كيف تنجز أعمالك.. بمزاج رائق

التنظيم مهارة وبها تستطيع أن تدير أي مهمة موكلة لك أو تريد إنجازها وتحقيقها “من أين أبدأ”؟ هذا السؤال الذي تطرحه على نفسك قبل أي عمل، خاصةً إذا كانت المهام كثيرة. كتاب “كيف تنجز جميع المهام” للكاتب الأمريكي “ديفيد آلن” يقدّم الكيفية التي تستطيع بها أن تنجز الكثير بمجهود قليل، وفي نفس الوقت باستمتاع وبعقل صافٍ. كل ذلك بخطوات توصل لها بعد أكثر من عشرين عامًا قضاها في البحث والتطبيق لطرق مختلفة تزيد من الإنتاجية والكفاءة.

وفي الوقت المعاصر هنالك احتياج إلى طريقة جديدة في إنجاز الأعمال، فالأمر لم يعد واضحًا وثابتًا كالسابق، والحل كما يرى “ديفيد” في نظام يتعامل مع شتى الأولويات ويسهل إنجاز الأشياء من خلال نقاء الذهن والمرونة من دون أن تزيد أو تقلل من تجاوبك ومن انتباهك الذي يجب أن تعطيه لما تفعله.

ماذا تفعل اتجاه التزاماتك والمهام؟

عليك بـ “السلة”

قبل أن تبدأ بالعمل والانشغال به، عليك تحديد ما تريد إنجازه الآن أو فيما بعد، ومهما كان صغيرًا أو كبيرًا بشكل منطقي، مستخدمًا “السلة” بمعنى لا تحمل المهام في عقلك حتى يبقى عقلك صافيًا، فتضع كل ما تريد في السلة وهذا مفهوم يسعى “ديفيد” لإيصاله حتى تتمكن من إدارة عملك وحياتك من دون فوضى، وحتى لا تشعر بالإرهاق بالنظام التالي:

الخطوة الأولى: التدوين

اجمع كل ما تريد العمل عليه ودوّنه في ملف واحد، ومن الممكن أن تستخدم تصنيف وتقسيم ما كتبته الى فئات وقوائم. ثم اسأل نفسك: هل يمكن إنجازه والعمل عليه؟ وإذا وجدت بأن ما تريده لا يمكن إنجازه تخلص منه وضعه في سلة المهملات، أما إذا وجدت بأنه يمكن إنجازه في وقت لاحق ضعه في ملف للحفظ المؤقت أي “ربما في يوم ما” تتمكن من إنجازه ومن الممكن أن تحيل المهمة إلى أحدٍ فينجزها لك وهذا خيار متاح. والتدوين من الممكن أن يكون كتابةً في مفكرة، أو تدون ذلك بطريقة رقمية من خلال التطبيقات الموجودة في الهواتف الذكية وغيرها من وسائل التدوين الرقمي.

الخطوة الثانية: التحليل

وبهذا، أنت تنتقل من تجميع ما تريده وتدوينه إلى تحليل، ومعالجة ما دونته بحيث يكون واضحًا أكثر بدايةً من سؤال “هل يمكن أن تنجزه؟” ومِن ثَمّ ماذا ستفعل حيال ذلك. مثلًا: كتبت “السيارة” في هذه الخطوة عليك أن توضح ما الذي تريده أن يحدث في أمر السيارة وأين، وهل يتطلب منك اتصالًا أو تصفُّحَ موقع لمعرفة شيء معين؟ وبهذا أنت تكتب بالتفصيل الإجراءات المتبعة، وستقوم بعمل ذلك مع كل ما دونته من مهام بحيث تصل أيضا إلى معرفة ما الذي هو مهم وعاجل وما هو غير مهم، وتطبق عليه نظام “إدارة الأفعال” لهذه الأعمال والمهام من خلال ثلاثة خيارات وهي:

1. افعله إذا كان يستغرق أقل من دقيقتين.
2. أوكله لشخص آخر إذا كان الفعل يتطلب أكثر من دقيقتين، ولست أنت الشخص المناسب. مع الاطلاع والمتابعة على تنفيذ العمل.
3. أخرّه إلى وقت لاحق إذا كان العمل يستغرق أكثر من دقيقتين، وأنت الشخص المناسب لعمله يكون التأجيل. مع توثيق ذلك في مذكرة بحيث متى ما تمكنت من التنفيذ تعمل على ذلك.

من فعل أو توكيل أو التأجيل، وبعد ذلك تدرّب نفسك على وضع خطة للمهمة يمكنك تطبيقها، ويمكنك أن تعدل فيها في أي وقت.

الخطوة الثالثة: التنظيم

عمل تقسيم وتصنيف للمهام وجدولتها بحيث تجمع مهام الجانب المهني وقائمة للمهام المتعلقة بالجانب الأسري، وهكذا مع النظر يوميًّا لهذه المهام وإعطائها وقتًا في يومك للعمل عليها، وكذلك تعمل على جذب النتائج لما تريد إنجازه من مهام.

الخطوة الرابعة: المراجعة

تعمل في هذه الخطوة على مراجعة مهامك والمشاريع التي كتبتها بشكل منتظم، وإجراء التعديلات إذا تطلب الأمر، مع التقييم كونها ستساعدك، وتذكرك بالمهام التي تعمل عليها أو يجب أن تعمل عليها.

الخطوة الخامسة: التنفيذ

في هذه الخطوة تعمل وأنت متفرغ، وذهنك صافٍ وبتركيز عالٍ، وبهذا أنت تحقق نتائج جيدة من دون أن ينشغل عقلك أو تعيش في توتر وقلق، فالهدف هو العمل باسترخاء وراحة بال.

وأخيرًا، الكاتب يحاول أن يجعلك تنجز بكفاءة وفي نفس الوقت بلا توتر وضغط، مع التخلص من المشكلة الأولى وهي النظر إلى الأعمال جملة واحدة، وما ينتج عن ذلك من تسويف أو إحباط، وشعور بالفشل إلى كيفية التعامل مع المهام المتعددة والعمل عليها بتركيز. النظام الذي طرحه “ديفيد” يحتاج إلى ممارسة حتى تحصد بنفسك ما حصده غيرك بعد التطبيق.

إليك أيضًا

• 4 أسرار لا تعرفها عن تأثير روائح العطور على الحالة المزاجية
• 24 ساعة من يومك نحو الأفضل
• الحصول على الحياة في اللحظات الصعبة