تفاصيل صغيرة حول تنظيم الفعاليات باحترافية كبيرة

تنظيم الفعاليّات أمر يحتاج إلى تخطيط جيد ودقيق، لا يمكن أن تتهاون في الحدث أو الفعالية التي ترتب لها، مهما كان نوع هذه الفعالية “مؤتمر/ عرض تسويقي/ معرض”، يجب أن تهتم جيدًا بالتفاصيل، وتتأكد أن العامل الأساسي في نجاح أو فشل أي فعالية هو التفاصيل الدقيقة، لذا وضعنا لك قائمة كاملة تناقش تفصيلات مهمة في تنظيم الفعاليّات .

التخطيط الصحيح للفعاليّات يدأ بالأولويات

1. حدد الجمهور 
أول وأهم خطوة في تنظيم أي فعالية هي أن تحدد الجمهور المستهدف منها، قبل أن تفعل أي شيء حدد جمهورك بدقة ووضوح، لأن تحديد الجمهور سيساعدك في اتخاذ الكثير من القرارات الأخرى، لذا يجب أن تكون صحيحًا وإلا ستفشل الفعالية التي تنظمها.

2. ضع قائمة بالتفاصيل 
هذه القائمة يجب أن تشمل كل شيء له علاقة بالفعالية، من طريقة الإضاءة ووسائل التنقلات إلى المشروبات التي سيتناولها الحضور، فحينما تقرر أنك ستنظم فعالية فكل شيء مهم، كل نقطة صغيرة، لا تهمل أي شيء مهما كان صغيرًا وإلا وقعت في مشكلة كبيرة.

3. حدد الأهداف 
قبل أن تشرع في تنفيذ أي شيء، وليس تنظيم الفعاليّات فقط، يجب أن تحدد أهدافك، لماذا تريد أن تفعل هذا الشيء ؟ ضع هدفك أمام عينيك لكي تتمكن من تقرير كل ما سيخدم هذا الهدف.

4. احذر تضارب المواعيد
قبل أن تحدد موعد الفعالية الخاصة بك يجب أن تنظر إلى جدول المواعيد وأن تختار ميعادا لك وحدك، تجنب أن تتداخل المواعيد مع فعالية أخرى في نفس المجال الذي تعمل فيه، وذلك لأنك بهذه الطريقة قد تخسر نصف الحضور الذي تريده.

5. المرونة 
أي شيء نفعله في الحياة قد يمر ببعض العقبات والصعوبات، والأمر ينطبق على تنظيم الفعاليّات، لذا لا تبتئس حين يحدث أي خطأ في تصوراتك، ولا تكن جامدًا أمام التغيّرات التي لا يد لك فيها، كن مرن بشأن التغييرات البسيطة سواء في حجم الفعالية، أعداد الحضور، أو حتى مكان إقامة الفعالية.

6. اعرف حدودك 
أهم عاملين يتحكمان في أي شيء تقوم به في تنظيم الفعاليّات هم ” الميزانية ” و ” الوقت ” لذا احرص على العمل في حدود المتاح لك من الميزانية وكذلك الوقت، فعلى سبيل المثال تنظيم فعالية ضخمة يحتاج إلى ميزانية ضخمة ووقت طويل لكي تجمع كل شيء مع الآخر بنجاح، اعرف حدودك وتعامل على أساسها حتى تخرج بفعالية جيدة لا تُنسى.

7. أهداف ذكية 
التخطيط لأي فعالية لا يتم بين ليله وضحاها، أنت تحتاج لتفكر مليًا قبل أن تبدأ في العمل، تحتاج أن تضع استراتيجية جيدة وقوية لكي تصل إلى أهدافك، لابد أن تمتلك معلومات دقيقة حول كل ما يحيط بعملك او ما تقوم به شركتك ووضعها وسط المنافسين حتى قبل أن تبدأ في التخطيط، المعلومات الدقيقة والكثيرة هي سبيلك الوحيد نحو النجاح.

الميزانية هي عصب التنفيذ لأي فعالية

1. خطة مالية :
بناء على ما حددناه في أولويات التخطيط للفعاليّات، أصبحت لديك رؤية واضحة عما ينتظرك، لذا الآن صار بإمكانك أن تضع خطة مالية للفعالية التي تخطط لها، حدد ما تحتاج إليه من نفقات بالأرقام، بالطبع لا تفعل هذا بشكل تخيلي، بل يجب أن تنزل بنفسك إلى الموردين ومقدمي الخدمات لكي تعرف الأسعار ولكي تضعها بشكل دقيق.

2. وفر عن طريق التمويل
هناك العديد من نوعيات الفعاليّات، بعضها يمكن أن يحتمل ممولين، بهذه الطريقة يمكنك أن توفر على نفسك وعلى شركتك بعض النفقات، أهم شيء أن تبحث عن الممول الصحيح الذي يمكن أن يساعدك ويساند فاعليتك.

3. ابحث عن ممولين ورعاة 
إن لم يكن لديك ممول محدد في بالك يمكن أن يساعدك في تمويل الفعالية، فالأمر يرجع لك في البحث عن ممول، يمكن أن تتواصل مع إدارات العلاقات العامة في الشركات أو المؤسسات التي تعمل في مجالات قريبة من مجالاك ولا تتنافس مع مؤسستك، ولكن احذر أي خطأ في الاختيار قد يؤدي إلى ضياع الوقت والجهد.

التسويق يجلب الحضور

1.خطة تسويقية مفصلة 
يجب أن تضع للفعالية خطة تسويق مفصلة، كلما كانت تشمل المزيد من التفاصيل كانت الفعالية أكثر احترافية.

2.لا تتكاسل 
أعلم أن الأمر صعب ولكن تنظيم الفعاليّات يتطلب عملا متواصلا، لذا لا تتكاسل أو تتعب وإلا ستفشل الفعالية، خاصة فيما يخص التسويق، وإلا ستجد نفسك وحيدًا ولم يحضر أي أحد لك.

3. حدد الأسباب 
وضْع خطة تسويق للفعالية يعني تحديد الأسباب التي قد تدفع الناس لحضور فاعليتك، وتمنحهم حافزا لكي يحضروا إليك.

4. اجعلها صريحة 
بعد أن حددت الأسباب، يجب أن تبدأ في صياغتها على نحو واضح وصريح أمام الجمهور المستهدف، لا تتوقع أن يتعرف الناس على الأهداف من تلقاء أنفسهم، وتذكر أنك تحتاج إلى تذكيرهم وتحفيزهم ليحضروا لذا يجب أن تلاحقهم بطريقة غير مباشرة.

5. التحدث مع وسائل الاعلام 
الأمر ليس سهلا ويحتاج إلى احترافية ودقة، وقد تحتاج إلى تعلم بعض المهارات، لكنه بالتأكيد يستحق، فوسائل الإعلام من أهم الأمور التي تساعدك للتسويق لفعاليتك وتضمن صدى ممتازا لك.

6. استخدم #وسم تويتر 
من أهم سبل التسويق على صفحات التواصل الاجتماعي هو الوسم، طالما أنه متاح ومجاني ويمكن أن يصل إلى الملايين لمَ لا تستغله؟!

7. خاصية الفعاليّات 
ما نزال مع صفحات التواصل الاجتماعي والتي يوجد بها اختيار الفعاليّات والأحداث، يمكنك أن تنشيء حدثا خاص بك وتبدأ في دعوة الجمهور المستهدف، وكذلك تعلن من خلاله، بهذه الطريقة ستضمن لفت انتباه الجمهور، وكذلك درجة التفاعل التي تخبرك باهتمام الجمهور بالفعالية وما يجب أن تتوقعه على أرض الواقع.

8. إعلانات ممولة 
توفر صفحات التواصل الاجتماعي خاصة الاعلانات الممولة والتي تعد جيدة لأصحاب الأعمال الكبيرة والصغيرة، حيث إنها تمكنك من تحديد الشريحة المستهدفة بدقة كبيرة من حيث اختيار السن، النوع، النطاق الجغرافي، المرحلة العمرية والاهتمامات .

9. موقع يوتيوب 
يعتبر يوتيوب هو محرك البحث الثاني عالميًا بعد قوقل، ويستخدمه مليارات الأشخاص يوميًا، فلمَ لا تجرب أن تضع فيديو تسويقي للفعالية التي تخطط لها؟

10. فيديو ترويجي 
استخدم الفيديو في الترويج لفعاليتك على أن يكون أقصر وأكثر تركيزًا على الأهداف والأسباب التي تدفع الجمهور للحضور إلى الفعالية التي تنظمها، قم برفع الفيديو على المواقع التي تشبه يوتيوب وصفحات التواصل الاجتماعي وتابع ردود الأفعال.

11. شخصية مشهورة 
يمكنك أن تستعين بأحد الشخصيات المشهورة محليًا لمساعدتك في التسويق للفعالية التي تقوم بها، الأمر لن يكلفك الكثير لكنه سيفيدك كثيرًا في الترويج لما تقوم به.

12. منصة تسجيل للحضور
هذه الطريقة تجعل الجمهور يشعر بأن الأمر مهم ولابد من اللحاق والتسجيل، هناك الكثير من المواقع التي توفر لك منصات تسجيل إليكترونية، هذه الطريقة ستساعدك في توقع أعداد الحضور.

13. التواصل عبر الإنترنت 
العالم الآن يتمحور حول الانترنت واستخداماته، استخدام الطرق التقليدية يُفزع الكثيرين الآن، لذا استغل ما يتيحه لك الإنترنت من سهولة وسرعة وتعامل مع جمهورك المستهدف.

14. مواقع نشر الفعاليّات 
هناك مواقع متخصصة وبرامج وتطبيقات متخصصة في نشر الفعاليّات ووضعها على المفكرة الخاصة بالتواريخ، يجب أن تضع فاعليتك فيها، فهي طريقة ممتازة للكثير من الأشخاص للتعرف على الفعاليّات وحضور ما هو في مجال اهتماماتهم.

15. شركاء في الحدث 
إن كان لديك شركاء أو ممولون يجب أن تتحدث عنهم لكي تضمن الحضور من طرفهم.

16. دع المتحدثين الرئيسين يعلنون
إن كنت ستدع أشخاصا بعينهم أو شخصيات مشهورة تتحدث خلال الفعالية فلمَ لا تستفيد من متابعيهم وتدعهم يعلنون الأمر؟ صدقني سيجذب الأمر لك الكثير من الحضور.

17. بعض العروض 
يحب الناس العروض ويتخيلون أنهم يقتنصون الفرص الذهبية، لذا لمَ لا تقدم بعض البطاقات المخفضة أو الامتيازات البسيطة لأول من يسجل حضوره في الفعالية.

لنا لقاء أخر لاستكمال باقي الخطوات في مقالة أخرى.