خطة استعادة العمل بعد الكوارث : كورونا مثال 

بعض الكوارث تحدث في حين أنه لا يمكن تجنبها دائمًا، إلا أنه يمكن الاستعداد لها، وفي حالة حدوث أي كارثة -لا سمح الله- مثل: فقدان البيانات أو اندلاع حرائق، أن يكون لديك خطة لاستعادة العمل بعد الكارثة أو خطة لاستمرارية العمل لأي شيء يتم فقدانه.

ما هي خطة استعادة واستمرارية العمل بعد الكوارث؟

تُعد “خطة إستراتيجية استمرارية العمل” محددة وموثقة تهدف إلى مساعدة أصحاب الأعمال وموظفيهم على الاستعداد لأي حدث قد يُعطل العمليات التجارية، بما في ذلك الكوارث الطبيعية وحرائق المباني أو انقطاع التيارات الكهربائية، وأكثر من ذلك، من ناحية أخرى، تصف خطة “استعادة القدرة على العمل بعد الكوارث” كيفية استئناف العمليات التجارية بسرعة، ويتم تطبيقها عادة على التخطيط التفصيلي للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة وتطبيقاتها، يجب أن تُمكن خطة تكنولوجيا المعلومات من استعادة ما يكفي من البيانات ووظائف نظام تشغيل الشركة.

ببساطة شديدة، إذا أرادت منظمة ما مواصلة للعمل كالمعتاد بعد وقوع الكارثة فإنها تحتاج إلى “خطة استعادة واستمرارية العمل” أيضًا مع التخطيط السليم، يمكن أن تكون الكارثة أقل خسارة، وفي بعض الحالات يمكن حتى أن تمنع حدوث بعضها، يمكن -أيضًا- لخطة استعادة واستمرارية العمل أن تقلل إلى حد كبير من آثار الخسائر.

ما هي العوامل التي ينبغي النظر إليها؟

هناك العديد من العوامل التي تحتاج إلى النظر إليه كخطة أكثر فاعلية:

• إنشاء فريق تخطيط: هذا الفريق المسئول يكون إما من الموظفين أو المتطوعين عن تطوير خطة صيانة الطوارئ.

• تحديد الأهداف: حدِّد أهدافًا لما ستقوم خطتك بإنجازه، وإنشاء إجابات لأسئلة مثل: أين ننتقل؟ ومن يجب أن يُشارك؟

• تحليل القدرات والمخاطر: جمع المعلومات حول القدرات الحالية والأخطار المحتملة وحالات الطوارئ.

• وضع خطط عمل: يجب أن يكون لكل نوع من أنواع الكوارث المحتملة خطة عمل مناسبة وخاصة بها تُساعد الشركات المنفذة على فهم ما هو مطلوب منهم وكيفية بدء العمل فور وقوع الكارثة.

• إنشاء وثائق مكتوبة: يجب أن يتضمن هذا بروتوكولات النسخ الاحتياطي.

• التأكد من أن الجميع على دراية بالخطة: يجب على الموظفين من جميع الإدارات، أن يفهموا الخطط في عمليات الشركة وتدريب الموظفين.

يجب أن تحتوي الإدارات والأقسام التابعة لها على خطة استعادة العمل، مما يتيح لك تحديد الإجراءات الاستباقية المحتملة، والتخطيط للاستجابة أثناء الحدث والتفكير في خطوات الاستعادة، يمكن -أيضا- تقسيم الخطط استنادًا إلى الأقسام أو مجالات العمل، إنها بالفعل مجموعة من الخطط، ستكون هناك خطة تكنولوجيا المعلومات، وخطة التصنيع، والخطة الهندسية، وخطة المرافق، وخطة المبيعات والتسويق، وخطة الاتصالات، وما إلى ذلك، وستحتوي كل خطة على قائمة بالخطوات التي يجب اتخاذها.

كيف ومتى ينبغي تدريب الموظفين؟

تعتبر معرفة الموظف خطوة كبيرة في إنشاء خطة استعادة واستمرارية العمل بعد الكوارث، وهذا يعني أنه يجب تدريب جميع الموظفين على كيفية وضع الخطة وتنفيذها، يجب أن يكون الموظفون على اطلاع بأدوارهم ومسئولياتهم في دعم أي جهد للانتعاش، يجب تدريبهم عند تطوير نظام مراقبة الأداء لأول مرة ثم تحديثه كل عام عند تحديث الوثيقة، في الوقت الذي يستفيد فيه الموظفون الحاليون من التدريب في الوقت الذي يتم فيه إنشاء الخطة، فإن الموظفين الجدد يجب أن يكونوا على علم بالعملية.

وأكد أحد الخبراء أنه يجب تدريب الموظفين على الخطط بمجرد وصولهم إلى الشركة، فهناك العديد من الشركات تستخدم العديد من التمارين محاكاة أو تدريبات لتنفيذ أجزاء من الخطة لضمان عمل البنية الأساسية الحيوية، وإن استخدام التعليم الإلكتروني لتقديم الخطة أمر جيد، لكن أفضل الممارسات هي محاكاة الخطة مرة واحدة على الأقل كل عام.