زد إنتاجيتك بخمسة أساليب مميزة لإدارة الوقت والمهام

إدارة الوقت من المهارات التي يظن الناس أن بالإمكان اكتسابها مع الوقت، ولكن الوضع سيصبح أسوأ عند تجاهلها. عندما يكون لديك خمسون مهمة ولا تعلم كم من الوقت يلزم لإنجاز كل منها أو أي مهمة يجب إتمامها أولًا، فكل ما عليك عمله ببساطة أن تتعلم بعض أساليب إدارة الوقت لإنجاز مهامك وزيادة إنتاجيتك.

هنا بعض الأساليب التي ستساعدك في فهم إدارة الوقت وتعلم إنجاز مهام أكثر في وقت أقل.

1- تنظيم أوقاتك

جدول المهام من الطرق الفعالة لتلتزم بإنجاز مجموعة كبيرة من المهام في اليوم الواحد، صمم الجدول بحيث تحدد المهمة والوقت اللازم لإنجازها في يوم معين، ومن الممكن أن يكون تخطيط الجدول بالساعات أو الدقائق إذا كنت تحب أن تكون دقيقًا.

من السهل أن تحدث نفسك قائلًا: “سأستريح حتى الساعة 11:30 ” ولكنك لا تعود للعمل إلا بعد الظهر. إذا لم تنظم أوقات عملك وراحتك ستنسى عامل الوقت وفي نهاية اليوم ستكون متأخرًا عن جدول مهامك وستعتاد على التأخير إلى أن تفقد حس التنظيم لديك.

هنا بعض النصائح لتنظيم وقتك لإنجاز مهام متعددة خلال يومك:

• خصّص أول 30 دقيقة من يومك لتخطيط ما الذي تريد إنجازه في هذا اليوم قبل أن تبدأ العمل.
• نظم أوقات راحتك كي لا تتحول فترة راحة مدتها 15 دقيقة إلى 45 دقيقة.
• احسب بعض الدقائق في جدول مهامك تحسبًا لأي مقاطعات لتتجنب ضياع الوقت.
• كن واقعيًا واحسب الوقت اللازم لمهمتك دون إعطائها وقتًا أكثر أو أقل من اللازم.

zoom_out_map

2- تحديد الأولويات

لنقل أن لديك 3 مهمات في جدولك وهي: الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتحديد موعد اجتماع وإعداد تقرير. من المحتمل أنك ستقوم بأداء هذه المهمات بحسب ترتيبها في الجدول: الرد على رسائل البريد الإلكتروني ثم تحديد موعد اجتماع ثم إعداد تقرير.

لنمعن النظر قليلًا، يجب أن تحدد المهمة التي ستستغرق وقتًا أطول، وهي إعداد التقرير، وهذه المهمة لا بد أن تنهيها قبل نهاية اليوم بينما الرسائل وموعد الاجتماع يمكن تأجيلهما إلى الغد.

أتم مهمة إعداد التقرير أولًا فهي المهمة الأكثر أهمية واستهلاكًا للوقت، وبعد ذلك انتقل للمهمات الأقل أهمية. بتلك الطريقة ستكون قادرًا على إنجازهم بذهن صافٍ وتوتر أقل لأنك أنجزت الأهم فلم يعد لديك ما قد يشتت تفكيرك.

3- تجنب تعدد المهام

قد تكون سمعت عن مصطلح (تعدد المهام – multi-tasking)، وهو محاولة عمل أكثر من شيء في الوقت نفسه، وفي الحقيقة هذه التقنية ضررها أكثر من نفعها. فلذلك من المهم تغيير طريقة عملك لمهامك اليومية لتصبح أكثر إنتاجية.

أتم كل مهمة على حدة ببساطة. بدلًا من ردك على الرسائل واستماعك إلى بودكاست واطلاعك على الأخبار وتناولك فطورك في الوقت نفسه، اهدأ وافعل شيئًا واحدًا. فعل أكثر من شيء في نفس الوقت من البديهي أن يستغرق وقتًا أطول، أي أنك ستعيد قراءة الرسائل مرة أخرى قبل إرسالها، لأنك لم تكن مركزًا عندما كتبتها وستعيد قراءة الأخبار لأنك لم تكن بكامل وعيك في قراءتك الأولى.

ركز واعمل على شيء واحد في كل مرة بالترتيب، الأهم فالمهم دون أي تشتيت.

4- الابتعاد عن المشتتات

هل في مرة لاحظت أنك تنظر إلى جوالك كل 30 ثانية، تعتقد أن هناك أمرًا مهمًا في انتظارك؟ أو أنك تحدّث بريدك الإلكتروني مرات ومرات تحسبًا لأي رسالة مهمة قد تطرأ؟

المشتتات موجودة في كل مكان، سواء كانت على الإنترنت أو غيره، وكلها يقتل الإنتاجية. ضع هاتفك على وضع الصامت وركز تمامًا فيما تفعل، ستفاجئ بالكم الكثير الذي بإمكانك إنجازه.

مجرد أن هاتفك يرن لا يعني ضرورة ردك، وتلك الرسائل الجديدة التي تدفقت في صندوق بريدك لا تعني ضرورة ردك عليها في الوقت نفسه. كل ذلك يستطيع الانتظار، الأهم هو أن تُنهي ما بين يديك الآن.

إذا كان الإنترنت هو سبب تشتيتك، بإمكانك تجربة إحدى هذه التطبيقات لمساعدتك على التركيز دون الرضوخ للمشتتات المغرية.

5- اتباع تقنية بومودورو “®Pomodoro”

يتعرض الإنسان العادي للمقاطعة كل 10 دقائق أثناء عمله، ويستغرق 20 دقيقة في المتوسط ليعود تركيزه كما كان قبل المقاطعة. معنى هذا كله أننا لا نحصل على الوقت الكافي لننجز أعمالنا.

إذا كان تركيزك ينقطع باستمرار وتعاني كي تعيده، فإذًا حان الوقت لتجرب تقنية بومودورو، تتضمن هذه التقنية العمل 25 دقيقة بحيث تعمل لمدة 25 دقيقة ومن ثم تستريح، وهكذا إلى أن تنتهي مهمتك. تستطيع بهذه الطريقة التركيز على مهمة واحدة دون أن تتشتت كثيرًا.

كل ما عليك فعله أن تضبط منبه هاتفك على 25 دقيقة، محاولًا إبعاد هاتفك بمسافة كافبة كي لا يلهيك، بحيث تجبر نفسك على العمل إلى أن يصدح المنبه، وبذلك ستكون لديك أعذار اقل للتوقف عن العمل.

تنظيم وقتك ليس سهلا كضغطة زر، هو خليط من معرفة متى ستؤدي المهام في قائمتك ومعرفة ترتيبها على حسب الأهمية، وكذلك أن تعرف كيف تركز في مهامك وألا تعطي مجالًا للملهيات بأن تدفعك لمراجعة من بريدك 300 مرة في اليوم.

الإنتاجية ليست مستحيلة، ما عليك إلّا أن تدير وقتك بحكمة.

مترجم