تجربتي في تنظيم فعالية للأطفال من 300 حاضر وبماذا أنصحك

كلٌ منا في عمله أو حياته سيحتاج إلى تنظيم فعالية من نوع ما، قد نقوم بالتحضير الكثير لذلك اليوم ثم لا تنجح الأمور كما نتوقع، لقد كان لدي فعاليتان لتكريم حوالي 180 طفلاً مع أهلهم، وكان على مسرح بحضور لا يقل عن 300 حاضراً، وتكررت في عام آخر، كانت تجربة جديدة لإدارة فريق وتنسيق العمل، أشاركك بعض الأفكار التي تساعد في قيادة إذا كنت تقود مجموعة أو منظماً لفعالية مصغرة أو محباً لسماع القصة :) .

حسناً إن تنظيم الفعاليات مهنة بحد ذاتها، ترصد الشركات ميزانية خاصة لفريق تنسيق فعالياتها، وقد تستعين بجهة خارجية، أتذكر أحد معارفي كان عمله ومهنته كلها قائمة على هذه الفكرة، فلديه فريق مدرب وهو قائد الفريق يعملون جميعاً على التخطيط والتنظيم والدعم اللوجستي للفعالية ويتقاضى أجراً جيداً لذلك.

أهم الأفكار التي استخلصتها من تجربتي

1- إما أن تنجح وإما لا

الفعاليات مدتها قصيرة، كأنها كتلة مكدسة من العمل قمت به لحيزٍ بسيط من الزمن، لها عشرات وعشرات التفاصيل التي ستساهم في صنع صورتها النهائية، وهذه النهاية إما أن تكون سعيدة وإما تكون حزينة، وطبعاً يمكن أن تكون عادية، إنها حالة شعورية تصعد بها مع الجمهور للوصول إلى الانطباع الأخير.

لا يضمن لك الجهد الكبير والتفكير في كل شيء هذه الصورة السعيدة، بالمقابل أحياناً قد تحضر تحضيراً أقل وتتفاجئ بنتائج رائعة، فأراها رزقاً من الله، لك أن تتذكر مثلاً رحلة التصييف التي خططت لها مع العائلة، غالباً ستكونون مهتمين للغاية بكل شيء من الحجز الفندقي إلى الطعام إلى وسائل التسلية، ولكن ما إن تنتهي الإجازة يكون لك تلك النتيجة إما سعيدة وإما لا، بعض المشكلات تحدث خارج التوقعات والحسابات وقد تسبب باستمرار الخلل حتى النهاية.

سيخرج الناس من فعاليتك إما يمدحون أو ينقدون، أنت قد تشعر بالازدراء فعلاً عندما ينقدون أمامك تفصيلة من التفاصيل وهم لا يعرفون حجم الجهود التي كانت، ولكن هذا طبيعي ويدفعك لإصلاح أخطاءك والعمل بجد.

2- هل تعرف كمية الجهد المتوقعة؟

لك أن تتخيل كمية الجهد الذي يبذل مثلاً لحفلة الزفاف، أو عطلة التصييف، بالتأكيد أطول زمناً من يوم الحدث بحد ذاته، وهذا ما كان أيضاً في تجربتي، يزداد الوقت بزيادة ما تود تحضيره وبزيادة ما تريده من فقرات ونشاطات.

يمكن أن تخطر ببالك آلاف الأفكار حول فقرات مبدعة أو تنظيم أفضل أو كلمة أنسب، ولكن كل فكرة بحد ذاتها ستضيف حيز جهد إضافي عليك وعلى فريقك، وهناك نموذج ناجح للفعاليات إن التغيير والإضافة عليه سيلقي على عاتقك مخاطرة نجاحه أو فشله، فمثلاً فكرة أن يقف الجمهور ليؤدي معك شيئاً فكرة غير متوقعة النتائج، بينما فكرة إلقاء كلمة لأحد الشخصيات والبقية جالسين معروفة النتائج إلى حدٍ ما.

3- بعض التفاصيل مهمة

التفاصيل الهامة مثل توفر التكييف في الصالة أو الإضاءة الجيدة أو الميكروفون ذات الصوت الجيد محورية للغاية في النتيجة النهائية التي ستحصل عليها من الحدث، إن الخلل في مثل هذه الأمور قد لا يعوضه كل جهودك في الفقرات السعيدة وعروض الفديو، قد لا تسيطر على مثل هذه الأمور أحياناً ولكن ذلك سيظل يؤثر على الحدث الذي حضرت له، الحكمة أن تحدد هذه التفاصيل وتعرفها ولا تخاطر في خللها، فإذا لم تحدد تفصيلاً على أنه هام قد يفقد مكانه لديك.

4- الأطفال لن يجلسوا على الكرسي وقتاً طويلاً

أنت بحاجة إلى إمتاع الأطفال كثيراً حتى يستجيبوا إليك، أو يمكنك ببساطة أن تجلسهم بقرب أهلهم وستكون الأمور أفضل، أما فعاليات الأطفال البحتة بدون الأهل فلا أتوقع أن تنجح إلا أن تكون مليئة باللعب البحت والمرح، أما الجلوس ومشاهدة الفقرات أراه صعباً، المهم أن جلوس الأطفال بجانب بعضهم بعضاً سيسبب ضجة عارمة، وهذا سيفقدك الضبط والسيطرة ضمن الحدث إن لم يكن ذلك ضمن حساباتك.

أتذكرها في التسويق هذه المعلومة، أنت في الفعاليات من هذا النوع بحاجة أن تعرف أنك تستهدف جمهوراً من شقين، شق بالغ هم الأهل، وشق صغير سريع الملل هم الأطفال، يهتم شركات الأطفال بهذا في التسويق لحاجيات الأطفال، فهم بحاجة لإقناع الأهل، وإقناع الطفل، قد يقومون بإبهار الطفل لكي يضغط على الأهل فينجح تسويقهم، في تنظيم الفعاليات قد يكون من الصعب أحياناً أن تحصل على عشرة من عشرة من الطفل وعشرة من عشرة من الأهل على أية حال.

5- تناغم الفريق

إن تنظيم وتناغم فريقك المنظم أساسي جداً حتى ينجح عملك، ونجاحه يتضمن نجاح تواصلك معه وكفاءته، بعض أعضاء الفريق محوريون في مكانهم أثناء الحدث، وتخاذل عضو ما في مكانه سيسبب الخلل العام في سير الفقرات ومرورها القوي الذي خططت له.

أنت لا تعلم أنك إذا لم تنجح بالحصول على فريق جيد وقيادة جيدة للفريق لن ينجح شيء، فلن تستطيع تعويض فجوات المهام أو القيام بالأمور بمفردك، لكل مكان ضمن الفعالية شخص يجب أن يتمتع بصفات معينة للقيام به، الناس مختلفون للغاية، لا يصلح كل مكان لكل شخص، بعض الأماكن تحتاج شخصاً مبادراً، بعض الأماكن تحتاج شخصاً منفذاً وغير ذلك.

أنت قد تدرب شخصاً وتعلمه كل شيء ويخبرك أنه فهم كل شيء ثم يفاجئك في الحدث بالتخاذل والتوقف عن أداء المهمة، لذا إن هذا بحر في فهم القيادة والفريق والقدرة على توظيفه.

6- الالتزا بالوقت

من المعيب أن لا تكون فعاليتك جيدة الضبط للوقت، ولكن الأمر بالنسبة لمنظم الفعالية أيضاً صعب، فأنت أحياناً لا تعرف المدة التي تحتاجها للفقرات، وقد لا يتعاون معك مسؤول كل فقرة بإعطائك الوقت الحقيقي الذي سيحتاجه، أتذكر العديد من الفعاليات التي يفشل فيها هذا البند.

7- مكملات الحدث بحسب نوعه

الأمر يختلف بحسب كل فعالية، في فعاليات الأطفال الزينة والألوان الجميلة وعروض الفديو والهدايا الملفوفة بالسلوفان والورق المزركش من مغريات الأطفال، الأطفال سيختارون الهدية سيئة الصنع فقط لأن لونها جميل، هذا وجدته بالتجربة، بل حتى أتذكر في إحدى حلقات موقع TED للأفكار التي تستحق النشر ذكرت المتحدثة أن حتى الكبار يحبون الألوان، ولا مبرر من جعل التصاميم جامدة فقط لأن الكبير كبر عليها، عموماً الجائزة والطعام والزينة أمور محببة جداً للأطفال، ويحب أن تكون موجودة، إلا أن الأمر يتعلق بميزانيتك أيضاً التي قمت برصدها للحدث.

8- اهتم بجميع الأطفال ولا تنس أحدًا

أي فديو ستعرضه أو صور ستجمعها، كل الأطفال يريدون أن يظهروا فيها، وسيبحثون عن أنفسهم فيها، وسيحزنون إن كانوا غير مهمين بالنسبة لك لدرجة أنك نسيتهم، وسيتمنون أن تخصهم وتميزهم وتظهرهم، يفرحون بأبسط الأشياء، ويصفقون ويهتفون إذا ظهرت صورتهم على شاشة العرض، كل الـ180 طفل كانوا يريدون أن يظهروا في الفديو الذي عرض في الشاشة!.

في الختام، هذه من إحدى التجارب المحلية التي تعلمت فيها عالماً آخر عن مجال صناعة الفعاليات، لكل شيء احترافيته بالتأكيد، وأنت كلما جربت أكثر صرت أكثر احتراماً للجهود من حولك، من أقلها لأكثرها، صرت أقل نقداً، أقل صيداً للأخطاء، أقل مثالية زائفة، أكثر تقبلاً، بل حتى ستصبح تبحث عن الميزات في عمق الأحداث السيئة وتحاول إظهارها لأنك عرفت بيديك الخشنتين واسمرار جبينك معنى الإنجاز عندما يحدث أخيراً.