي، ثم بيانات الشركة كما يلي:
• اسم جهة الاتصال، أي: المسؤول عن التوظيف.
• اسم الشركة.
• العنوان.
• المدينة.

إذا لم تتمكن من العثور على اسم المسؤول عن التوظيف، فيمكنك ترك هذا الجزء فارغًا والبدء فقط باسم الشركة.

التحية

الخطاب التعريفي ينبغي أن يبدأ بتحية وهذا يدل على الاحترافية والمهنية، ابدأ بكلمة “عزيزي …” أو “مرحبا..” إذا كنت تعرف اسم الشخص المسؤول عن التوظيف، فاذكره: عزيزي السيد ….، أو عزيزتي السيدة …. إذا لم يكن هناك اسم جهة اتصال مدرج في إعلان الوظيفة فحاول البحث على الإنترنت لمعرفة ما إذا كان يمكنك معرفة ذلك.

ولكن إذا لم تتأكد من معرفة اسم مدير التوظيف فيمكنك استخدام عبارة (مدير التوظيف Hiring Manager) بدلا من الاسم.

حدد الغرض من إرسال الخطاب

سيتفهم مدير التوظيف بالطبع أنك تتقدم للحصول على وظيفة، ومع ذلك ينبغي أن تحدد سبب إرسال الخطاب بأن توضح ما الوظيفة التي تتقدم لشغلها وأين قرأت إعلان التوظيف، يمكنك أيضًا اغتنام الفرصة لشرح سبب تقدمك لهذه الوظيفة في هذه الشركة، هل أنت متحمس لهذه الوظيفة تحديدًا؟ اذكر لماذا؟ هل تعتقد أن مهاراتك ستكون مصدر قوة للشركة؟

موضوع الخطاب التعريفي

هذا هو الجزء الذي سوف تشرح فيه سبب كونك الشخص المثالي لهذه الوظيفة، باختصار صف أدوارًا مشابهة للدور الذي ستقوم به في الوظيفة التي ستتقدم إليها، صف الموقف الذي واجهته أو المهام التي كنت مسؤولًا عنها، والإجراءات التي اتخذتها، ونتائج أفعالك ذات الأثر الإيجابي على الشركة التي كنت تعمل بها سابقًا.

عادةً ما يكون الخطاب التعريفي قصيرًا، ولا يكون أكثر من صفحة واحدة مكونة من فقرتين إلى ثلاث فقرات أو حتى أربع فقرات كحد أقصى، ولكن إذا وجدت أنك تجاوزت الفقرة الرابعة فاحذف بعض المعلومات.

خاتمة الخطاب التعريفي

لخص لماذا تعتقد أن مهاراتك تجعلك مثاليًّا لهذه الوظيفة، عبّر عن سعادتك بهذه الفرصة وتطلع إلى التحدث معهم، أخبر مدير التوظيف أنه يمكنه الاتصال بك إذا كانت لديه أية أسئلة وكرر كيف يمكنه الاتصال بك (عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف وما إلى ذلك).

وأخيرًا ستحتاج إلى توقيع الخطاب التعريفي، التزم بكتابة التعبيرات الرسمية مثل (مع خالص الشكر)، حاول تجنب العبارات الختامية غير الرسمية.

نصائح إضافية

إن الخطاب التعريفي هو أفضل فرصة لك للتعريف بنفسك وشرح لماذا يجب على الشركة توظيفك، إليك بعض النصائح الإضافية حول ما يجب تضمينه في الخطاب التعريفي لكي يزداد تألقًا وبروزًا من بين الحشود:

• فكّر ما الذي يميزك، تحدث عن مهاراتك وخبراتك التي تجعلك موظفًا رائعًا، لا تتحدث عن نفسك فقط بل فكر كيف سوف تستفيد الشركة من توظيفك وذلك حتى يتميز خطابك التعريفي عن بقية الخطابات.

على سبيل المثال، يمكنك ذكر شغفك بالمحاسبة ومدى حبك لإعداد الموازنات وإنشاء جداول بيانات، واشرح كيف سيفيد هذا الشغف صاحب العمل.

• لاحظ الكلمات الرئيسية المذكورة في الإعلان، الكلمات الرئيسية هي الكلمات أو العبارات التي غالبًا ما تتكرر في إعلان الوظيفة، وهي الكلمات التي يُرجح أنها الأكثر أهمية لصاحب العمل. أثناء قراءة إعلان الوظيفة، قم بتدوين الكلمات أو العبارات التي تراها مستخدمة أكثر من غيرها، على سبيل المثال، إذا رأيت كلمة “الزبائن” مستخدمة بشكل متكرر في إعلان الوظيفة، فيجب عليك استخدام كلمة “الزبائن” بدلًا من “العملاء” في الخطاب التعريفي حتى لو كنت تستخدم كلمة “العملاء” دائمًا.

ولكن لا تحشو الخطاب التعريفي بكلمات رئيسية، اذكرهم بشكل طبيعي ضمن السياق ولا تقم بإقحام كلمات معينة داخل النص دون مبرر.

الخطاب التعريفي هو فرصتك لجعل مدير التوظيف يلاحظك، واعلم أن تضمين العناصر المذكورة أعلاه سيحسن فرص قبول طلبك وتحديد موعد المقابلة.

إليك أيضًا

• تعرف على أهم مهارات البحث عن عمل
• كيف تقدم نفسك بذكاء عند كتابة السيرة الذاتية؟
• كلمات وعبارات تتكرر في السيرة الذاتية المميزة ينبغي أن تعرفها