أبرز ما عليك معرفته إن كنت المكلف بالتواصل أو مسؤول العلاقات العامة

المكلف بالتواصل هو الشخص المسؤول عن توجيه التواصل الداخلي والخارجي داخل مؤسسة أو منظمة معينة (شركة، الجمعيات، المنظمات غير الحكومية، إلخ …). هو المتحدث باسم الشركة، وهو الذي يبتكر أدوات جديدة لتعزيز صورة المؤسسة التي يشتغل فيها، كما أن الرسائل التي يبلغها يمكن أن تكون موجهة لموظفي الشركة، أو إلى شركات أخرى، أو للصحافة والجمهور.

يكون للمكلف بالتواصل داخل الهياكل والمؤسسات الصغيرة دور في توجيه جميع المجالات داخل المؤسسة (نشر، وإدارة الحدث، وإدارة الأزمات، والعلاقات العامة، العلاقات مع الصحافة ووسائل الإعلام …)، أما في الهياكل الكبيرة، فتكون له مهمة تواصلية محورية ومحددة.

وظائفه

وظيفة المكلف بالتواصل هي تعزيز صورة الشركة عبر تقديمها متماسكة وذات مصداقية. ويكون المكلف بالتواصل تابعا لقسم التواصل (في الشركات التي تتوفر على هذا القسم) وقد يكون تابعا للإدارة العامة (عادة في الشركات الصغيرة).

مميزاته

لا بد له من إتقان تقنيات وأدوات الاتصال ومعرفة التكنولوجيات الحديثة للمعلومات والاتصالات، كما ينبغي أن يضع استراتيجية ناجعة للتواصل، وأن يكون قادرا على إدارة الوقت بشكل جيد كي يزفق بين المهام الموكلة إليه، وأن يكون على معرفة بكيفية بث المعلومة.

وينبغي أيضا أن يكون لموظف التواصل مهارات جيدة في إنشاء العلاقات المهنية، كي يستطيع أن يدير شبكة الموظفين بالكامل، ويعرف بوضوح كيفية التواصل معهم.

يجب أيضا أن يكون متمكنا من كيفية إعداد مشروع من الألف إلى الياء مع احترام ضيق وتحديات الوقت، الذي غالبا ما يكون عاملا مرهقا وموترا في مثل هذه الأعمال..

مهامه الرئيسية

المكلف بالتواصل هو المتحدث الرسمي باسم الشركة، ويعرف جيدا توجهاتها، ويجب عليه:

• تنفيذ وتنسيق السياسة الإعلامية للشركة
• تطوير أنشطة الاتصال مع الأهداف المختلفة
• تحديد وسائل الاتصال المختلفة
• التفاوض مع المؤسسات الأخرى
• مراقبة تصنيع أدوات التواصل (الكتيبات والنشرات والملفات الصحفية، وما إلى ذلك)
• كتابة الموجزات، والنشرات الصحفية والملفات الصحفية، إلخ
• إدارة تنظيم الفعاليات
• إدارة الاتصالات على شبكة الإنترنت
• الاستفادة من مصادر المعلومات على وسائل الإعلام المختلفة
• التنسيق مع الصحافة والنشر والمؤسسات الشريكة

مهاراته التقنية

أن يكون المرء مكلفا بالتواصل الداخلي للمؤسسة يتطلب خبرة متخصصة للقيام بهذه المهمة. والمهارات التي لا غنى عنها للقيام بذلك هي:

• تقان برامج الرسومات البيانية
• إجادة استعمال التكنولوجيات الحديثة
• التوفر على معرفة شاملة لطرق التواصل بجميع أشكاله
• معرفة القواعد القانونية بشأن حق المؤلف
• معرفة منهجيات تقييم المشاريع والإجراءات التواصلية
• إتقان اللغات الأجنبية، بما في ذلك اللغة الإنجليزية

تختلف المؤسسات من حيث الشروط التي تطلب توفرها في المكلف بالتواصل حسب نوعية المسارات الدراسية والتكوينية التي تتوفر في البلد، ولكنها تركز على المتخصصين في التسويق والعلاقات العامة غالبا

مواصفات المكلف بالتواصل الشخصية

يجب أن يكون المكلف بالتواصل:

• واقعي
• مرن
• متحمس
• متفهم
• مبدع
• مغامر
• مبتكر
• قوي الشخصية
• حيوي
• صارم
• اجتماعي

المؤسسات والتسلسل الهرمي

نجد اليوم المكلف بالتواصل في المؤسسات الخاصة (الصغيرة والكبيرة والمتوسطة)، كما نجده في قطاع الأعمال، إذ يشتغل مع جمهور الشركات الاقتصادية، وهو حاضر كذلك في المؤسسات والهياكل العمومية (المؤسسات الرسمية والجمعيات).

في المؤسسات الصغيرة، يكون المكلف بالتواصل هو المرجع الوحيد في قسم التواصل داخل المؤسسة، أما في الكيانات الأكبر فإنه يعمل ضمن فريق تواصل يرأسه مدير التواصل بالمؤسسة، كما يمكن أن يكون جزء من فريق شبكة الإنترنت، وإدارة التسويق أو يكون مرتبطا بقسم آخر (مثل الموارد البشرية كجزء من التواصل الداخلي للمؤسسة).

بالنسبة لمساره المهني، فالمكلف بالتواصل يمكن أن يرتقي في السلم المهني في غضون سنوات قليلة ويصير مسؤولا عن التواصل، كما يمكن أن يصبح مديرا للتواصل ويترأس فريقا مكونا من 8 أو 10 أفراد.

المكلف بالتواصل على الويب

دوره هو تنسيق تنظيم الاتصالات على شبكة الإنترنت للمنظمة التي يعمل بها، وهو الذي يشرف على عمليات التواصل الرقمية.

المكلف بالتواصل الرقمي أو على الويب صار مطلوبا بكثرة في الآونة الأخيرة، فهو الذي يضبط سياسة الشركة التواصلية على شبكة الإنترنت، عبر تنسيق مختلف الإجراءات لتعزيز صورة الشركة وضمان وجودها على شبكة الإنترنت. وتنبع أهمية هذا التوجه مع توجه الزبائن إلى العالم الرقمي، الذي صار أداة تستخدم بشكل متزايد من قبل الشركات للدعاية وتسويق أعمالها ومنتوجاتها على الشبكات الاجتماعية.

قد يكون موظف الاتصالات الرقمية أيضا بدور استشاري للإدارة والخدمات المختلفة في مجال حلول الاتصالات الرقمية وفقا للمهمة الموكلة إليه، كما يمكنه أن يتدخل في الاتصالات الخارجية (الرأي العام ووسائل الإعلام والشركاء…) أو الاتصالات الداخلية للشركة (الإنترانت، صفحات الشركة على شبكات التواصل الاجتماعي…).

موظف الاتصالات على شبكة الإنترنت يمكنه العمل على حد سواء في الشركات الكبيرة أو الشركات الناشئة start-up. ويمكن أن يندمج في قسم التواصل أو أن يكون جزء من قسم الإعلاميات.

يبقى مجال التواصل بشتى أنواع مجالا يأخذ المزيد من الاهتمام يوما بعد يوم، كما يشكل ملاذا للعديد من الأشخاص الشغوفين بمجال الاتصالات، وخاصة منها الرقمية. وتختلف المؤسسات من حيث الشروط التي تطلب توفرها في المكلف بالتواصل حسب نوعية المسارات الدراسية والتكوينية التي تتوفر في البلد، لكن المشترك هو توجهها جميعها إلى الأشخاص الحاصلين على مؤهلات جامعية، أو درجة الماجستير في التواصل والتسويق أو العلاقات العامة.