متى تجد نفسك ضحية لقانون باركنسون و كيف تتمكن من إنهاء الأعمال في مواعيدها

استيقظتَ صباحا و كان عليك أن تكون جاهزا بسرعة لأنَّ لديك “الكثير من الأعمال” لتقوم بها؛ جلست لمباشرة عملك ثم فكَّرت بإعداد فنجان قهوة يساهم في استعدادك للقيام “بعملك”؛ و فجاة انسكبت القهوة التي تشربها على المكتب فأصبح عليك تنظيفه وتجفيفه ثم قررت تخصيص بعض الدقائق لتنظيف و ترتيب المكان لأنَّ المقرَّ المرتَّب سيساعدك في “إنجاز العمل”.

و حالما أنهيتَ التنظيف أدركت أنَّك جائع و أنت لا تريد أن تقوم “بالعمل” متأثِّرا بجوعك فتوجَّهت إلى المطبخ لتحضير وجبة خفيفة ؛و لكن هناك بعض الأغراض الناقصة فذهبت إلى السوق لشرائها و فكرت:” بما أني هنا ربما علي التسوق عن كامل الأسبوع لأكون متفرغا للعمل”؛ بعد العودة و اعداد بعض الطعام غسلت الأواني لكي لا تضطر لذلك عند نهاية “العمل”.

ثم تذكرت أن تشتري الزيت الصناعي لتثبيت مفاصل الكرسي حتى لا يشغلك بصريره أثناء “العمل”؛ و عندما عدت لمكان العمل أدركتَ بأنَّ الوقت تأخر و ليس بإمكانك القيام “بالعمل” اليوم فسمحت لنفسك بالجلوس و مشاهدة التلفزيون قبل التوجه إلى النوم للقيام باكرا من أجل “إنجاز عملك” الذي ليس عليك أن تقلق بشان موعد الفراغ منه.

هل يبدو هذا مألوفا ؟ هذا ما يحدث عندما يكون لدينا الكثير من الوقت لإكمال مَهمَّة فنحن نميل إلى التوقف حتى تغدو هذه المهمة عاجلة و يصير الوفاء بالموعد النهائي مستحيلا؛ ساعتها فقط نتحول إلى منتجين فائقين و ننجز الأعمال باعجوبة.

-في الكلية مثلا كان لديك ثلاث فصول كاملة لكتابة ورقتك العلمية ولكنك تنتظر حتى آخر 72 ساعة من الموعد المقرر لتجد نفسك ترسلها بالبريد الإلكتروني عند الخامسة فجرا .

-لمسات نهائية لمسودة اقتراح أسبوعية في العمل لا يتم إرسالها حتى الرابعة و النصف من مساء الخميس.

-زفافكِ في الصيف و ترغبين بالظهور بالمظهر الكامل و تحتاجين لإنقاص كيلوغرامات قليلة من وزنك ليناسبك الفستان الجميل الذين تحلمين به لذلك عليك اتخاذ حمية معتدلة لتحقيق الهدف؛ و لكنك تجدين نفسك قبل شهر من الزفاف تضطرين لاعتماد نظام تغذية مكثف من أربعة أسابيع.

لاحظ (سيريل باركنسون) -المؤرخ البريطاني- المبدأ أثناء فترة وجوده في الخدمة المدنية البريطانية و أشار إلى أنه مع توسُّع البيروقراطية أصبح الموظفون أقل فاعلية؛ ثم طبَّق هذه الملاحظة على مجموعة من الظروف الأخرى ليزداد إدراكه أنه: “كلما زاد حجم شيء ما انخفضت كفاءته؛ و حتى سلسلة من المهام الصغيرة زادت في التعقيد فقط لتملأ الوقت المخصص لها”؛ و عليه فإنه كلما كانت المدة الزمنية المخصصة للمهمة أقل أصبح العمل عليها أسهل؛ وهكذا صاغ باركنسون قانونه الشهير  “يتوسع العمل لملء الوقت المتاح لإنجازه”

مثال لفكرة باركنسون 

“ترغب سيِّدة مسنَّة بكتابة رسالة لقريبتها في مدينة بعيدة؛ فاختارت إرسالها على بطاقة بريدية استغرقت ساعة للعثور عليها؛ ثم قضت ساعة أخرى في البحث عن نظاراتها التي لا تستطيع رؤية الكتابة الدقيقة بدونها؛ ثم قامت بالبحث عن العنوان لمدة نصف ساعة؛ ثم أمضت ساعة و ربع في محاولة إتقان التعبير؛ و استغرقت عشرين دقيقة أخرى في تقرير ما إذا كانت تريد أخذ مظلة قبل الخروج أم لا في حال سقوط مفاجئ للمطر؛ و بذلك قضت يوما كاملا في إنجاز عمل يستغرق موظف مكتب مشغول ثلاث دقائق فقط للقيام به.

قانون باركنسون يفترض أن المهمة سوف تتضخَّم في الأهمية و التَّعقيد بما يتعلَّق مع الوقت المخصص لها؛ و ذلك يدور حول فكرة الموعد النهائي الوشيك: فلو أعطيتك شهرين للقيام بعمل فستقضي شهرين في العمل عليه؛ و لو خصصتُ لك شهرا فستنجزه في شهر؛ و لو أمهلتُك أسبوعا فستنهيه في أسبوع؛ و حتى لو ضايقتك بأربع و عشرين ساعة فستضغط على نفسك لإنجازه في يوم واحد بتجريده من بعض الأساسيات.

بدون تحديد ضوابط محدَّدة و نهائية تؤدِّي إلى التركيز يتساوى المهم و غير المهم؛ و تتفاقم المهام المفروضة إلى تفاصيل صغيرة لتستهلك كل الوقت ما يجعلك في النهاية لا تنجز شيئا؛ بل تصبح الأيام مزيجا من المهام المختلفة التي لا تنتهي و يغدو الوضع أسوا في وجود الإلهاءات.

“العمل في مهمة ما يملؤ الوقت المخصص لها”؛ و لكن العناصر التالية يمكن أن تضبط المسألة و تجعلك أكثر إنتاجا و تخرجك من دوامة الأعمال التي لا تنتهي و الاجتياز الدائم لعتبة المواعيد النهائية.

تقسيم المهام و المواعيد النهائية

تزداد صعوبة قانون باركنسون عند التعامل مع الأعمال الكبرى في الآجال البعيدة؛ و الحلّ الواضح هو القيام بتقسيمها إلى مهام صغيرة لكل منها مواعيد نهائية؛ بالإضافة لحصول التقُّدم تخلق المواعيد النهائية المتكررة للمهام الصغيرة بقبولها للتحقيق بسبب بساطتها إحساسا معقولا بالإلحاح على طول فترة العمل؛ و لكن عليك هنا الانتباه إلى جعل المواعيد الوسيطة واقعية و تحد نفسك في تقدير الوقت المطلوب و تخصيصه للمهام بحيث تجعلها صغيرة بما يكفي حتى لا تقع في هدر الوقت.

فوفق مبدأ باركنسون ستستغرق المهلة التي منحتها سواء كانت صغيرة أو كبيرة؛ فركز فقط عند وضع الحدود الصحيحة على السير عليها بشكل مستمر دون انحراف من أجل تحقيق التقدم و التمتع بالانتصارات العقلية.

تحدَّ نفسك

إذا كانت القاعدة تقتضي توسيع العمل لملء الوقت المخصص له فقم بتوفير وقت أقلّ لإنجاز العمل بشكل أسرع ؛ فالخصوصية و القيود تخلق الحرية و تغذي الإبداع؛ ابدأ عملك باكرا، فهذا مفيد دائما و امتنع عن العمل في وقت متأخِّر فهذا ضار غالبا؛ و توقَّف عن القلق من أنَّ الوقت غير كاف؛ في الواقع لو كرَّست اليوم كله لم يكفِك (حسنا هذا ما يقوله قانون باركنسون)؛ فقط ابتز نفسك لدفعها و حدِّد مواعيد صعبة و ضيِّقة فمن خلال تقليل الوقت المتاح ستجبر نفسك على التركيز على ما هو أكثر أهمية.

و بالتالي الوصول مباشرة إلى هذه النقطة؛ و لا تقلق فمهارتك في تقدير المدة الزمنية الصحيحة ستتحسن لاحقا وفق مبدا زيادة الفعالية بمرور الوقت.

حفِّز نفسك بالمكافآت

في معظم الأوقات يكون الجهد المعرفي في تخطيط المهام أعلى بكثير من الجهد المطلوب لتنفيذها بالفعل؛ فمثلا لو كنت تعلم ماهي المهمة التالية فستوفِّر على نفسك الوقت الضائع في محاولة معرفة “ما يجب عليك فعله بعد ذلك”؛ و لا تدخل في فخ الفكرة :”انتهى عملي قبل الوقت المحدد فلنبدأ عملا آخر” أو “لننقص الوقت المخصص له في المرة القادمة” .

استمتع بالفوز و احصل على المكافأة فهذا يخلق الحافز؛ على ألا تغُشّ في تقدير التناسب بين العمل و الوقت المخصَّص له؛ و اجعل معادلة الجوائز على النتائج و ليست بمقابل للوقت؛ مثال ذلك أن تقرر كتابة ألف كلمة في ساعتين؛ تكافئ نفسك عندما تنهي الألف كلمة على المدة و ليس عندما تنهي الساعتين دون تحقيق الهدف.

لا تكن “كاملا”

عرِّف ما معنى “تمَّ العمل”؛ إذا كنت من ضحايا “قانون باركنسون” فأنت على الأرجح تجد دائما أنَّ هناك شيئا صغيرا يمكن إضافته هنا أو شيئا ما يمكن صقله هناك؛ ضع حدًّا لذلك و ارسم خطًّا لكي لا تتجاوز نفسك؛ و مهما كان سعيك للكمال مفيدا في رأيك فاعلم أن ذلك لن يكون معناه إضافة قيمة هامشية للنتيجة النهائية؛ استعن بمبدأ باروتو (قاعدة 20_80)سيساعدك في هذه الحالة على تحديد العشرين بالمئة من جهدك التي ستحقق لك 80% من النتائج (أليست النسبة مرضية جدا).

فائدة:

استخدم تقنية بومودورو لتقطيع مهامك بشكل منتظم إلى مجموعات هذا يفرض عليك تحديد جدول زمني محدد لإنجازها بواقع 25 دقيقة مقابل 5 دقائق راحة مما يساعد على التركيز و يساهم في عملية الفرز لما هو مهم حقا و يستحق أن نخصص له من وقتنا الغالي