10 نصائح لكي تكون مدير مشروع فعالًا وناجحًا

يمكن أن يكون مدير المشروع هو أداة النجاح أو الفشل للمشروع، لذلك يجب أن يمتاز مدير المشروع الفعال بالفطرة السليمة، والمهارات التنظيمية، ومهارات التعامل مع الأشخاص ليكونوا قادرين على التعامل مع المشاريع المعقدة.

إذا أصبحت للتو مدير مشروع، فهناك عدد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان بيئة عمل إيجابية ونتائج ناجحة:

١-تحديد وتوصيل الهدف

مع المشاريع الكبيرة، سيكون هناك العديد من الخطوات الأصغر على طول الطريق. بغض النظر عن عدد الأشخاص أو الخطوات المشاركة، تأكد من الاستمرار في التركيز على النتيجة النهائية. وأيضًا اجعل الهدف واضحًا. أبلغه شفهيًّا (كما في اجتماع) وكتابيًّا (كما في رسالة بريد إلكتروني أو مذكرة). بهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق دائمًا إلقاء نظرة على الهدف المحدد للرجوع إليه.

٢-حدد أولويات المهام المهمة

يحتوي كل مشروع على أشياء معينة هي الأكثر أهمية أو الأكثر تأثيرًا للنجاح. افعل هذه الأشياء أولًا. إذا لم تقم بإعطاء الأولوية لأهم أجزاء المشروع، فيمكنك الانغماس في التفاصيل الصغيرة وتتشتت. ويمكن القيام بذلك عن طريق:

التحقق من تقدم أعضاء الفريق أو متابعة الاجتماعات. وتذكر أيضًا أن فريقك قد يكون في انتظارك للموافقة على قرارات معينة أو التوقيع على أشياء قبل أن يتمكنوا من المضي قدمًا. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك أيضًا، إكمال جميع المهام المهمة أول شيء كل صباح، ولا تنتقل إلى بقية يوم عملك حتى تنتهي. قد تحتاج إلى إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني أو هاتفك لمنع تشتيت انتباهك عن طريق التنبيهات الخارجية.

بمجرد الانتهاء من العناصر ذات الأولوية العالية، خذ استراحة سريعة وانتقل إلى الأشياء الأدنى في قائمتك.

٣- توصيل الخطة بشكل فعال

استخدم طرقًا متنوعة للتواصل ليفهم فريقك ما هو متوقع منهم، وما هو الجدول الزمني، وذلك عن طريق طرح الأسئلة والاستماع أثناء الاجتماعات أو التحدث إليهم شخصيًّا، أو استخدم لوحات الإعلانات، أو إرسال رسائل بريد إلكتروني فردية وجماعية، فكل هذه جوانب مهمة للتواصل الفعال.

٤- كن منفتحًا

قد يكون هذا صعبًا إذا لم تكن منفتحًا بشكل طبيعي. ومع ذلك، فإن إدارة الأشخاص والمشاريع تتطلب أن تكون قادرًا على التواصل وجعل الناس يشعرون بالمشاركة في المشروع. أفضل طريقة للقيام بذلك هي إظهار تقديرك لهم ولإسهاماتهم. يمكنك القيام بذلك عن طريق:

– الابتسام والتواصل بالعين مع الأشخاص الذين تعمل معهم.

– سؤال أعضاء الفريق عن كيفية سير عملهم وكيف يمكنك المساعدة.

– خلق فرص للمناقشة وحل المشكلات الجماعي.

– عدم قضاء اليوم كله مغلقًا داخل مكتبك بعيدًا عن الأنظار.

٥- لديك شعور قوي بالعمل الجماعي

بصفتك مدير مشروع، يجب أن تقدر قيمة الفريق. حتى إذا كان كل شخص معنيًا يعمل بشكل فردي على جوانب مختلفة من المشروع، فمن مسؤوليتك التأكد من أن الأشخاص يفهمون كيف تتلاءم الأجزاء معًا ويعتمد بعضهم على بعض.

يمكنك عقد اجتماعات المشروع أو اللقاءات لمساعدة أعضاء الفريق على معرفة كيف يتناسب عملهم معًا والتعرف على الآخرين في الفريق. تذكر أن كل دور مهم. لا تعامل بعض أعضاء الفريق كما لو أن مساهماتهم أهم من مساهمات الآخرين.

٦- احذر من الإدارة الدقيقة لأعضاء الفريق

هذا يخنق الإبداع ويخنق الدافع أيضًا. فاستمر في متابعة التقدم المحرز في وظائف المشروع المختلفة على فترات زمنية معقولة حيث تتيح لأعضاء الفريق حرية العمل بشكل منتج.

٧- تحديد المخاطر المحتملة

كل مشروع له بعض المخاطر المرتبطة به. قد تكون هذه مخاطر مالية للشركة، أو أنواع أخرى من المخاطر. في بداية أي مشروع، ضع قائمة بالأشياء التي تبدو أنها يمكن أن تشكل مخاطر واحتفظ بهذه القائمة في متناول اليد.

٨- قم بإجراء تحليل للمخاطر

إذا لزم الأمر. ستتطلب بعض المشاريع أو الشركات تحليل المخاطر قبل أن يبدأ المشروع. يمكن أن يكون هذا أداة رائعة لمساعدتك كمدير على معرفة المخاطر التي من المنطقي تحملها وكيف يمكن تجنب المخاطر أو تقليلها. قد تكون قادرًا على إجراء تحليل للمخاطر بنفسك، أو قد يكون هناك شخص ما في شركتك تتمثل مهمته في القيام بذلك.

٩-استعد للمجهول

مهما حاولت التخطيط، ستكون هناك دائمًا مفاجآت وأشياء لا يمكنك الاستعداد لها. ومع ذلك، يمكنك أن تبذل قصارى جهدك للتأكد من أنك ستكون مستعدًا لحالة مواجهتك لها

على سبيل المثال، تأكد من وجود أموال إضافية في أي ميزانية للطوارئ. قد تواجه تكاليف غير متوقعة وتريد أن تكون قادرًا على تغطيتها بسهولة.

تأكد من أن لديك عددًا وافرًا من الموظفين. إذا مرض شخص ما أو اضطر إلى مغادرة المشروع، فلا تريد أن تشعر بنقص شديد في الموظفين. نسخ احتياطي لكافة الملفات والمعلومات ذات الصلة.

١٠-معالجة المخاطر في أسرع وقت ممكن

بمجرد تحديد المخاطر، اتخذ إجراءً. قد لا تتمكن من حل المشكلة تمامًا أو التخلص من المخاطر، ولكن من المحتمل أن تجد طريقة لتقليل المخاطر أو التخفيف من أي تداعيات قد تحدث. إذا لاحظت أن أي شخص في فريقك يمثل مسؤولية لأي سبب من الأسباب، فراقبهم وتأكد من حصولهم على الدعم والإشراف الذي يحتاجون إليه لتشكيل أقل قدر ممكن من المخاطر على المشروع.

إذا كان المشروع محفوفًا بالمخاطر بسبب نطاقه وجدوله الزمني، فاطلب تمديدًا أو تحدث إلى الإدارة العليا حول الهدف الأكثر واقعية. إذا كانت هناك مخاطر على السلامة الشخصية للأشخاص، فتعامل معها على الفور. لا ينبغي أن يعمل أي شخص في موقف يشكل خطورة على صحته الجسدية أو العقلية.

إليك أيضًا

• تجنب هذه الصفات كي لا تكون مديرًا فاشلًا
• هل أخبر مديري في العمل أنّني أبحث عن وظيفة جديدة؟
• 10 نصائح للتعامل مع المدير العصبي في العمل