تفويض الأعمال والمهام .. متى تستخدم التفويض ومتى تتوقف؟

لم يتطور علم الإدارة بالصدفة ولم تؤلف ملايين المؤلفات في هذا العلم الحيوي اعتباطًا، وإنما جُعِلت الإدارة للاستغلال الأمثل للموارد وتوظيفها بأفضل ما يكون، وإدارة العنصر البشري تأخذ سنام الأهمية بحسبان أن العنصر البشري هو أهم العناصر في العملية الإدارية على الإطلاق، إدارة هذا المورد تعتبر من الصعوبة بمكان، لا سيما أن الإنسان يتشكل من مجموعة المكونات النفسية والفسيولوجية والحيوية المعقدة، كما يشكّل اختلاف أنماط الشخصية البشرية تحديًا كبيرًا لمديري المؤسسات وشئون الأفراد على وجه الدقة.

سقت هذه المقدمة لأدلف لأحد عناصر الإدارة وقوالبها المهمة في تسيير الأعمال وإنجاز المشروعات على اختلاف أنشطتها وطبيعتها، سأتحدث هنا عن التفويض وتعريفه وأشكاله وأسبابه ودواعيه.

تعريف التفويض

هو إجراء إداري محدّد بقيد زمني وتكليف له مسمى، يكون من المستوى الإداري الأعلى بتنزيل المهام تفويضًا لمستوى إداري أدنى للقيام بمهمةٍ مسماة ومحددة، بمعنى أن يقوم المدير أو رئيس القسم أو أي مسمى إداري أعلى بتكليف من هم دونه بأداء مهام من اختصاصاته وصلاحياته الإدارية المباشرة أو غير المباشرة لتخفيف الأعباء أو لسرعة إنجاز الأعمال أو للتخصصية. وسنأتي لذلك لاحقًا بمزيدٍ من التفصيل.

خطط لتفويض صلاحياتك

إذا كنا مسؤولًا أو مديرًا مباشرًا لعددٍ من الموظفين واضطررت إلى اللجوء إلى التفويض لبعض صلاحياتك ومهامك فلا بد من الآتي:
تحديد الهدف أو الغرض من التفويض (معيار).

•  تحديد ووصف المهمة التي تريد تفويضها تحديدًا دقيقًا.
•  تحديد مستوى الصلاحية والسلطة اللازمة لا بد من وجود إطار يحكم ويحدد مستوى السلطة والصلاحية ويعتبر تجاوزه تعديًا يستوجب المساءلة والحساب.
• تحديد مدة وفترة إنجاز المهمة أو العمل لا بد من سقف زمني للتفويض يكون ملزمًا لكل الأطراف (المفوّض – المفوّض إليه- أي أطراف أخرى “جهة قانونية مثلًا”)
• تحديد المعينات أو الموارد اللازمة لإنجاز المهمة (قد يترتب على ذلك التزاماتٍ مادية).
• تحديد وتدريب المفوّض إليه المناسب قد يكون التفويض لشخص بعينه أو إدارة ما أو جهة، لكن من الضرورة وجود توصيف دقيق للتفويض والجهة المفوض إليها
•  تحديد كيفية يتفق عليها لمتابعة سير المهمة (جدولة المهام والمراحل).
•  تقييم وتقويم النتائج بعد انتهاء المهمة.

المهام والصلاحيات التي يمكن تفويضها:

• المهام الروتينية والمكمّلة لإعمالك كمدير وليس هناك أي ضرر في تفويضها.
• المهام التي تستهلك الوقت كالأعمال الكتابية والإجرائية المطوّلة.
•  المهام التي يستطيع المرؤوسون إنجازها والتي ليس من الصعوبة أن تنجز من قبَل المرؤوسين.
•  المهام التي يمكن تدريب المرؤوسون للقيام بها (تفويض من أجل التدريب أو ما يعرف بالتدريب على رأس العمل).
•  المهام التي تخلق تحدي لدى المرؤوسين.
•  المهام الملهمة والتي تخلق جو من التنافس الحميد.
•  المهام التي تثير اهتمام المرؤوسين.
•  المهام يمكن أن ترضي أحد المرؤوسين (التفويض المُحَفِّز).

المهام التي لا ينبغي تفويضها:

وهي تلك المهام التي تصطبغ بصبغة الخصوصية العالية وفي تفويضها مفسدة غالبة وهي دومًا ذات علاقة بلوائح التنظيم والانضباط والتأديب والمحاسبة و قد يكون في تفويضها تضييع لهيبة المؤسسة وفتح لابواب الاستغلال غير الراشد من قبل المفوض إليه ..مثل :

•  المهام ذات الطبيعة الإستراتيجية. في الغالب تمتلك المؤسسات رؤى إستراتيجية تُنفّذ على المدى البعيد وتكون هذه الرؤى بمثابة المشروع الأسمى للمؤسسة كبلوغ القمة في المجال الذي يعمل فيه أو تحقق سقف ربحي في مدى معين أو غير ذلك من الرؤى الإستراتيجية، وهذا ما لا يمكن التفريط فيه بالتفويض لمن ليس لهم الدراية الكافية.
•  المهام ذات العلاقة بالروح المعنوية والانضباط.
•  المهام ذات التخصصية الدقيقة التي تحتاج إلى دراية وعلم على مستوى عالي من التميز.
•  المهام المتعلقة بالمتابعة والتقييم، فالمهام التي تتعلق بالتقييم والمتابعة تحتاج إلى دراية وعلم وحصافة مع خبرة كافية في المجال المعني؛ لذا تكون مثل هكذا مهام من اختصاص الرؤساء وليس المرؤوسين وأخطرها تلك المتعلقة بتقييم العنصر البشري مثل تقارير الأداء السنوي، فهذه لا يجب تفويضها إلى المرؤوسين مهما كان تميزهم لأن ذلك يفتح باب واسعًا للتلاعب والفساد وتصفية الحسابات أحيانًا بصورةٍ مقيتة.
• المهام المملة والشاقة والصعبة، لا يستطيع أي شخص من تحمل مسئوليات عظيمة، القادة هم من يتحملون ذلك فتفويض المهام الجسيمة يشكّل عبئًا كبيرًا على صغار الموظفين، ولربما يتسبب في فشلهم وإنهاء مسيرتهم العملية.