10 أمور يجب معرفتها لإدارة «سكن الطالبات»   

بدأت العمل في سن مبكر جدًّا فقد كانت في عمر الطالبات حينها، وتوالت السنين.. وتقول: «أتيت لخدمتهم وخادم القوم سيدهم»، هي مديرة لسكن الطالبات للمرحلة الجامعية في إحدى الدول العربية، وبحسب رغبتها لن يتم ذكر اسمها والبلد. التقيت بها بعد أن علمت بأن تجربتها مضى عليها سبعة عشر عامًا، حكت لي عن بداياتها وكيف استمرت إلى اليوم في نفس المكان الذي أصبح جزءًا منها ومن تاريخ حياتها.

ومن أصحاب التجارب والخبرة نتعلم ونستفيد خاصةً لمن تريد أن تعمل في نفس الوظيفة أو من هي على رأس عمل مماثل وبسبب نجاح تجربتها تمت استضافتها في العديد من الجهات في مدينتها ومدن أخرى للحديث حول إدارة السكن، وتدريب من ستعمل في نفس المهمة، وهذه خلاصة خبرتها أقدمها في عشرة نقاط وهي ما يلي:

1- النية أولًا

تذكر بأنه على مديرة السكن أن تصدق في النية بحيث تتكون لها نوايا صالحة ومن هذه النوايا الطيبة سيسخر الله لها أناسًا يخدمونها في كل مكان ويتكاتفون معها ومن تجربتها الشخصية وجدت أثر النية الصالحة على عملها.

2- الكلمة تتداول

على مدير السكن الانتباه جيدًا لكلماتها وأن تحرص كل الحرص وتعي بأن الكلمة تتداول بين الطالبات وقد يساء فهمها أو تحصل لها إشكاليات بسبب كلمة لم تلق لها بالًا. ومن المهم أن تتعامل مديرة السكن مع الطالبات على أساس من المودة وكأنهن أخواتها أو بناتها بدون ترفع.

3- الاحتياجات الأساسية

على من تعمل في إدارة سكن الطالبات أن توفر الاحتياجات الأساسية للطالبات بدايةً بالماء والكهرباء … إلى الإنترنت الذي أصبح من الضروريات خاصةً لطالبات الجامعة فهنالك أبحاث تطلب وتقارير وغيرها من الواجبات التي تستلزم محركات البحث والاستفادة من المكتبات الإلكترونية والمواقع المتخصصة على الشبكة العنكبوتية.

4- الصيانة

العمل على صيانة المكان بشكل دوري، والاستعداد للإصلاحات المطلوبة من سباكة و إصلاح اعطال الكهرباء والأثاث وبشكل عام السكن مثل أي بيت سكني ولكن لكثرة الطالبات يكون هنالك استخدام متكرر للأشياء؛ لهذا فالصيانة أمر مستمر، وعلى من تعمل في إدارة السكن أن تكون متقبلة للأمر ولا تضجر. وتنصح بأن تكون هذه الأعمال في الصباح أثناء الدوام الجامعي بحيث لا يؤثر العمل على هدوء المكان.

5- الترفيه

ترى بأنه لا بد من تحديد يوم في الأسبوع للترفيه بحيث يحق للطالبة في هذا اليوم الخروج والتنزه وعليها العودة في الوقت المحدد، وهذا مهم لنفسية الطالبات فالترفيه والترويح عن النفس يجدد الطاقة ويحسن المزاج. كذلك عمل أنشطة ترفيهية في نفس السكن كل بعد فترة.

6- خصوصية غرف الطالبات

ترى بأنه يجب أن يكون هنالك مفتاح لكل غرفة ولكل طالبة تسكن فيها بحيث يقفلن الباب عند النوم فالغرفة بمثابة بيت تحافظ عليه من سرقة أو شيء غير محبذ وهو من باب الأمن والأمان والخصوصية. وفي السكن الذي تديره في الغرفة تسكن خمسة طالبات وفي الدور أكثر من ستة غرف وفي كل دور صالة للطعام والمذاكرة ومطبخ وما يستلزم من المرفقات وهي تدير أكثر من مبنى سكني في مجمع واحد وبنقطة تجمع مركزية واحدة بعدد يتجاوز مائة طالبة.

7- الأمن والسلامة، والرقابة

• توفير سيارة إسعاف في حال حدوث أي حالة مرضية تستدعي الذهاب بها للمستشفى في أي وقت وذلك من خلال شخص مخول لهذه المهمة وله راتب ساري في كل شهر. وفي الحالات غير الطارئة هنالك عيادة بسجلات طبية لكل طالبة وطبيبة في فترة النهار وطبيبة أخرى مناوبة في فترة الليل. ومن هذه السجلات المرضية تستطيع مديرة السكن متابعة الحالة الصحية للطالبة ومعرفة وضعها الصحي وهذا ما يحدث غالبًا فالطالبة تنشغل بالدراسة.
• مراقبة عملية الدخول والخروج من خلال جهاز البصمة بحيث يتم توثيق الدخول والخروج للطالبات. وكذلك هنالك حراسة نهتم بأن تكون من رجال أكفاء لديهم الضمير والحس الأمني، ويمنع احتكاك الطالبات بالعاملين على الحراسة.
• عمل صافرات إنذار في حال حدوث حريق وكذلك جلب طفايات الحريق ووضعها في مكان بارز مثل: المدخل بحيث لا تكون بأحجام كبيرة بحيث تستطيع الطالبة حملها في حال حدوث حريق لا سمح الله.
• كاميرات المراقبة حاجة أمنية، وتوضع في الممرات والمداخل والمخارج وعند كل بوابة، وتذكر بأن في منطقة الغرف وحياة الطالبات اليومية لا توجد كاميرات حفاظًا على الخصوصية فالكاميرات وضعت بهدف أمني.
• القيام بزيارات مفاجئة لكل قسم من أقسام السكن وبشكل دوري.
• على الطالبة أن تحضر إثبات بأنها طالبة جامعية عند التسجيل، وتتم متابعة سير دراستها إلى أن تتخرج.

8- الأخلاقيات خط أحمر

تذكر بأنه على مديرة السكن الاهتمام بالسكن وما يحدث فيه أما غير ذلك من اتهامات توجه لطالبة في أخلاقها وغيره تقول: « الأمور الأخلاقية خط أحمر وعلى من يتهم أن يذهب للمحكمة» وبهذا مديرة السكن تقفل بوابة كبيرة خطرة فهنالك ضعاف النفوس ومن لا يلقي بالًا وهذه سمعة لذلك المحكمة هي الفيصل في مثل هذه الأمور. وفي حال شاهدت سلوكًا غير أخلاقي لطالبة تستدعيها للنصح وبوجه عام دائمًا ما تحرص على توجيه ونصح الطالبات بأن لا يتحدثن في عرض أي أحد وخطورة مثل هذه المواقف.

9- النظافة هي الأساس

تذكر بأن النظافة من الأمور الهامة جدًّا سواء الشخصية أو نظافة السكن بشكل عام وهذا دورها فهي تعمل على متابعة النظافة سواء من العاملات أو الطالبات حتى يكون المكان مريحا ومهيئا للدراسة والمذاكرة والمعيشة ولقد وضعت غرامة مالية على الطالبة التي تكرر إهمالها للنظافة بعد أن تتقدم بالشكوى مشرفة القسم فلكل قسم من السكن مشرفة تتابع وترسل التقارير ومبلغ الغرامة تقدمة لعاملة النظافة كنوع من الاعتذار عما بدر من الطالبة.

10- خلافات متوقعة

في حال تقدمت طالبة بالشكوى من طالبة أخرى بعد أن تتيقن من صحة الشكوى تبادر بالحديث مع الطالبة المشتكى عليها بدون أن تخبرها بالشكوى بحيث تعتقد بأن الأمر من رؤيتها الشخصية، وبهذا يسود الود بين الطالبات. وفي حال كان الخلاف معها شخصيًّا تحرص على العفو عند المقدرة في ما يخصها هي تحديدًا. موضحة بأن أي إنسان يتضايق في حال ظلم أو تعرض للإساة ولكن التغافل والتغاضي والمسامحة لها دور كبير ومؤثر على الطالبات وقد لمست تأثير ذلك خاصةً وأنها قادرة على العقاب ولكن تختار العفو.

النظام أولاً وأخيرًا

وفي النهاية تختم نصائحها بأنه لا بد من عمل نظام للسكن، ويكون مكتوبًا في لائحة معلقة على الجدران بحيث تراه الطالبات وفي نفس الوقت لا يتم التسجيل إلا بعد أن تتطلع الطالبة على القوانين وإعطائها نسخة منه، ويشمل النظام تحديد أوقات الدخول والخروج من السكن، وكذلك يوجد عقوبات مثل: الحرمان من الخروج في اليوم الترفيهي. «فمن أمن العقوبة اساء الفعل» لهذا لابد من النظام فهو لمصلحة الطالبات قبل كل شيء.

إليك أيضًا

• كيف تحقق النجاح بالإدارة والإرادة في 5 خطوات فحسب  
• 5 مفاتيح سحرية لتصميم وإدارة حياتك  
• كيف تنظم وقتك بأفضل طريقة؟ إستراتيجية واحدة لإدارة وقتك  Time Blocking