ست خطوات لإدارة مكتبك وإنهاء الفوضى

كم مرة في مكتبك سمعت نفسك تقول: ” أنا متأكد بأنه هنا ” أو ” لا أدري بالضبط و لكن سأتصل بك بعد دقائق ” أو كم مرة سألت ذلك السؤال المشهور ” أين كذا و كذا …؟ “

إذا كنت تقول تلك الجمل السابقة أو ما شابهها بشكل متكرر فإن ذلك يعني أن مكتبك ليس على ما يرام و أنه يحتاج إعادة تنظيم و ترتيب, و يعني أن عملك لن يكون جيداً. الكثير من الوقت يضيع, و الإنتاجية تصبح أقل في وضع كهذا. و كلما ضاع الوقت فهذا يعني ضياع مال!

كيف تدير مكتبك و تبذل وقتا أكبر لتحليل خطوتك القادمة  لتنمية عملك؟ إن ذلك سيكون إما بالالتحاق بتدريب و دورة في الإدارة أو أن تبحث عن برنامج إداري ليعينك في عملك. و لكن الآن دعني أطرح عليك بعض الحلول أو الطرق ليكون بإمكانك إدارة مكتبك بسهولة.

راجع نظامك

إذا كنت تشعر بأنك غير منظم و مرتب, فإن نظامك الحالي لم يعد مفيداً. و أقرب مثال هو أنك تبذل وقتا للبحث عن الأغراض أو المعلومات في مكتبك باستمرار. لذلك من الأفضل أن تضع قائمة بما تشعر أنه خطأ و سبب للمشكلة لتجد الحل المناسب. إن تغيير نظام عملك في المكتب لا يتطلب إلا اكتساب بعض العادات الجيدة, و التخلي عن عادات العمل السيئة مثل: التسويف, الفوضى, عدم وجود مكان خاص لكل شيء!

أسس إدارة ملفات جيدة

على المدير أن يشجع طاقم العمل على استخدام نظام إدارة ملقات و سجلات مركزي بدلا من أن يكون لكل شخص نظامه الخاص في إدارة السجلات و الملفات. على كل شخص أن يعرف مسؤوليته في السجلات و الملفات و حفظها و تعيين شخص متفرغ لإدارتها.

اجعل لك روتيناً و داوم عليه

إذا أردت أن تكون منظما و أكثر إنجازاً, فإنك تحتاج لأن تضع بعض الإجراءات الروتينية و تعود نفسك عليها لتكون مهام روتينية. بتلك الطريقة سيكون من السهل إكمال المهام و إنجازها من دون أي تسويف أو تأخير.

نظم جدولاً  أسبوعياً

إن كتابة الجدول و إعداده يعد من أفضل الطرق التي تساعد على الإنتاجية في العمل. على سبيل المثال, يمكن للمدير أن يخصص كل يوم اثنين لأعمال التسويق, و يومي الثلاثاء و الأربعاء لمقابلة العملاء, و هكذا …الخ.

ضع نظاما للمهام المتكررة

في أي مكان للعمل يوجد أعمال تتكرر إما بشكل يومي أو أسبوعي أو غير ذلك. على سبيل المثال, قد يحتاج الموظف للإجابة على استفسارات العملاء مع أن أغلب الاستفسارات تكون متكررة. الحل الأمثل هو تجهيز نماذج جاهزة للإجابة على تلك الاستفسارات المتكررة ليوفر بذلك الوقت و الجهد, و ليس عليه سوى تغيير اسم العميل, ثم الإرسال. هذا مثال واحد, و المهام المتكررة كثيرة.

وزّع المهام و المسؤوليات

إن تحديد مسؤولية كل موظف تجعل من السهل متابعة سير العمل و معرفة الخلل و التقصير. و لو أطلق المدير الحرية لموظفيه في إنجاز المهام بشكل فوضوي فإن الخلل سيكون ناتج عن الاتكالية و عدم وجود مسؤوليات محددة.

بيئة عملك مهمة في تحفيزك وزيادة إنتاجيتك، فتابع حساب ( بيئة العمل )عبر تويتر لتجعل مكان العمل أكثر جاذبية!