١٠ أخطاء شائعة في التواصل عليك اجتنابها

قد يكون من المُحرج ارتكاب أخطاء في التواصل. على سبيل المثال، إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا دون التحقق منه، واكتشفت لاحقًا أنه يتضمن خطأً، فقد يتم النظر لك كشخصٍ ساذج وغير محترف.

لكن أخطاء التواصل الأخرى لها عواقب أكثر خطورةً. يمكنها تشويه سمعتك أو إزعاج عملائك أو تؤدي لخسارة الأرباح. في هذا المقال، سنسلّط الضوء على عشرة أخطاء شائعة في التواصل، وسنناقش ما يمكنك فعله لتجنبها.

١. عدم مراجعة عملك لغويا

قد تجعلك الأخطاء الإملائية أو النحوية تبدو مهملاً. هذا سبب جوهريّة التحقق من كل اتصالاتك قبل أن ترسلها. لا تعتمد على مصححي الأخطاء الإملائية؛ فهُم لن يكتشفوا الكلمات التي استخدمت على نحوٍ غير مناسب. بدلاً من ذلك، نقِّح عملك، واستعمل قاموسًا للبحث عن أي كلمات لست متأكدًا بشأنها.

قد تجد أنه من المفيد عمل قائمةٍ من الكلمات والعبارات التي تجد أنه من الصعب معرفتها، واحفظها بقربك. قد يكون من الشاقّ رؤية الأخطاء في عملك الخاص، لذا ضع بعين الاعتبار أن تطلب من زميل إلقاء نظرةٍ على المستندات الرئيسة قبل أن تنشرها. بدلاً من ذلك، اقرأ عملك بصوتٍ عالٍ، يسهّل هذا الأمر لإيجاد الأخطاء المطبعية والأخطاء في اللهجة. ثمّ، اعطِ نفسك الوقت لتضع لمستك على المستند، ولإجراء أية تغييرات نهائية.

٢. تقديم أخبار سيئة عبر البريد الإلكتروني

هل بإمكانك الإعلان عن عمليات الفصل في فريقك عبر البريد الإلكتروني أو المراسلة الفورية؟ إذا فعلت ذلك، فستزعج الجميع! قنوات الاتصال الكتابية لا تسمح لك بالتخفيف من حِدة الرسائل الصعبة من خلال الإشارات غير اللفظية (مثل لغة الجسد)، ولا تسمح لك بالتعامل مع الانفعالات الشديدة.

إذا كنت تريد تقديم أخبار سيئة، فقُم بهذا وجهًا لوجه، وفكّر بعنايةٍ كيف يمكنك فعلها بحسٍ مرهف، لتتمكن من نقل رسالتك والتقليل من الضيق طويل الأمد في آنٍ معًا. عندما تقدم رسالة صعبة شخصيًا، يكون من السهل ملاحظة الإشارات على أن الناس أساؤوا فهم الأجزاء الرئيسة من رسالتك، أو أنهم استقبلوا المعلومات بشكلٍ سيء خاصةً. يمكنك بعدها أن تتخذ هذه الخطوات لتوضيح رسالتك أو مساعدة الناس في التعامل مع الرسائل الصعبة.

٣. تجنُّب المحادثات العسيرة

في مرحلةٍ ما، ستحتاج لإعطاء آراء سلبية. هنالك ميل لمحاولة تجنب مثل هذه المحادثات، لكن يمكن لهذا أن يسبب المزيد من المشاكل. على سبيل المثال، قد تجد أن مشكلةً صغيرة أهملتها نَمَت لتصبح مشكلة كبيرة.

التحضير هو المفتاح للتعامل مع المحادثات العسيرة. تعلّم كيفية إعطاء رأي واضح وفعال، واستعمل أدوات مثل تقنية “الموقف – السلوك – التأثير” لحثّ الناس على التفكير في تصرفهم. قد ترغب أيضًا في أن تلعب دورًا في محادثتك أولاً، لذلك تشعر بالثقة في كل من كلماتك ولغة جسدك.

٤. ألّا تكون حازمًا

يتعلق الإصرار بتوضيح ما تحتاجه، بينما تُراعي رغبات وحاجات الآخرين. قد لا تجد سبيلك دائمًا عندما تكون حازمًا، لكنك تتمتع بفرصةٍ أفضل للقيام بذلك، أو للوصول إلى تسوية؛ لأنك كنت شفافًا بما يتعلق بحاجاتك. الحزم يعني أيضًا أن تقول “لا” عندما يكون عليك ذلك.

zoom_out_map

٥. التفاعل بدل الاستجابة

هل صرخت يومًا على زميلك بإحباط، أو أرسلت ردًا فظًا على بريد إلكتروني، دون التفكير في وجهة نظرك؟ إذا حدث ذلك، من المحتمل أن تكون قد تفاعلت عاطفيًا، بدلاً من الاستجابة والرد بهدوء. يمكن لهذا النوع من التفاعل العاطفي أن يدمر سمعتك. قد تزعج الناس بعواطفك القوية، وتعطي انطباعًا على أنك تفتقر لضبط النفس والذكاء العاطفي.

٦. عدم الاستعداد بصورة شاملة

العروض أو التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني ضعيفة الإعداد تُحبط جمهورك ويمكنها – على مر الزمن – أن تدمر سمعتك. هذا هو سبب ضرورة التحضير والتخطيط لتواصلاتك بعناية.

أولاً، كرِّس وقتًا جانبيًا لتخطيط تواصلك بصورة شاملة. ضَع بعين الاعتبار استعمال أدوات مثل “المثلث البياني” و”تسلسل مونرو للكلام التحفيزي” لصناعة رسالةٍ معقولة وذكية ومقنعة تجذب عواطف جمهورك وعقولهم كذلك.

اترك وقتًا للمراجعة اللغوية وإيجاد الصور والتحقق من ملاءمة المستندات مع برمجيات جمهورك. بعدها، إذا كنت تقدم خطابًا أو عرضًا تقديميًا، تمرّن باستفاضة، حتى تكون ملهمًا وطلق اللسان.

٧. استعمال نهج “الواحد المناسب للجميع” في التواصل

إذا استعملتَ نهج “الواحد المناسب للجميع” في التواصل، فقد تتغاضى عن شخصيات الناس المختلفة وحاجاتهم وتوقعاتهم. في الواقع، يجب أن يعالج تواصلك هذه الاختلافات بأكبر قدر ممكن.

إذا كنت تحضّر لعرضٍ تقديمي، فتأكد من تقدير أنّ للناس أساليب تعلم مختلفة، وأنك تُلبّي هذه الأساليب. يعني هذا أن كل شخص – من أولئك الذين يتعلمون بالصورة الأفضل عبر القراءة إلى أولئك الذين يفضلون نهج زيادة التطبيقات العملية – يمكنهم الاستفادة من دورتك.

٨. عدم إبقاء العقل منفتحًا عند لقاء أناس جدد

مكان العمل اليوم هو بوتقة من الأعراق والأديان والأعمار والقدرات ووجهات النظر. هذه الاختلافات تخلق نسيجًا غنيًا بالخبرات والآراء التي يمكنها تحسين حياتنا بشكلٍ كبير.

ومع ذلك، قد يكون من المُغري قولبة زملاء أو عملاء جدد، أو إنشاء الافتراضات عنهم بناءً على معلومات قليلة فقط. هذا صائب خاصةً إذا لم يكن لديك الكثير من الوقت للتعرف عليهم بشكل جيد.

تمنع الافتراضات التواصل المفتوح؛ لأنك لا تضع بعين الاعتبار شخصية وخبرة وخلفية الشخص الآخر الفريدة الخاصة. يمكن لهذا أن يغامر – مع مرور الوقت – بعلاقتك معهم.

لذا، خصِّص وقتًا جانبيًا للاستماع عند لقاء شخص جديد. أعطِه مساحة للتحدث عن وجهة نظره وأمضِ بعض الوقت في استيعابه. ثم تعلم كيف تدير الاختلافات الثقافية، لتتمكن من وضع حاجات كل شخصٍ وتوقعاته بعين الاعتبار. إذا كنت تعمل غالبًا مع أشخاص من جميع أنحاء العالم، استكشف فكرة الذكاء الثقافي، لتستطيع أن تبدأ في أقلمة سلوكك عندما تصادف أشخاصًا من ثقافات مختلفة.

٩. افتراض أن رسالتك مفهومة

خصص وقتًا دائمًا لتتحقق من أن الناس فهموا رسالتك. على سبيل المثال، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا، يمكنك تشجيع الناس على إرسال الأسئلة أو الرد، إذا لم يفهموا تفصيلاً في رسالتك.

أو – إذا قدمت عرضًا تقديميًا -، ضع الوقت المناسب للناس لمناقشة نقاطك الرئيسة أو اترك بعض الوقت لطرح الأسئلة في النهاية.

١٠. انتهاك خصوصية الآخرين بغير قصد

هل سبق لك إرسال بريد إلكتروني حساس للشخص الخاطئ، أو إرسال مرفق غير صحيح؟ يمكن لهذا النوع من الأخطاء أن يسبّب مشاكل تجارية خطيرة، وينتهك خصوصية الناس، ويؤدي إلى الحيرة والارتباك.

لتجنّب هذه المشاكل، اكتب الرسائل قبل أن تحدد المستلم، ثم تحقق مرة أخرى من عنوان بريدهم الإلكتروني. إذا كان برنامج البريد الإلكتروني لديك يملأ عناوين البريد الإلكتروني تلقائيًا، فيمكنك إيقاف هذه الميزة، بحيث يمكنك اختيار المستلم المناسب بإدراك.

قد تجد أنه من المفيد صياغة هذه الرسائل الإلكترونية في مستندٍ ببرنامج وورد لمعالجة النصوص أو في بريد إلكتروني فارغ، ومن ثم لصق النص في رسالة جديدة. هذه الطريقة ستحول دون تضمينك لأي معلومات من الرسائل السابقة.

وإذا كنت تريد إرسال مُرفق حساس أو سري، تأكد من عدم وجود “تغييرات مُتعقَّبة” أو تعليقات يمكن إيجادها، وتأكد من إرسال النسخة المناسبة.