كيف تقود اجتماعات الفريق بالطريقة الأكثر إنتاجية ؟

تستهلك الاجتماعات ساعات عمل أكثر من أي وقت مضى. فكم من الاجتماعات التي حضرتها حيث لم يكن هناك جدول أعمال أو هدف واضح؟ كم منكم قد جلس في اجتماعات قفزت من موضوع إلى آخر بدون خطة عمل واضحة في نهاية الاجتماع؟ إذا كنت قد تركت الاجتماعات في حيرة من أمرك عما كانت عليه عندما وصلت، فيرجى رفع يدك لا يجب أن تكون الاجتماعات شيئًا نخشاه ونتحمله. لا يجب أن يكونوا شيئًا ننجرف فيه ونخرج منه. علينا أن نجد طرقًا للاجتماعات لتكون أكثر إصرارًا وتنشيطًا وإنتاجية، بحيث تحقق نتائج حقيقية وملموسة.

فيما يلي أفضل 10 طرق يمكن للقادة والمديرين من خلالها البدء في قيادة اجتماعات الفريق التي تكون منتجة وفعالة ومفيدة.

1. تأطير كل اجتماع بطريقة إيجابية

اجعل كل شخص في الغرفة يتمتع بعقلية إيجابية للاجتماع حيث نقطة الانطلاق الرائعة هي جعل كل شخص في الغرفة يشارك شيئًا ما حقق تقدمًا فيه أو متحمسًا له. فبدلًا من أن يكون الناس في عقلية سلبية حول الاضطرار إلى حضور الاجتماع، فإنهم يأتون من مكان إيجابي ومساهمة وإيجابية.

2. لديك قائد واضح في الغرفة

مهما كان الغرض من الاجتماع، يجب أن يتولى شخص ما في الغرفة مسؤولية توجيه الاجتماع وقيادته حيث سيحدد هذا الشخص جدول أعمال الاجتماع، ويتأكد من أنه لا يخرج عن الموضوع وسيضمن بقاء الاجتماع ضمن إطار زمني متفق عليه. إذا لم يكن هناك من يتولى زمام الأمور، فيمكن للأشخاص الذين لديهم أكبر الشخصيات أو أكبر الآراء المهيمنة ومنع الشخصيات الأكثر هدوءً من المساهمة.

3. اجعل الأشخاص المناسبين في الغرفة

لقيادة اجتماع مثمر حقًّا، خذ وقتك في التفكير فيمن سيشارك فأنت تريد أشخاصًا في الغرفة سيضيفون قيمة، مساهمون نشطون، ولديهم معرفة أساسية، وصناع قرار، ومتخذون للعمل، وسيتأثرون بشكل مباشر بنتيجة الاجتماع لذلك ركز على الحصول على أشخاص في غرفة الاجتماعات سيقدمون مساهمة مثمرة، وليس متفرجين سلبيين.

4. استخدم نقاط القوة الفريدة لدى الأشخاص في اجتماعات مختلفة

ليس كل شخص في شركتك أو فريقك مناسبًا لكل اجتماع فمن النصائح الرائعة لإنشاء اجتماعات مثمرة توضيح ما يجب على أعضاء فريق الاجتماعات أن يكون جزءًا منه وما لا ينبغي أن يكون، لذلك لا تفكر في مجرد ملء الغرفة، كن انتقائيًا بشأن دعوة الأشخاص الذين تعرف أنهم سيقدمون أكبر مساهمة.

5. إنهاء الاجتماعات بخطوات عمل واضحة ومسؤوليات

من المفيد تخصيص وقت في نهاية كل اجتماع ليشارك الجميع أكبر رؤيتهم فهذا يعزز المساهمة والتعاون ويضمن خروج الجميع من الاجتماع بمنظور واضح حول قيمة الاجتماع. ولتعزيز هذا بشكل أكبر، فمن مسؤولية قائد الاجتماع أن يحدد بوضوح خطوات العمل والمسؤوليات الشخصية والأطر الزمنية لاتخاذ إجراءات بشأن العناصر الرئيسية للاجتماع.

6. إنشاء هدف واضح للاجتماع

يعد البقاء على المسار الصحيح أحد أصعب التحديات لإدارة اجتماع فعال ومثمر والسبب في ذلك هو أن العديد من الاجتماعات يتم إجراؤها بدون هدف واضح أو حتى جدول أعمال، إن حضور اجتماعات من هذا القبيل، دون فهم واضح لما يدور حوله الاجتماع على وجه التحديد، أو ما جدول الأعمال أو أولويات الاجتماع، يمكن أن يجعلك تشعر أن الاجتماع هو مضيعة لوقتك لذلك عندما تكون واضحًا بشأن الغرض من الاجتماع، فستكون أكثر انخراطًا، وستعرف ما يجب الاستعداد له مسبقًا ومعرفة النتائج المرجوة من الاجتماع.

7. عقد الاجتماع واقفًا

في مقال في مجلة علم النفس التطبيقي، وجد المؤلفون أن اجتماعات الجلوس تستغرق وقتًا أطول بنسبة 34٪ من اجتماعات الوقوف لذلك إذا وجدت أن اجتماعات جلوسك ليست مثمرة بالقدر الذي ترغب فيه، فغيِّر الأمور واجعل جميع المشاركين يقفون.

8. اجعل الاجتماعات أقصر

إذا كان لديك هدف وجدول أعمال واضح للاجتماع، فيجب أن يكون لديك فكرة عن المدة التي يجب أن يستغرقها الاجتماع، لذلك ابدأ في تحديد الاجتماعات في إطار زمني أقصر، سواء كان ذلك 30 دقيقة أو 40 دقيقة، ومعرفة ما إذا كانت الاجتماعات تصبح أكثر إنتاجية وفعالية.

9. البدء والانتهاء في الوقت المحدد

لا أحد يريد أن يبقى في انتظار بدء الاجتماعات، وعليه إعادة جدولة الاجتماعات إذا تجاوزت الاجتماعات؛ لذا إذا كنت تدير اجتماعات تبدأ في الوقت المحدد وتنتهي في الوقت المحدد، حتى يعرف المشاركون ما يمكن توقعه ويعرفون أن يحضروا في الوقت المحدد. وإذا اختار أعضاء الفريق عدم الوصول في الوقت المحدد، فقد يكون من الحكمة عقد اجتماع منفصل مع هذا الشخص لتوضيح أنك تتوقع وصوله في الوقت المحدد.

10. تغيير البيئة

إذا وجدت أن الاجتماعات تسير ببطء أو أصبحت قديمة، فقد يكون الوقت قد حان لتغيير بيئتك عن طريق مغادرة المكتب والذهاب إلى مكان ملهم، أو عقد اجتماع أو اثنين في حديقة محلية.

وفي الختام… عزيزي القارئ، الاجتماعات لن تختفي إنها جزء لا مفر منه وأساسي من حياة الشركات والأعمال، ولكن للتأكد من أنها ليست مجرد مضيعة للوقت وأن تكون وسيلة فعالة للتعاون والعمل لتحقيق الأهداف والمشاريع الكبرى وتحقيقها، نحتاج إلى ترتيب الاجتماعات بحيث تكون جديرة بالاهتمام ومنتجة وتنتج نتائج ملموسة.

إليك أيضًا

• كيف تحمي حياتك المهنية عندما تتغير الإدارة العليا؟
• ما هي القيادة؟ وما السمات اللازمة لتصبح قائدًا فعَّالًا؟
• كيف تتجنب أخطاء القيادة الشائعة؟