تدير فريق تسويقي وتخشى عودة كورونا والحظر؟!… إليك 6 نصائح ﻹدارة الفريق التسويقي عن بُعد

العمل في إدارة فريق تسويقي يحتاج لجهد كبير، والبعض من المديرين يواجههم في الوقت الحالي مشاعر خوف أن ينتشر فيروس كورونا بقوة من جديد فيضطر للعمل من المنزل، ويزيد خوف مَنْ لم يكن مديرًا في فترة الحظر السابق، ومنا نعرف أن الأمر يؤرقك، نخفف عنك اليوم بقديم 6 نصائح مستوحاة من تجارب المديرين ﻹدارة فريقهم التسويقي عن بُعد.

الأمر يحتاج لفهم كيفية الإدارة الصحيحة وكيفية تنظيم العمل التسويقي ومتابعة سيره والأدوات التي يمكن الاعتماد عليها لتقديم العمل بشكل أيسر، ولا تقلق من مدى جدوى تلك الخطوات، ﻷن كورونا ساهمت في زيادة شعبية العمل عن بُعد، وبالتالي قد جُربت تلك الطرق ومستمر استخدامها، حتى بعد انتهاء كورونا استمرت شركات في توظيف فِرَق تسويقية عن بُعد.

1. ضع أهدافًا وغايات واضحة

لإدارة فريق العمل التسويق عن بُعد تحتاج أن تجلس مع نفسك قبل عقد اجتماع مع الفريق، وتحدد بعبارات واضحة هدف العمل التسويقي الخاص بالفريق، والرؤية التي تريد الوصول لها، وتحدد لكل شخص المسؤوليات الموكلة لهم، وراعِ أن تكون متناسبة مع صفات كل شخصية وطبيعة مهاراته.

وقرر وجود شخص يتابعهم بشكل شخصي ويساعد أي شخص من إنجاز مهامه، لذلك يجب أن يكون شخصا ذا خبرة، أو لو وجدت أن خبراتهم متقاربة، حدد كل أسبوع مشرفًا مختلفًا، وفي الاجتماع بهم من خلال تطبيقات الاجتماعات عن بُعد مثل التطبيق الأشهر: ZOOM، والذي يقدم لك تجربة اجتماع مجانية لمدة تتجاوز النص ساعة.

ومن ضمن العوامل المهمة التي يجب مراعاتها أن تتأكد من أن كل شخص في الفريق يعرف الرؤية العامة، وهدفه الخاص وكيف سوف يؤثر في الصورة العامة للعمل ونجاح الفريق كله، ليشعر كل منهم أنه جزء من كل، ودوره مؤثر، مع العلم أن فشلك في تحديد الهدف العام، والغايات الواضحة لكل فرد في الفريق، سوف يضيع كل مجهود مبذول بعد ذلك.

2. توفير نظام لتسجيل التواصل بنظام

يجب توفير نظام يوضح لك الوقت الذي يكون متاحًا فيه كل شخص للعمل، ويمكن عمل هذا من خلال عمل مجموعة دردشة خاصة بتسجيل الحضور من خلال تطبيق محدد، وركز على أنك تتجنب التدقيق على مواعيد الموظفين بشِدة، حتى لا يشعروا بالضيق.

3. توظيف المرشحين المناسبين

عند قبول موظفين وتعرف أنهم سوف يعملون عن بُعد سوف يكون دورك الأساسي، هو أن تتأكد من أن مهارتهم متناسبة للعمل عن بُعد، يعني أن يكون لديهم مهارات الانضباط الذاتي والجد والاجتهاد، ولديهم أخلاقيات تجعلهم يعملون دون المتابعة المستمرة منك، كما أن وجود مهارات تواصل جيدة سوف يوفر الكثير من الجهد في العمل فيما بينكم.

4. تدريب الموظفين عن بُعد

من ضمن أفضل الطرق الفعالة للعمل أن تقوم بتقديم تدريبات لفريق عملك بشكل مستمر، عن موضوعات تخص العمل وزيادة كفاءتهم، وعن موضوعات تخص العمل عن بُعد مثل: مهارات إدارة الوقت بشكل فعال، وركز على تدريب المبتدئين في العمل عن بُعد، على كيفية التعامل مع كل الأدوات الخاصة بالعمل، كالجداول والتقارير، ومعرفة مدى فائدة دورهم في الفريق لتحقيق أهداف الشركة ورؤيتها.

يمكن عمل التدريبات بتنظيم جدول واضح لتدريبات شهرية، وربع سنوية وسنوية، وتأكد من تسجيل التدريبات، لتتمكن من الاستعانة بها عند توظيف موظف جديد في فريقك التسويقي، وتختصر الوقت والجهد على نفسك في تدريبه من خلال التدريبات المسجلة، ويتابع معك بعد كل تدريب بأي سؤال أو نقطة لا يعرف كيف ينفذها.

5. الاتفاق على أنظمة التواصل الفعالة بين الفريق

الخوف من إدارة فريق تسويقي عن بُعد سببه صعوبة التواصل، لذلك عليك تجنب هذا بالاتفاق على طرق تواصل فعالة متناسبة مع الجميع، لتضمن سهولة التواصل اعتمد على تقديم التوجيهات عن طريق التطبيق الذي يعتمد عليه الفريق في التواصل المستمر معك، وفي الأغلب وجد أن تطبيق الواتساب أو خاصة التليجرام ﻷن به خاصية حفظ الرسائل، وعند انضمام عضو جديد سوف يرى كل الرسائل السابقة، وهذا لا يتوفر في تطبيق الواتساب.

وراعي أن تكون التعليمات مكتوبة وأن الجميع قد رأى الرسالة، وبالنسبة للاجتماعات يمكن أن تتم من خلال تطبيقات الفيديو مثل تطبيق Zoom /Google meet، عليك أن تتمسك بالمرونة لاختيار التطبيقات التي سوف تستخدمها للتواصل، وتركز على أن تحصر التطبيقات في أقل عدد ممكن لتسهيل التواصل.

ويجب أن تتأكد أن كل الاجتماعات والأوامر مسجله أو مكتوبة، وإذا كان التواصل صوتيًا، يجب أن تطلب كتابة ملخص المحادثة فور الانتهاء منها، للتأكد من رسالتك المقصودة وما وصل منها لمن حدثته، ومدى التقارب بينهما.

6. توفير أنظمة التشغيل الآلي

من ضمن الوسائل المهمة ﻹدارة الفريق عن بُعد، هو استخدام أدوات التشغيل الآلي، مثل أدوات إدارة المشاريع، وجدولة المهام وتتبع الوقت، ابحث أكثر في تلك النقطة لتختار الأنظمة النسب لطبيعة عملك.

وفي النهاية..

تناولنا نصائح لتسهيل إدارة الفريق التسويقي عن بُعد، وضع في اعتبارك أن كل ما يقلقك له حل، يحتاج للبحث عن طرق لتعلم كيفية تجاوزه، فالمحتوى المتوفر عن الإدارة عن بُعد أصبح أكثر من ذي قبل، خذ بالأسباب وتعلم واطمأن، فكل من اجتهد سوف يسدد الله خطاه.

إليك أيضًا

• نظام التعليم عن بعد…  إيجابياته وسلبياته ووسائل تطويره 
• لماذا لم ينسجم الموظفون مع العمل عن بعد؟
• مقارنة بين العمل التقليدي والعمل عن بعد