كيف تخطِّط لأسبوعك بنجاح؟

كيف تخطِّط لأسبوعك بنجاح؟

1- ضع جدولًا تقويميًّا

الاستعانة بالجداول ضمن تقويم زمني ضرورة؛ إذ ينتفي الهدف من التخطيط الأسبوعي تمامًا عندما ينتصف الأسبوع وتنسى ما الذي كنت قد قرّرت فعله؛ مزامنةُ المخطَّط من خلال تقويم هو أمر بالغ الأهمية تتحقق بوضع كل الكتل الزمنية المتاحة والأعمال المفترضة في عرضٍ واحد.

2- خطِّط للأسبوع قبل بدايته

أكثر ما يهضم الأوقات ويفسد الأولويات في غضون الأسبوع هو: تلك الدعوات للغداء، والأنشطة العارضة والمشاريع المقترحة التي لا نستطيع أن نرفضها؛ التخطيط المسبق يمكِّنك تحديدًا من حظر وقتك باقتصاره على الأشياء المهمة التي قدَّرتها بعنايةٍ من خلال التخطيط الاستباقي الذي يسهِّل عليك معرفة كيف سيكون شكل أسبوعك تقريبًا؛ خصِّص وقتًا عمليًا للتخطيط بحيث يتضمَّن نظرةً خارجية لأيامك كي تكون جاهزًا من اللحظة الأولى.

إذا كان أسبوع العمل لديك يبدأ صباح الأحد مثلًا، فقم بالتخطيط في نهاية الأسبوع؛ ستجد نفسك بحلول الموعد أكثر تركيزًا وأقل توترًا، كما ستكون قد وفّرت على نفسك الأوقات التحضيرية الضائعة، والمفاجأة أنك غالبًا في هذه الحالة لن تقول “نعم” للأنشطة العارضة الأقل أهمية على لوائحك خصوصًا إذا كانت ستتعارض مع أهدافك.

طبعًا فقط في الحالات التي لا تفرض عليك اتخاذ قرار بشأن حدثين متداخلين من حيث الأهمية؛ وإلا فإن قضاء حاجة لأبيك تعتبر أولوية على ما دونها، أو أخذ ابنك مشوارًا معقولًا يطلبه، أو إعادة جدولة وقتك العميق لإجراء اجتماعٍ عاجل؛ الحالة الافتراضية لطلبات الأشخاص الآخرين هي ما يفرض عليك الالتزام بالجدول الزمني من عدمه حين يجب أن تعود لما هو أكثر أهمية مما تخطط له أصلًا.

3- استعن بقائمة مراجعة للتخطيط الأسبوعي

التخطيط المفصّل قد يصبح آفة تتناول وحدها أربع ساعات من العمل (حصل معي هذا مرارًا في البداية) وهذا بالتأكيد غير مفيد، فهو يأكل أوقات لسنا في غنى عنها حين يصبح العائد منها أقل؛ إذا عانيت من هذه العقبات كمبتدئ فإن التزامك الأسبوعي بالتحضير سيجعل الأمور أسهل، وقد ينخفض وقتك في التخطيط إلى كتلٍ معقولة بمعدلاتٍ قياسية تتراوح بين بين الثلاثين والستين دقيقة حسب حجم جراب مهامك وتنوّع وظائفك.

ما يعينك في التخلص من هذه الإعاقة هو المكوِّن السِّحري للتخطيط بسرعةٍ وفعالية: وجود “قائمة تدقيق” أو “قالب افتراضي” تعتمد عليه في كل أسبوع بحيث تضع أولوياتك على رأس هذه القوائم ثم تضيف الباقي بالإدراج حسب الضرورة.

إليكم مثالًا من قائمي

العمل: كتل العمل العميق لأهمِّ مشروعين.

الأسرة: برامج مخصَّصة لنهاية الأسبوع ومهام رعاية يومية.

العبادات: تنظيم المواعيد والتَّذكير بالأهداف.

أوقات ذاتية: الرياضة، الكوافير، العناية التجميلية.

الاجتماعية: عشاء مع الأهل؛ واجبات مع المعارف.

المنزل: تنظيف البيت، غسيل الملابس، تنظيم الوجبات، التسوق.

4- خطِّط للأوقات العازلة

التخطيط لأيام الأسبوع رائع في نزع التوتر عندما تكون دائمًا على علمٍ بما ستفعله وتجد نفسك على الأغلب قد فكرت في كل شيء وحضَّرت لكل التوقُّعات؛ غير أن خطأ المبتدئين الذي ينشأ عن التخَّطيط المفرِط لكل دقيقة من كل يوم قد يؤدي إلى نوعٍ من العجز وحالة من الانفلات تجعلك تتصرف من “وراء جداولك” لتجنُّب هذه المصيدة قم باحتساب الأوقات العازلة في يومك على شكل النَّماذج التاَّلية:

• أضف 15 دقيقة زائدة لكلِّ حدث يدوم ساعة أو أكثر خصوصًا في النَّشاطات التي لديك فيها شركاء.
• قدِّم وقتًا سخيًّا للعادات اليومية: كالاستحمام وتناول وجبة الفطور والصَّلاة و مدَّة التَّنقل؛ هذا يتضمن البكور طبعًا فلا شيء أسوأ من صباح يلاحقك فيه الزمن.
• أبقِ دائمًا السَّاعة الأخيرة من يوم العمل حرَّة، ستجعلك قادرًا على الالتفاف، ويمكنك دائمًا تدارُك الخلل وتعويض النَّقص وتصحيح الخطأ.

5- اترك مساحةً للأوقات غير المخطَّط لها

الركض المحموم من شيءٍ لآخر جانب مظلم للتخطيط المحكَم؛ وهو ينافي العفوية التي تصنع المتعة؛ لذلك يجب أن تخصِّص أوقاتًا لا تخطِّط لها، بقدر ما تبدو الفكرة هدراً لبعض الوقت القيِّم، إلا أنها ضرورة للافتكاك من قيود الجداول، احصل على توازن معقول: تحضيرك للمشاريع وعنايتك بالأولويات يقابله هامش من الأفعال الحرة غير الخاضعة لسيطرة المعايير؛ بل تستجيب فقط للحظة التي أنت فيها، لا بأس بمشوارٍ مع الأهل لا تعرف أين تذهب فيه، أو وجبة عشاء خارج البيت بدون موعدٍ مسبق؛ أو زيارة مفاجئة لبعض الأحباب؛ هذا ما يضفي عمقًا للأوقات ويعطيها معقولية ويخرجك بالضرورة من وضعية الآلة التي لن تطيقها مهما حاولت.