نصائح مهمة من أجل توفير الوقت وتنظيمه في العمل

إهدار الوقت وعدم استثماره خاصة في العمل من أكثر المشاكل شيوعًا بين الكثير من الأفراد، وذلك لأن هناك الكثير من الأمور التي قد تشتت الانتباه، وكذلك هناك العديد من التفاصيل التي قد تجعلك تخسر الوقت أثناء العمل، هناك أيضًا الكثيرون ممن لا يتمتعون بالمهارات التنظيمية وبالتالي ليس لديهم مهارة تنظيم أنفسهم من أجل توفير الوقت، لذا غالبًا ما ينتهي بهم الأمر إلى هدر أو ضياع الكثير من الوقت ولا ينجزون إلا القليل…

حتى تتمكن من السيطرة على وقتك والاستفادة منه إلى أقصى درجة يجب أن تعرف أن هناك بعض الأمور الأساسية التي يجب أن تقوم بها، وأولها التخطيط .

خطط لوقتك

التخطيط هو جزء أساسي من التنظيم، ويجب أن يشمل مخططك الأمور المتوقعة والالتزامات، ولكي ينجح التخطيط يجب أن يعتمد على خمسة أمور أساسية..

أولًا: النظر إلى الهدف النهائي كماذا تريد أن تفعل؟ ومتى يجب أن تنتهي من الأمر؟ وما المدة المتاحة أمامك؟

ثانيًا: وضع الخطط مع الوضع في الاعتبار الهدف النهائي وأهم الاعتبارات وكذلك الاهتمام بالأنشطة الأخرى .

ثالثًا: إن كانت المرة الأولى لك في وضع مخطط للوقت يجب أن تضع لنفسك أشياءَ بسيطة في البداية، أو أهدافاً سهلة ويفضل أن تبدأ بخطة يومية وبعد أن تعتاد على الأمر يمكنك أن تجعلها خطة أسبوعية وتزيد المدة على حسب ما تحتاج وعلى حسب أهدافك كذلك .

رابعًا: أولوياتك هي أهم ما يجب أن تضعه في الاعتبار أثناء وضع خطتك، يجب أن تجعل الخطوط الأساسية تتمحور حول أولوياتك، ومن ثم الأمور الفرعية والأقل أهمية

خامسًا: يجب أن تراجع خطتك بعد التطبيق وتتأكد من أنك تتقدم بخطى ثابته وتنفذ ما جاء في الخطة بالفعل.

zoom_out_map

استغل الوقت

من الهامّ أن تجد طرقاً تحفز بها نفسك وتشحذ أفكارك أثناء فترة العمل، يجب أن تحافظ على عقلك في حالة صحوة أثناء العمل وأن تتذكر دائمًا أن تتجنب السلوكيات السلبية وتعمل بفاعليه من أجل تحقيق أهدافك، وفي كل مرة تحقق هدفاً يجب أن تكافئ نفسك.

ابدأ الآن

يجب أن تبدأ على الفور في عملك ولكن احرص على أن تقسّم المهام في عملك بين صغيرة وكبيرة، أو سهلة وصعبة ننصحك دائمًا أن تبدأ بالأمور الأصعب حتى تنتهي بالمهام السهلة والتي لا تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد، أما إن كنت تقسم المهام بين كبيرة وصغيرة فيجب أن تخلط بين النوعين طوال الوقت حتى لا تشعر بالملل أو تتجنب الأمور التي تحتاج الكثير من الوقت .

استمر

الحفاظ على الشغف والحماس في العمل أمرٌ قد يكون محيرًا وصعبًا في بعض الأوقات لذلك يجب أن تحفز نفسك باستمرار وأن تضع أهدافك أمام عينيك طوال الوقت، وإن أنجزت شيئًا مّا يجب أن تستعرضه أيضًا لتحفز نفسك للقيام بالمزيد .

وقت الراحة

أن تنظم وقتك في العمل وأن تنجز أمرٌ ضروري ولكن لا يعني أبدًا أن تهمل أوقات الراحة، احرص على أخذ وقت راحتك وقتما تحتاج إليه، لا تهمل الأمر لأنك قد تصاب بالملل أو الإرهاق الزائد والذي سيجعل الأمر سلبياً أكثر.

متى تتوقف

وضع أهدافك أمام عينيك وتحديد المهام التي تريد أن تقوم بها أمر ضروري ليس فقط لتقوم بها وتنجزها ولكن أيضًا لتعرف متى يجب أن تتوقف، وحين تتوقف بعد أن تنجز مهامك يجب أن تكافئ نفسك.

zoom_out_map

العقبات

بالطبع هناك عقبات يمكن أن تواجهك أثناء التخطيط لوقتك أثناء العمل، وهذه العقبات لابد أن تتعرف عليها وأن تجد لها حلولًا تتناسب معك، وغالبًا ما تتعلق هذه العقبات بشعورك بفقد الحماس، أو بأنك لا تهتم بما تقوم بها أو أن هناك الكثير من الإزعاج أو توافر المشتتات في مكان عملك!

أمور أساسية

جرب أن تكون واضحًا فيما تود أن تقوم به كلّ يوم، استخدم أداة لمساعدتك في تنظيم الوقت مثل المفكرة العادية أو الإلكترونية، استخدم كذلك مفكرة أسبوعية لتدوين إنجازاتك خلال الأسبوع، وما تريد أن تحققه في الأسبوع القادم، أيضًا إستخدم قوائم التذكير، وتذكر أن استخدامك للوقت بفاعلية سيجعلك تحقق ما تحلم به في أسرع وقت وبأقل جهد .

عادات هامة

هناك عدد من الأمور التي يجب أن نحولها إلى عادات تساعدنا في السيطرة على الوقت وتحقيق أعلى قدر من الإنجازات :

1.  قم بالأمور الصعبة والهامة أولًا.
2. تعلم أن تقول “لا “من وقت لآخر إن لم يكن لديك الوقت أو كان لديك أمور أخرى لتقوم بها.
3. نم من 7 – 8 ساعات يوميًا
4. ركز في المهمة التي تقوم بها وابتعد عن المشتتات
5. إبدأ يومك مبكرًا
6. لا تجعل الأمور التافهة تبعدك عن هدفك الأساسي
7. تعود على العمل والقيام بالجهد المتواصل
8. راقب الوقت الذي تهدره في مشاهدة التلفاز أو تصفح الإنترنت
9. حدد وقتاً لكل مهمة والتزم به
10. استرح بين كل مهمة وأخرى
11. تمرن يوميًا وتناول طعاماً صحياً
12. استمتع بوقت الإجازة
13. استفد من أوقات الانتظار
14. إبقَ في مكانك حتى تنتهي من عملك ولا تبرر لنفسك الخروج أبدًا
15. إلتزم بالخطة التي وضعتها لنفسك
16. قسم المهام إلى مجموعات متشابهة وقم بكل مجموعة على حدة
17.  استرخِ قليلًا
18. تخلَّ عن الأشياء غير الهامة أو غير الأساسية

تذكر أخيرًا أن هدفك الأساسي هو الاستمتاع أيًّا كان ما تقوم به، يجب أن تحوله إلى أمرٍ ممتع؛ حتى العمل يمكن أن يتحول إلى لعب وإلى شيء ممتع.. الأمر كله متوقف عليك!