كيف تقوم بالتنظيم الذاتي لوقتك في شركتك؟

بالرغم من أهمية التنظيم الذاتي فإنه لا يأخذ العناية الكافية من المديرين ومن أجهزة تنمية مهاراتهم الإدارية وإن كانت نشرات ودوريات الإدارة تنشر أحيانًا بعض الأفكار التي تعرض نماذج من العادات قد توفر دقائق أو ساعات أو أيامًا للمديرين. ويعتبر سوء التنظيم الذاتي أو قصوره عرضًا لجذورٍ عميقة الغور. فتنظيم عملك لتجعل منه مصدرًا للبهجة وأداة بنّاءة يتوقف على المزاج والدوافع الأساسية التي تحكم نظرتك وموقفك من الأمور والتي لا تؤثر في عملك فحسب بل وفي عمل زملائك.

كيف يتسبب التوتر في ضياع الوقت؟

يتسبب التوتر في إضاعة الوقت منك بتأخرك أو تلكّؤك في إصدار القرار. وقد يمنعك من اتخاذ القرار. كما أنه يضيّق من أفق تفكيرك ويصل بك إلى وجهة نظر شخصية ضيقة. وكثيرًا ما يؤدي بك إلى المبالغة في تقدير بعض المتغيرات فلا تتركها أو لا تقرر التمسّك بها. وهو ما يسمى بتحطيم التفكير تحت ضغط عاطفي.

ما هي مصادر القلق والتوتر؟

بالإضافة إلى مصادر التوتر التي تعاني منه البشرية فإن المدير مكتوب عليه أن يعيش تحت ضغوط تلازم وظيفته:

• مسئوليته عن رفاهية أعداد كبيرة وهو ما لا ينساه للحظة.
• تأثير مركزه في حياة الآخرين وهم قد يستاؤون أو على الأقل يسيئون الفهم مما يجعله مستشعرًا مسئولياته طوال الوقت.
• تقليله من قدراته وإمكانياته، واعتقاده أنه دون المركز الذي يشغله.
• عدم ثقته في قدرته على الحكم وخوفه من احتمالات الأسف أو الندم أو المحاسبة.
• الشعور بالذنب من امتلاك السلطة.

كيف تتعامل مع القلق؟

إن التمييز بين القلق الزائد والقلق أو التوتر العادي أمر متروك لتقديرك ما لم يكن زملاؤك قد نبهوك إليه. ولكنك تعرف أنك خالق القلق في نفسك وأنت مصدره. ومفروض عليك أولاً أن تحدد مصدر القلق هل هو حقيقي وله أسباب؟ أم هو انعكاس لمخاوف وحاجات عقلية؟ ومعيارك في ذلك هو ماذا يعمل من تحترم رأيهم لمواجهة مثل هذا القلق أو هذه المخاوف؟

والأفضل أن تستشير واحدًا أو أكثر منهم وتطلب منهم أن يستمعوا لك وأنت تعرض المشكلة أو بمعنى آخر تفكر فيها بصوتٍ مسموع وعليك أن تهتم بذكر الأسباب تفصيلاً واطلب منهم أن يسمعوك بصورةٍ ناقدة. وكلما تعمّقت أدركت حقيقة ما هناك. والبعض يحاول استشارة الطبيب النفساني والوصفة الأكيدة أن القلق لا تنمو بذرته في الفكر الواضح الصريح الذي لا يخفى شيئًا ولا يتظاهر ولا يخدع نفسه أو يتناقض مع قيمه أو مُثله، ولا تنسَ أن القلق لا يبدد كوارث الغد ولكنه يمتص نشاط اليوم ويبدد سعادة الحاضر.

اتصالات العمل

وسائل الاتصال قد تساعد على توفير الوقت وقد تكون وسيلة لإضاعته. وتتعدد وسائل الاتصال في المنشأة: اجتماعات – مؤتمرات – مقابلات – لوائح – منشورات – إعلانات – خطابات –تلفون – تليفزيون – لوحات – لجان – مجلات. وأيًا كانت الوسيلة فلا بد من أن تكون الأساليب مخططة ومناسبة.

 ومما يوفر الوقت لك:

• ضمّن في رسالتك البيانات الكافية دون إطالة.
• ليكن اتصالك من خلال القنوات الرسمية للاتصال ومع اختيار الموجة المناسبة.
• تجنّب الكلمات المطاطة واختبر كلماتك بعناية.
• اختر النغمة المناسبة للموقف.
• ضمّن في رسالتك ما هو مطلوب منها بشكلٍ واضح ولا تترك الأمر للتخمين.
• اختر الوسيلة المناسبة وجهّز منشأتك بأحدث وسائل الاتصال.
• أبلغ رسالتك لكل من ينبغي أن يلمّوا بها وفي الوقت المناسب.
• شجّع الاتصال المكتوب بوضوح كلما أمكن ذلك.
• اختصر ما أمكنك ذلك.
• حضّر رسالتك وراجعها وأعدها إعدادًا علميًا.
• اختصر في مواعيد الاجتماعات.
• إن إجادتك للاستماع توفر عليك تكرار عرض الموضوع.
• عوّد نفسك على القراءة السليمة الشاملة الفاحصة.
• يجب أن توفر وسيلة فعالة وسريعة للتسجيل.

خطوات لعلاج أزمة الوقت

الآن وقد استعرضنا معًا مشكلة الوقت فإنك تجد نفسك واحدًا من ثلاثة:

• إنسان يتوافر لديه الوقت فليس لديه مشكلة.
• إنسان لديه شكوى محدودة فيما يتعلق باستغلال الوقت أو الكفاءة دون أن يشكو من القلق والتوتر ولا يعدو العلاج تنظيم وسائل الاتصال أو إعادة ترتيب العمل.
• إنسان يعاني لدرجةٍ ما من هموم محزنة، أو عدم تكيف مع عمله أو يشكو عيوبًا ذاتية.

خطوات التنظيم الذاتي بداية لعلاج النقص

1. قرّر مدى أهمية الحاجة إلى معالجة حالتك فأنت القادر على تحديد نوع المجال الذي يحل مشكلتك ثم هل هي مشكلة الاتصال؟ هل هي مشكلة التفويض؟ هل هي المعاناة من القلق؟

2. قم بالتحليل التفصيلي لجوانب الموضوع.

3. راجع الأهداف الرئيسية وحاول أن تنظر إلى عملك نظرة شاملة مع إعطاء اهتمام خاص لمحتويات العمل ولطريقة تناوله الشخصية.

4. حاول أن تستقصي أسباب التوتر أو القلق.

5. أعِد تحديد مناطق المشكلة وأعد قائمة الإجراءات وصنّف هذه الخطوات:

أ- الخطوات الخاصة العاجلة.

ب- الأهداف بعيدة المدى.

ج- موضوعات التنمية أو النضج الذاتي.

ثم ضع تحليلك في خطةٍ مكتوبة تعدها كأنك توجهها كنصيحةٍ لأحد أبنائك. وتذكر الحكمة العربية القائلة: “الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك”.