امنح المتطوعين مساحة للإبداع في مؤسستك

أوجد مساحة للتطوع

لا بد وأن لديك الكثير من الاحتياجات يستطيع المتطوعون سدها،فاستغل ذلك في خطة مناسبة للاستعانة بالمتطوعين بشكل أكبر، وامنحهم الفرص للحصول على مسؤوليات أخرى.. ،كاستقبال متطوعين جدد، وتحديد الفرص التطوعية المناسبة لهم، ليصبح بذلك المتطوعون القدامى مدربين ذوي خبرة وربما موظفين في إدارة هذا المسار لديك مستقبلا.

إن احترام دور المتطوعين هو الطريق المؤكد إلى النجاح. وأعتقد أنه من الإنصاف أن نقول إن كل مؤسسة يمكن أن تستفيد من المتطوعين بغض النظر عن العمل الذي تقوم به. فلذلك أنصح المنظمات بالنظر  بجدية لتقديم فرص ذات مغزى  وبرامج تدريب للمتطوعين. وبالإمكان الاستعانة بمحامين أذكياء للمساعدة في صياغة اتفاقية للتطوع تحفظ الحقوق للمتطوعين والمؤسسة على حد سواء.

اسمح لهم  بالانضمام إليك!

إن أكبر عقبة تواجه المتطوعين هي الانضمام إليك! حاول أن تجعل هذا الأمر سهلاً، قد يكون هذا الكلام غريبا ولكن الواقع يقول بأن كثيرا من المؤسسات تجعل الانضمام والتواصل معها صعبا، ليس على المتطوعين فحسب بل حتى العملاء والأعضاء والضيوف! فلا وجود لقنوات تواصل متعددة كالموقع الإلكتروني أو حسابات في الشبكات الاجتماعية، أو ربما يكون التفاعل فيها محدودا ومنقطعا، فليس كل أحد يتيسر له الوصول لمقر المؤسسة ليعرف نشاطها وما يمكن أن يقدمه معها من تعاون.

كل ما عليك فعله هو أن تجعل رسالتك واضحة فيما تبذله من التواصل مع المتطوعين:

1 ـ هناك حاجة.

2 ـ يمكنك ملؤها.

3 ـ  ما هي  الالتزامات  التي ستكون؟

4 ـ و كيفية البدء!

أفضل طريقة للحصول على الشخص المناسب في المكان المناسب هو أن تكون واضحًا في تبيين طبيعة الوظيفة  وما هو المتوقع من المتطوعين، هذا مهم جدًا! فأحيانًا قد تستطيع جعل الدور يبدو سهلًا أو مرغوبًا فيه. أعطِ وصفًا جيدًا للعمل واذكر تفاصيلًا عنه وما ذا تريد من المتطوع وتتوقع منه.

معلومة!

المتطوعون يشبهون كثيرًا الشخص الذي يستقطبهم ويعطيهم المهام التطوعية، فأنت عادة تميل لجذب الأشخاص ممن لهم علاقة معك بطريقة أو بأخرى. فربما هم من نفس العمر، أو بينكم تشابه في وجهات النظر أو الطبقة الاجتماعية..

رحب بهم!

فبالطبع عليك أن تكون ودودا ولطيفا، وتشعرهم  بالراحة.  لكن الأهم من ذلك أن تجعلهم على اطلاع؛  فأعظم مصدر لإحباط المتطوعين هو عدم معرفة الصورة كاملة. فعندما لا يعرف المتطوعون سوى القليل مثل واجبهم فقط يشعرون بالإحباط، ويكونوا عُرضة للخطأ أو بمعنى آخر (الاجتهاد الخاطئ) والإساءة للمؤسسة من حيث أرادوا الإحسان.

على سبيل المثال، قل لهم: إنكم بصفتكم متطوعين نتوقع  منكم التواصل بالبريد الإلكتروني في كل أسبوع مثلا، وكذلك على فيس بوك  أو متابعة التغريدات على تويتر. كما تسمح لهم معرفة كيفية الوصول إليك، وأعلمهم كيف يذهبون  إلى شخص للحصول على مزيد من المعلومات، وأعطهم بطاقة بأسمائهم مصممة بشكل جيد، كذلك تشارك معهم في كل ما تبذلونه من المواد التسويقية  بما في ذلك التقارير السنوية والكتيبات والمواقع وأشرطة الفيديو.. إلخ

قدم لهم الهدايا!

الآن قد حصلت على متطوعين وتم الاتفاق بينكم على العمل وحان الوقت للبدء في عملية البناء. تذكر أن أهم شيء أن تقدم لهم الفرص! اسمح لهم بالمبادرة والاقتراح و تحمل المزيد من المسؤولية..ابدأ بإعطاء كل متطوع اسما وظيفيا واجعلهم أعضاء في مجموعة مسماة، تأكد من أن هذه المجموعة لديها استعداد للالتزام، وبعد كل نجاح يُستحب تقدير الجهود ولو بتكريم يسير وحفظ لإنجازهم وشهادة خبرة قد يستفيدون منها مهنيا.

قدم لهم تحديا!

بالإضافة  للفرص الواضحة التي تقدمها لجميع المتطوعين، فلديك  احتياجات أخرى، تأكد من أنك تعرف ما هي وحددها لهم! احتفظ بقائمة برغبات المتطوعين، واستكشف دائمًا كيف يمكنك أن تقدم المزيد من الخدمات إذا كان لديك المزيد من الموظفين، وبدلاً من الانتظار للحصول على التمويل ابحث  فيما يمكن أن تدرب المتطوعين عليه لتستكمل ما تحتاجه من الموظفين الموجودين لديك. وتذكر أن العديد من الأشياء ممكنة،  فأنا أعرف أحد المتطوعين كان  يملك الكثير من المعرفة حتى استطاع أن يسد مكان المدير التنفيذي خلال إجازته، فكثير من المتطوعين غالبًا ما يصبحون مديرين!

أخيرًا.. اتبع هذه الخطوات وستعرف أن المتطوعين يمنحون المؤسسة قيمة إضافية بإذن الله!

تقدم مؤسسة أولاد الرياض نموذجا فريدا في إدارة المشاريع التطوعية، وتتعاون مع المؤسسات في توفير المتطوعين المدربين والشغوفين للتطوع بمهاراتهم وخبراتهم، فتواصل مع أولاد الرياض لتجرب قيمة التطوع.